專案管理將交付標的拆解到「活動」的層次,並據以設定時程、成本,有需要這麼細嗎?這是有道理的。無獨有偶,以前在成本會計領域,傳統的間接成本分攤,是直接從「資源成本」分派到「成本標的」(工作包和交付標的)的,這當然是比較粗略的計算。後來為了精算成本的考量,新的作業制成本法(Activity Based Costing,以下簡稱ABC制),特別導入活動階段,設計二段式分攤,也就是由「資源」先分派到「活動」,接著再分派到「交付標的」。
過去,因為產品(服務)的間接成本往往不高,衡量成本及動因的技術也不發達,成本分攤的做法,往往因陋就簡,一階段作業即告結束。現代的產品壽命短,強調小批次製造,擴大研發、行銷支出,使得企業間接成本庫的種類及金額都增加了,如果仍將成本分攤基礎侷限在單一產出單位或變數,漠視各種成本庫與成本分攤基礎間之關係,將導致成本多/少計,影響所及,使高層誤判產品(服務)之獲利率,把資源投注在不賺錢的產品,很快的讓競爭者搶佔市場,使企業陷入困境。值得強調的是,ABC制增加「活動」階段,除了精密成本的計算之考量外,更著眼於「活動」及其「成本動因」(因果關係)之分析研究,讓財務經理及專案經理明白抑減成本之道,衍生經營政策及方向,其效益大矣。
茲以某醫院成立第二手術室後護理人力需求評估專案為例,該院原手術室每年施行34,631項手術,需要護理人力81人,以每人人事成本129萬元(包括獎勵金、保險及退休金等)計,計算出每項手術約需分派3,032元之護理成本,醫院利潤率約4.46%。
因成立第二手術室,手術項次從34,631次,增加到46,750次(+12,119次,+35%),按比例需要增加29位護士,惟評估結果,本專案產能增加了,獲利率反而降到4.14%,這顯然失去擴充的意義。專案經理必須有以交待,若依一段式成本資訊,僅能觀察到資源耗用及交付標的(工作包)的成本,看來看去,也只得設想抑減資源耗用數量或價格(次級品) 來降低成本,逹到投資目的。但這種解決方式顯非良策,利害關係人的咖啡邀約不會減少,因為這會傷及醫療品質,而品質為醫院之核心價值,其失敗成本不容小覷。採用新的ABC制,導入「活動」 後,專案經理可以找到專家評估資源成本與活動之間的因果關係;以及活動成本與交付標的(工作包)之間的因果關係,在不縮減對病患的照護,也不增加護理人員工作負擔下,追求成本抑減,也就是說專案人員應該將不具附加價值的成本刪除,重新規劃流程動線及配合產能、新技術、新設備的運用,提升手術效率,這才是正辦。
只有從活動著手,重新設計手術流程後,大幅減少手術所需時間,手術時間從台刀5.45小時減到5小時,那麼每年只需要增加20位護理師就夠了,獲利率也提升至8.46%,不但醫療品質提昇,人力調度正常化,病人滿意度也增加了。
作業活動的導入,撐起了專案架構,使專案落實可行,這種做法如何與其他知識領域的系統、制度結合,在學術或實務上,都值得進一步的研究發展。