rogersnotes 20140731: 淺談跨國建築專案之溝通管理 & 八月《雲朗觀光的專案管理》正式上架各大電子書城

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淺談跨國建築專案之溝通管理

前言

其實每個建築設計案件都是一個專案，我所在的專業領域中，並不存在任何的例外。可令人好奇的是朋友群中接觸專案管理的建築人並不多見，而這一個好用的工具，卻是透過一位工管界的好友引領入門，讓我得以一探究竟。在近幾年的工作經驗中，清一色接觸跨國建築設計案，絕大部分是與日本建築師合作案件，本文僅就執行跨國專案的經驗，探討專案管理實務中，專案經理運用比重最高的【溝通管理】。

一、跨國專案選用的溝通方法

跨國專案的成員組成受限於各地的時區、母語、文化、生活習慣、知識經驗、處理經驗與思考邏輯……等不同，大大提升專案溝通難度。為了有效率的進行溝通，及正確將資訊傳達給相關利害關係人，溝通的方式往往要複合使用，無法用單一工具解決。專業的專案管理人必須要具備開放的心胸加上積極解決問題的態度，才能尋得解方法克服跨國專案的溝通難度。以下介紹兩種常用的溝通方式。

1.定期會議

為了使專案有效率的進行及確保資訊的正確度，和虛擬與跨國團隊共同設定固定的會議時間，建立一個溝通平台，定期審閱與溝通專案資訊，有助於專案執行。由於其時間已固定，可以預先發送會議議題、相關資訊，事先安排與會專家顧問，與重要利害關係人之時間，團隊養成良好的習慣在固定的時間做資訊的發佈，可以避免溝通管道的過度擴散。

2.臨時會議，頻繁的電子信件與電話確認

單一個溝通方式是簡便的，但也隱藏高度風險，跨國專案議題發佈給所有利害關係人常使用推式溝通E-mail，而相關人員會可能會有單一聯絡窗口進行協調。不過我們往往忽略，在發佈資訊的同時，來電或來信確認的人員，未必會將溝通的訊息發佈給我們所認為的相關人員。意思就是當成員E-mail出去一封信件，並cc給所有人員，虛擬團隊的某個代表打來問相關事項，成員也回答相關疑問，但對方並不見得會把資訊全部發佈給我們期望需要知道資訊的相關利害關係者。這時候互動式溝通就得併同實體文件的交流，打完電話後再發一封信件給相關人員告知剛剛電話討論的內容。如此可以避免資訊遺漏，並可備份紀錄方才討論的資訊。

二、專案內部溝通的重要性

1.人員流動率

建築設計業係屬高度勞力耗損的行業，由於變更的頻繁常常導致成員超時工作，而人員的流動率造成專案執行上的銜接不良，導致高度的溝通風險與重工的機率，該如何解決這樣問題無法僅就溝通著手，尚涉及範疇、時程、人資等議題，在此僅論述溝通管理在流動率上該如何防範。使用PMIS及雲端系統，將專案資訊和專案文件定期備分、共享，可以提升內部溝通的效率。我認為當一個專案因為失去一位重要成員導致無法執行，這個專案就是有問題的。在組織內建立共享的專案資訊平台，紀錄相關資訊，並採系統化的方式歸類，使團隊成員熟悉建檔歸檔的方式，建立團隊內部溝通備份的一致性，除了可以有效的銜接、轉移專案資訊外，亦可建立專案完成後的歷史學習資訊，將經驗傳承給其餘使用者。

2.團隊建立

跨國專案的成員來自各個國家，在發展團隊間彼此的信任和配合模式，需要花費一定的時間建立，但是這點是必須投資，專案經理需要理解不同利害關係者的思考邏輯，不斷的詢問Why?藉由經驗分享和密集的溝通了解團隊間彼此的歧異，並打開心胸接受不一樣的解決方式及可能性，才有機會與跨國團隊建立良好的合作關係。最忌諱的是想要強行將台灣經驗套用在國際合作案件中，採用自己原本熟悉的解決捷徑來規避我們想像中可能會發生的麻煩，經驗之談：最短的捷徑永遠是最長的路。

三、專案外部溝通的一致性

專案執行時不同專業領域間的溝通、衝突與時程等等的內部問題建議在內部解決。對於客戶的態度要一致。對於客戶來說，專案執行的對象可能只有我方，我認為客戶並無義務專案解決內部問題、專案經理可以據實呈報專案執行的情況，提出可能的解決方式，但問題發生後爲了減輕自身的責任，而將問題轉移到所屬團隊中的某部門、某人是沒有任何實質上的幫助，反而影響團隊形象與業主觀感。且對於業主方所提供的資訊也要經過彙整，內部得到共識後再提出，避免不同的資訊藉由不同的管道不正確的傳達到重要利害關係人，增加專案執行的困難度。

四、會議管理

會議絕對不是解決問題的唯一方式，大型專案執行往往會有許許多多不同種類、目的、專業技術議題需要解決，若要藉由會議作為主要溝通管道，將會出現無數個會議，而專案經理會被龐大的會議數量困住，增加專案執行的困難度，如何有效的分配會議與參與人員，讓對的人參加對的會議，作對的決定是一門專業的課題。常見錯誤使用方式有，團隊成員為了分散風險，將無關或有關的利害關係人齊聚一堂討論某些議題，認為所有人都參與會議，故會議的決策是與會人員共同承擔，藉此規避責任，實屬不負責任的做法，因為專案中每個成員都有其R&R，各項問題的決策者大都已被定義，會議當下決策所造成的後果並不會因為會議與會人員而有所改變。錯誤的會議管理不僅僅浪費時間、人力、成本，更可能造成範疇潛變，議題發散，重要利害關係人滿意度下降等風險。

在跨國專案中，面對面互動式的會議溝通頻率會影響成本，會議的排程上必須要更有效率，運用專案管理手法中的會議管理，確實做到事前發佈資訊、會議中時間與內容控管、會議後資訊分享，能有效率的幫助專案執行。

五、結論

在學習專案管理手法後的我，對於專案內十大知識領域的交互影響有了更深刻的了解，在遇到專案問題時也能藉由訓練過的思路邏輯，找出專案目前遇到的癥結點，如此即學即用在目前執行的專案上，更加驗證這個工具的強大，希望未來加入PMP領域的建築人越來越多，逐步提升營建業和設計業在執行專案的成功機率。

作者：陳惠萱,PMP

作者簡介：陳惠萱，2014/05/8正式成為PMP的一員。成功大學建築系碩士、學士。建築師，社區規劃師，採購專業人員。

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