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有效é‹ç”¨80%çš„æºé€šæ™‚é–“
PMPèª²å ‚ä¸Šï¼Œè€å¸«èªª:「專案經ç†é€šå¸¸æŠŠ80%的時間花在æºé€šï¼Œä¸æ˜¯è¨ˆç•«ï¼Œäº¦éžåŸ·è¡Œ!ã€ã€‚上完課之後了解專案經ç†çš„工作有80%的時間是在æºé€šä¸Š!而從接觸第一個專案到ç¾åœ¨äº‹å¯¦ä¸Šä¹ŸçœŸçš„都把大部份的時間花費在與人的æºé€šä¸Šé¢ï¼Œèˆ‡äººæºé€šçœŸæ˜¯ä¸€é–€è—術。æºé€šæ—¢è²»æ™‚åˆåƒåŠ›ä¸è¨Žå¥½ï¼ŒéŽåŽ»æˆ‘總是抱怨花費太多的時間在與人æºé€šä¸Šï¼Œè€Œç„¡æ³•å°‡å¯¦éš›çš„執行親自完æˆã€‚上完課後æ‰äº†è§£ï¼ŒåŽŸä¾†æºé€šæ‰æ˜¯æˆ‘應該åšçš„事，éŽåŽ»æˆ‘花費太多時間在éžå°ˆæ¡ˆç®¡ç†è€…該åšçš„事情上!
æºé€šå¾€å¾€æœƒæˆç‚ºæ±ºå®šå°ˆæ¡ˆç¸¾æ•ˆå„ªåŠ£çš„é—œéµå› ç´
在專案åå¤§é ˜åŸŸè£¡å°ˆæ¡ˆæºé€šå®šç¾©æ˜¯ï¼Œã€Œç¢ºä¿èƒ½é©æ™‚ã€é©ç•¶åœ°ç”¢ç”Ÿã€è’集ã€ç™¼å¸ƒã€å„²å˜ã€æ“·å–åŠæœ€çµ‚處置專案資訊ã€æ‰€éœ€çš„一系列æµç¨‹ï¼ŒåŒ…括辨è˜åˆ©å®³é—œä¿‚者ã€è¦ç•«æºé€šã€ç™¼å¸ƒè³‡è¨Šã€ç®¡ç†åˆ©å®³é—œä¿‚者的期望，以åŠå ±å‘Šç¸¾æ•ˆç‰ã€‚
æ¯å€‹å°ˆæ¡ˆåŒ…å«è¨±å¤šå½¢å½¢è‰²è‰²çš„æºé€šé—œä¿‚人（Stakeholders），專案關係人å°å°ˆæ¡ˆçš„äº†è§£ï¼Œå¾€å¾€å¿…é ˆè—‰ç”±å°ˆæ¡ˆç¶“ç†ï¼Œé€éŽå°ˆæ¡ˆç®¡ç†ç¸¾æ•ˆå ±å‘Šä¾†æºé€šã€‚æ ¹æ“šå°ˆæ¡ˆå大知è˜é ˜åŸŸï¼Œæºé€šç®¡ç†åˆ†ç‚º3æ¥é©Ÿï¼š
1.è¦åŠƒæºé€šç®¡ç†ï¼ˆPlan Communication Management）：ä¾æ“šåˆ©å®³é—œä¿‚人的資訊需求，發展æºé€šè¨ˆç•«ã€‚專案經ç†çš„基本工作是「定期ã€ç™¼å¸ƒç¸¾æ•ˆè³‡è¨Šçµ¦åˆ©å®³é—œä¿‚人，且若專案出ç¾è®Šæ›´ä¹Ÿè¦ç«‹å³é€šçŸ¥ã€‚管ç†å…¶ä»–è³‡è¨Šè€ƒæ…®çš„å› ç´ åŒ…æ‹¬ï¼šèª°éœ€è¦ä»€éº¼è³‡è¨Šï¼Ÿä»–們將於何時需è¦ï¼Ÿè³‡è¨Šæ‡‰è©²å¦‚何儲å˜ï¼Œä»¥ä½•ç¨®å½¢å¼å„²å˜ï¼Ÿä¸¦ä¸”把時å€ã€èªžè¨€éšœç¤™å’Œè·¨æ–‡åŒ–å› ç´ ç´å…¥è€ƒé‡ã€‚
2.管ç†æºé€šï¼ˆManage Communications）：ä¾ç…§æºé€šè¦åŠƒç®¡ç†æ›¸ï¼Œè’集ã€åˆ†æ´¾ã€è™•ç½®è³‡è¨Šçš„æµç¨‹ã€‚但更é‡è¦çš„是被利害關係人已經接收並了解需è¦çš„訊æ¯ï¼Œæ‰€ä»¥æºé€šçš„方法éžå¸¸é‡è¦ã€‚æºé€šæ–¹å¼ä¸»è¦å¯åˆ†ç‚ºï¼šäº’å‹•å¼æºé€šï¼ˆæœƒè°ã€é›»è©±ï¼‰ã€æŽ¨å¼æºé€šï¼ˆé›»å郵件ã€å ±å‘Šã€å‚³çœŸï¼‰å’Œæ‹‰å¼æºé€šï¼ˆå…§éƒ¨ç¶²ç«™ã€è³‡æ–™åº«ï¼‰ã€‚
3.控制æºé€šï¼ˆControl Communications）：屬於專案生命周期ä¸çš„「監控ã€æµç¨‹ï¼Œè¦ç¢ºä¿å°ˆæ¡ˆåˆ©å®³é—œä¿‚人的資訊需求被滿足，æºé€šç®¡ç†æµç¨‹èƒ½é‡è¤‡åŸ·è¡Œã€‚
把Right Information 在Right Time 給Right Person
基本上有效的æºé€šè¬›æ±‚的是right people, right time, right information三大原則。ä¾æ“šèª²ç¨‹å°ˆæ¡ˆä¸æœ€å¸¸ç”¨çš„æºé€šæ–¹å¼ç‚ºæ›¸é¢å’Œå£é ：書é¢æºé€šåŒ…括電å郵件åŠå„種紀錄，å£é æºé€šå‰‡åŒ…å«é›»è©±ã€æ—¥å¸¸å°è©±å’Œæ£å¼æœƒè°ç‰ã€‚å…¶ä¸åœ¨é¢å°é¢æºé€šæ™‚æ–‡å—å 7%，è²éŸ³å 38%，肢體語言å 55%。
éŽåŽ»åœ¨èˆ‡å°ˆæ¡ˆæˆå“¡åŠé—œä¿‚人æºé 時大多以會è°åŠå£é æ–¹å¼ä¾†é€²è¡Œï¼Œå› æ¤å¸¸å¸¸æœƒç™¼ç”Ÿå¸¸å¸¸æœƒç™¼ç”Ÿé€™æ¨£çš„å•é¡Œ:
『我已經跟他講了啊ï¼èªªäº†å•Šï¼ã€
『我們已經談éŽäº†ï¼ã€
『我們已經開éŽæºé€šæœƒè°äº†ï¼ã€
『我已經宣佈了。ã€
『我已經å•éŽäº†ã€‚ã€
這些都是在éŽåŽ»å°ˆæ¡ˆé€²è¡Œä¸å¸¸å¸¸ç™¼ç”Ÿçš„，無論是在專案æˆå“¡æœ¬èº«æˆ–ç”šè‡³å¸¸å¸¸ä¹Ÿæœƒé€ æˆè·¨éƒ¨é–€ä¹‹é–“çš„æ„見å°ç«‹ã€è·¨éƒ¨é–€é–“無法相互é…åˆç‰çš„å•é¡Œï¼Œé€ æˆå°ˆæ¡ˆé€²è¡Œå›°é›£ã€‚
é€éŽPMP課程後æ„è˜åˆ°éŽåŽ»å¸¸å¸¸ç™¼ç”Ÿçš„å•é¡Œæ˜¯å¯ä»¥è¢«æ”¹å–„的。éŽåŽ»åœ¨æœƒè°æˆ–å£é æºé€šæ™‚都無任何紀錄；由其是在å£é ，ç¾åœ¨é–‹å§‹è©¦è‘—在å£é æºé€šå®Œå¾Œï¼Œä»¥æ›¸é¢æ醒的方å¼ä¾†åšç‚ºè¨ˆåŠƒè®Šæ›´çš„ä¾æ“šï¼Œä¸¦ä¸”除當事人之外，也一併通知其他專案æˆå“¡ï¼Œè®“å½¼æ¤çš†çŸ¥é“ç›®å‰é€²åº¦ç‹€æ³åŠè§£æ±ºæ–¹å¼ï¼Œé¿å…掉許多資訊ä¸é€æ˜Žç”šè‡³é€ æˆäº‹æƒ…互推的窘境；也å¯æ¸›å°‘大家é‡å·¥çš„部分。å¦å¤–並為會è°åŠæºé€šè¨‚下專案è¦å®šã€‚例如:經常的與專案æˆå“¡åŠé—œä¿‚人æºé€šï¼Œä»¥å¯«é›»å郵件ã€è£½ä½œæ–‡ä»¶ã€ä¾‹è¡Œæ€§æœƒè°æˆ–é€²åº¦å ±å‘Šå¡«å¯«ç‰ï¼Œé›–ç„¶é€ æˆè¨±å¤šäººæŠ±æ€¨ï¼Œä½†é€éŽè³‡è¨Šé€æ˜ŽåŒ–的傳éžï¼Œå·²æ¸›å°‘許多狀æ³å¤–的情æ³ç™¼ç”Ÿã€‚
經éŽé€™æ¨£çš„改善，整ç†å‡ºäº†å¹¾å€‹å°å¿ƒå¾—:
1.資訊é€æ˜ŽåŒ–有助於專案進度狀æ³äº†è§£ã€‚
2.將所有æºé€šæ›¸é¢åŒ–有助於å•é¡Œè§£æ±ºåŠå¾ŒçºŒè¿½è¹¤ã€‚
3.æºé€šæ–¹å¼çš„SOP有助於資訊無礙的傳éžã€‚
ç›®å‰éƒ½é‚„尚在努力與改善ä¸ï¼Œç”±æ–¼æ¯å€‹å°ˆæ¡ˆèˆ‡äººå“¡éƒ½ä¸ç›¡ç›¸åŒ ，希冀能找出一個é©åˆçµ„織的æºé€šå¹³è¡¡é»žï¼Œä»¥æœŸæ¸›å°‘由於æºé€šä¸Šæ‰€ç”¢ç”Ÿèª¤è§£èˆ‡å•é¡Œã€‚
作者：林宛佩,PMP
作者簡介：林宛佩，目å‰åœ¨è‡ªå¼·åŸºé‡‘會擔任課程è¦åŠƒå¸«ã€‚éŽåŽ»å¤šæ‰¿è¾¦æ”¿åºœå¸è¡“ã€ç¯€æ…¶ã€åŸ¹è¨“ç‰é¡žåž‹å°ˆæ¡ˆã€‚接觸PMP之後，發ç¾PMPçš„å¸ç„¡æ¢ç›¡ã€‚人生有很多事ç¾åœ¨ä¸åšä»¥å¾Œå°±ä¸æœƒåšäº†!PMPå°æˆ‘來說就是這樣的å˜åœ¨ï¼ŒæŠ“ä½é€™æ¨£çš„Moment，讓我å—用無窮!