rogersnotes 20141218: 專案管理的九大領域執案的經驗談 & 「ACP之歌」票選結果出爐！

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前言

當我開始接受PMP訓練，學習到專案管理的九大領域整合、範圍、時程、成本、品質、人資、溝通、風險、採購，在腦海裡就無時無刻浮現，如何可以在專案啟動、計畫、執行、監控與結案(IPECC)各階段融入所學習到的管理思維，擺脫傳統毫無制度管理手法。

成為PMP之後,更深深體會，唯有讓PMP成為管理的最佳實務，充分發揮該手法與逐步完善，才能改善經營體質，真正發揮可長可久的機制與效益。

擔任專案經理已有超過10年的歲月，歷經過太多血淋淋(LESSON LEARN)的經驗，特別是在與PMP訓練與磨合後，最令我感動的是專案管理不但要與實務結合更要踏踏實實的執行。

以下是我運用專案管理九大領域，在ERP 導入過程歷經血淋淋(LESSON LEARN)經驗的分享，特別是溝通、整合、專案管理的鐵三角(時間、範圍、成本) :

一、溝通

在ERP 建置的五大階段，顧問歷經現況的了解與未來企業藍圖的設計，客戶一定會面臨，維持現行作法(客製程式的需求)或是接受系統建議的最佳解決方案(Best Practice)的抉擇。一般而言，客戶會害怕改變，如果顧問不堅定立場與做好完善的溝通，就會走上”只不過是換一套更貴的系統而已，完全沒有改變”的命運。

專案進行過程中，時時刻刻都需要溝通。例如:專案會議時間安排的溝通、解決方案的建議、甚至牽涉到部門與部門之間的權責分配也需要溝通。

針對解決方案的建議，客戶最常問的一句話就是：顧問你的建議是甚麼 ?所以進行討論的首先，顧問可以先提供該產業的最佳解決方案(Best Practice) 作開場，先說明內容與建立共同溝通的語言。當然溝通過程必須要可以拋棄成見、坦誠以對，才能虛心接受建議，透過有效的會議達成共識。

二、整合

專案過程的執行，除了經過企業藍圖的設計(BluePrint Phase)外，還需要經過系統具體實施(Realization Phase) 階段的考驗才知道能否符合客戶的需求。換句話說，顧問的自我測試、使用者教育訓練、整合測試是必要的工作內容。

特別是經過PMP訓練，得到了很好的啟發，特別是:整合測試。我們不能單純只站在ERP本身的系統作業考慮，而是要從企業流程策略的更高點來看，一般而言：考量經過測試劇本規劃和情境模擬並與跨專案或跨系統之「介接(Interface)程式」作演練與測試，將「整合」考量發揮到淋漓盡致。

身為PMP要能心領神會、念茲在茲，隨時吸收外在資訊。如此，才得以跳脫窠臼，也才能有所突破、創思、再創顧問的附加價值，相信系統的設計與使用者操作的方便性也是經過這般的逐步完善。

三、專案管理的鐵三角(時間、範圍、成本)與品質

專案管理的鐵三角指的就是時間 +成本+ 範圍= 品質。只要變更其中一個就會影響另外一個或兩個部分。例如：

ERP 導入最常碰到的例子，就是使用者忽略ERP 導入首要目標:

1. 改變原來各自為政的系統(或手工)作業

2. 時時做到料帳一致

3. 改變使用者的作業習慣，熟悉新的介面

所以，就會提出以下類似需求 :

1. ”只要一個按鍵系統做存貨物料的收、發、入、出等等全自動化的異動”。

2. 要求產出管理性的KPI(關鍵績效指標)訊息，例如：廠商準時出貨達交率、銷售達成率….。

如此一來，專案的範圍就會不由自主的一直擴展無法收斂。相同的專案品質自然亮起紅燈。因為基礎資料與ERP流程不會有人去關心，悲慘的狀況是，月底財務結帳才發現，採購單單價輸入錯誤，但該原物料已入庫也發到生產線耗用，甚至產品也出貨到客戶家。如此作業若不即時調帳將影響成本的結轉。

上述基礎作業沒有在專案期間紮紮實實的演練，一旦系統上線後將增添許多的錯誤與延誤月結作業時間。也就是沒有聚焦在既定的範圍內執行專案，不但對專案時程、成本，甚至品質都會有嚴重的威脅。

四、人力資源管理

ERP專案的成立乃是為了達到企業資源的整合，在一定的期間內指派是當的成員為專案團隊，藉由ERP專案的進行，透過系統的建置與培訓人員的技能，以成為企業延續的流程負責人與種子教官。

人力資源管理對ERP專案的成員，必須付於適當的任務與職責，以及在專案過程中的請示、匯報的關係，並制定相關的管理計畫。另外，對於成員的能力與績效也必須進行追蹤與協調，以確保專案能順利進行。

ERP 專案期間最擔心的是成員的異動。因為該新成員的加入是需要時間才得以:

1. 了解已達到共識的系統設計

2. 重新培養團隊默契

3. 學習已經教過的技能

4. …..

如此一來，將嚴重影響專案的時程。

五、風險

專案開始前需要對預知可能的風險先行辨識，專案執行過程必須對可能的風險做監控，以降低對專案有威脅的事件發生。

經驗告訴我，ERP系統上線後客戶會面臨獨立負責系統的運作，由於客戶端的專案成員對問題處理的經驗還不夠豐富，無法在很短的時間處理完畢。如此自然影響ERP專案的結案。

預防類似上述問題發生的機率，專案期間的教育訓練書面文件與顧問處理問題的經驗教授就很重要。同時重複的單元測試與整合測試亦可以降低威脅，提高專案成功機會。

六、採購

ERP專案在進行過程中發現，專案團隊無法產出某些產品或服務，或是外包給合作廠商在成本或時間上較為適合，這時就必須進行採購管理。

採購管理必須含蓋管理合約，透過外包合作行為最擔心的是，合作廠商在專案管理的鐵三角與品質上的配合。另外，與合作廠商之間的付款方式也是考量之一。可能是客戶付款才付的pay to pay 或不管客戶是否付款只要功能完成即付款等。

適當地做好與合作廠商之間的採購管理，足以提高專案成功機會。

結論

要讓世界看到台灣，台灣的每一個人就必須團結。期盼透過經驗的分享，未來新的一代將可以減少不必要的失敗與資源的浪費。