rogersnotes 20260618【榮獲台灣首座PMI專案管理教育榮譽獎】PMP 是台灣專業經理人的起點，Scrum 是企業敏捷領導的下一站

一、前言

因應社會發展以及少子化的現象，加上資訊化及網路化後學生學習特質改變，學校教學方向必須符合社會需求而轉型，本校定位為技職院校，但是全國技職學生招生來源不斷減少，學生選擇多元化，競爭日益激烈，加上技職教育的目的就是畢業即就業，訓練學生的專業技能與專業知識一樣的重要，分析後發現，快速化、多樣化及跨領域是現今職場的人力需求特性，為達到這個目標，其中設立學位學程為最快速的因應方式，成為強調理論與實務結合，以落實學用合一，達到產業專才培育之目的。而學位學程與學系的差別，在於學程是跨領域的整合校內既有的院際資源，能快速反應以建立競爭優勢，相比之下，設立學系則有較多的法規及資源的限制，無法即時的反應社會的需求。

本文將以PMP模式分析某專業學位學程成立過程，以PMP強調的架構與邏輯進行思考，加上這個問題完全符合PMP對於專案的設定概念：獨特性、暫時性及跨部門組織等特性來探討。由於獨特性的關係，問題需求和實現方法通常是根據某種程度的假設及限制來設定的，有一定程度的不確定性(uncertainty)，而形成風險，另外，由於暫時性的特性，相關人員都是在不同時間點加入專案。因此，不同工作的需求及責任區分會造成衝突(conflicting)的產生。且團隊的成員來自不同系所、不同管理階層或不同學院，在彼此的經驗背景、利害考量或行事方法上常有相當程度的差異。為解決這些問題，經由應用專案管理模式，在執行中逐漸獲得更精確的資訊，藉由逐步完善(progressive elaboration)的方式，使專案獲得成功。

二、實際進行過程

最先需要由相關科系系主任招集教師進行初步溝通，以便提出實際可行方案，這裡的執行方式為事先告知所有教師相關資訊，讓大家能夠事先構思以及收集資料，經過一段時間後，挑選周末假期讓所有同仁到外縣市的某休閒農場度假開會，利用一整天的時間排除外界干擾，以分組腦力激盪的方式討論出可行方向，最後會議結果由主任匯集整理，正式向校方提出專業學位學程成立構想書。

經過校方依循行政手續審查，學校同意成立此學程，並同步將資料送教育部審核，這個行政步驟是因為教育部須配合國家整體建設及學校發展，要逐一審查大學學生人數規模與資源條件，但教育部又必須落實大學自主理念並維持大學教學品質，所以教育部使用學生總量管制做為審核調整標準，原則上都會尊重各校發展自我特色，自行調整校內系所組織結構，因此，在通過校內審查後，新成立的學程確定要開始作業了。

起始階段：

當校方通過將成立學程後，校方指定負責人開始正式籌畫新設學程的工作，其中最重要的工作是依循學程成立宗旨，取得校方給予的經費預算，對內，開始調動校內組織的軟硬體資源，此處的問題是新學程的成立位階等同於學系，但規劃中的師資、課程以及專業教室的使用會是跨學院及跨科系的需求，確定會遇到和相關院系的原本需求衝突，所以該院系不一定會配合釋出相關資源，另一方面，對外，如何將此新成立學程介紹給高中職的教師與學生也是重要的課題，必須設定一定要達成的目標以及希望達成的目標，藉由不斷的溝通與協調，希望在校方指定的預算及時程內正式成立及開始招生。

在本起始階段有幾個重要項目需要完成，其中重要里程碑，包括教育部審核通過日期追蹤、各式招生入學管道(技能優異入學、學校推薦甄試、統測分發入學等)的宣導及執行日期、學生入學通知寄發、註冊報到入學等，專案總執行時間將近兩年。相關利害關係人中最重要的是各院院長的支持、專兼任的教師及行政人員聘請、學校各處室的行政支援等。此專案成功條件為成立一班，招生人數達50人以上，於收到教育部核可公文後一年內的秋季開學日開始營運上課。

規劃階段：

負責人在校方檔案室取得過去成立新系設立的歷史資訊，了解一般科系設立的主要計畫內容，由負責人擔任小組召集人，成立規劃小組，小組首先分析社會職業需求走向後，對應成立宗旨後確立教育目標，以教育目標進行課程內容規劃和畢業生職涯分析，可以清楚對外說明有何種能力的學生入學後，經過了哪些的教育訓練，在畢業後具有哪些的專業能力，可以做哪些事情及找哪些工作，學生及家長才能知道赴本學程就讀後的人生未來展望，也才能清楚對應到學生來源的高中職，告知高中職師生關於本學程的新生要求、在入學時需要具備的背景知識及能力，小組在會議中指定成員負責新學程新生招生事宜。

小組同時以課程內容及學生需求提出教師及行政人力規劃、專業教室規劃及教學儀器採購規劃，各部分都有專責人員負責，小組隨時由電子郵件相互聯絡，每星期定期開會掌握規劃處理進度，可與校方的招生行事曆彼此對照，確認招生時程不會落後，並由召集人定期向校方報告實際執行進度，也確保最關鍵的教學人力聘任、教學空間的設置及教學設備採購不會出現狀況。

執行階段：

在執行階段就以規劃課程內容諮詢相關高職端教師以及相關產業界專家，以期望課程能貼近實際需求，此時也邀請高中職教師、產業界代表與校內教師共同成立課程委員會，建立正式課程表，包括學生在四年裡的必修科目、選修科目、實習教學及特色模組設置等內容。另一方面，徵詢校內相關科系人士，了解校內現有教師教學支援情況及確認取得合適的教學空間，以人力資源管理計畫書，委請人事室協助處理聘請新加入專兼任教師及行政人員的需求、新任人員的教育訓練，同時在了解校內相關科系硬體支援情況，以採購管理計畫書請總務處協助執行相關教學儀器的採購需求。

所有規劃小組持續定期會議溝通以及回報校方進度，在專案開始執行的幾個月內也取得了教育部正式同意招生的公文，招生小組也同時送出學程招生資料供校方製作全校性招生簡章，及參加校級之大學博覽會等招生活動，也確定此專案必須在收到教育部核准公文之一年內的秋季開學日期前執行完畢。

監控階段：

定期會議的討論事項集中在報告課程表的確立、招生報名的行政作業時程控制、招生宣導狀況、教學及行政人力的準備現況、新任成員的訓練概況、教學空間以及專業教室的裝修、教學軟硬體採購是否符合原先規畫的目標、和預算的執行百分比。

在監控部分，所有的小組成員有非常多的正式或非正式的溝通管道及機會，從校方承諾學程成立一直到學程開始招生，持續的進度報告及協調會議是最重要的監控方式，學校高層與召集人的工作會議也是校方掌握處理現況的管道，所以凸顯了溝通在這個專案中重要的地位。

結束階段：

學生開學前已確定所有課程資料、教學人力配置完成，教學儀器採購驗收完畢，而教學、行政空間及專業教室也以如期建設落成，至於同時進行的新生入學甄審及口試也在表訂日期執行結束，學程編制內的行政人員在開學前也已完成所有管道入學新生的後續聯絡及報到，最後在教務處註冊組發送正式完成註冊入學的學生名單後，確定一年級新生人數達到專案預設目標。

此時將新設學程籌劃時所有的來往公文、開會紀錄、相關人員聯絡資料、儀器採購規格及訪價資料等文書資料建檔存查，最後在新生秋季開學後召開結束會議，正式結束本專案。

三、討論及結論

在將PMP的思考哲學併入比較曾經執行過的專案中發現，本來只是依靠執行者的能力及經驗完成的工作，可以藉由邏輯性的方法論以及詳細的文件化過程，減少人為能力的影響因素，能讓專案執行效率以及成功率提高，不過在分析的過程中發現，PMP在範疇管理的概念是不多、不少、不鍍金，其中不多及不鍍金的概念和教育界想法是比較不一樣的思維，在學校中的教育理念是個人盡可能表現出最佳能力、提供最佳的產出品質，就算已超過預設的水準，也要好還要更好，利用這種方式誘發引導出學生的潛力，但是在職場的思維是盡可能提高商業的合約成功率，在達到合約標準同時，也取得自己的最大利潤，但這一部分在經過思考後其實發現並不衝突，只是同一件事在不同立論觀點的差異，而PMP的哲學能確保專案(商業合約或教育活動)達到目標所需完成的工作事項沒有遺漏，當規劃的過程只要用心拆解專案目標，學生依然能夠獲得需要的教育訓練。

教育和商業間的差異是學生有失敗的權力，學校或教師可以承受失敗的結果，而商業上失敗付出的代價相對就嚴重很多，虧本、倒閉都有可能，但二者也有相同的內涵，就是二者都會遇到非常多樣化之人、事、物，隨時都有各式的挑戰，PMP是從商業界收集的實戰經驗(事實上為血淚的教訓)，經過眾人的整理思辯後，文件化了有意義的邏輯思考及執行辦法，全面性考量各種可能影響專案成功的事件，讓後人依循這樣的行事哲學，減少跑冤枉路或踩到地雷的機會，以提高專案的成功率，讓非管理系統的學生可以在學校就接受這樣的思考及訓練，能夠加強學生往後的競爭力，是非常有價值的一件事。

四、參考資料

A Guide to the Project Management Body of Knowledge: PMBOK(R) Guide, 5 edition; Project Management Institute. (January 1, 2013)

當 PMP 遇見 Scrum：領回台灣首座 PMI 專案管理教育獎後，寫給台灣專案與敏捷社群的一封信