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大型博覽會之文宣宣傳品設計流程專案實務-以「2010臺北國際花卉博覽會」文宣品設計流程專案實務為例
前言
本人曾於「2010臺北國際花卉博覽會」的宣傳行銷中心服務擔任行銷活動人員,其實就花博會本身即為一個龐大的專案組合,而各功能部門依各權責業務來管理不同的細部專案,以本人的所做過的花博文宣品來說,當本人考過PMP之後,透過PMP的專案流程實務,更清楚知道在花博期間所做的花博文宣品設計流程,就是一個小型的專案實務,並透過實務管理的知識領域,來和大家分享花博文宣品的製作是如何應用在專案流程中。
一、在文宣品的製作過程中,是透過不同的專案流程,其中包含設計廠商的採購招標流程、文宣資訊蒐集、圖文資訊蒐集,核稿,及相關請款結案流程。
一開始的起始流程是基於可用的資訊與關鍵人物一起進行專案評估,以便能評估現有的假設和限制允許條件下,如何透過花博園區各展館的分工及提供正確資料審核來製作花博文宣。
因展館人潮量有資訊公開得知的需求於是透過發展專案章程也就是透過園區長官核可,於是開始文宣品的採購招標流程,並決定廠商,決定廠商後開始透過需求來決定製作文宣品、整合文宣品所要呈現的內容(範疇管理),並依各中心權責單位請各中心承辦人員提供內容,也就是要瞭解誰是主要關鍵人物,透過各中心的關鍵人物提供文宣品所需呈現的重點內容,並由權責主管審核無誤後,開始設計階段委由文宣品廠商製作。
二、依據專案時間表、範疇及資源計畫書來發展專案時程表,以便即時的管理專案(規劃流程)
而在文宣品完稿後,文宣所要配送時間、地點、數量也就是依據專案時間表、範疇及資源計畫書等來決定其需求。因文宣常常因地制宜或因活動調整,而會再版再更新變動,所以需透過逐步完善,而在這些過程中,各單位及廠商所需的時間資源也逐漸規律化,因文宣專案仍是整個宣傳計畫裡的一個部分,也仍需配合整體宣傳策略所預定規劃,在正確的時間點給予適當的資訊給適當的目標群眾,才是最重要的。
三、依據專案風險管理,將專案風險降至最低(執行流程)
另文宣的量、內容皆是宣傳花博公園的一個重要亮點,文宣量不夠會造成部份遊客無法拿到文宣、內容不足也會造成遊客無法充份瞭解花博,如何適時適地的提供內容及數量並有效的運用分配全台各配置點位聯繫回報機制這也是在專案中的風險管理,如何將風險的機制降至最低最何適宜也是需依承辦人、主管的經驗決策及各單位中心的配合來達到合宜的文宣發放之宣傳重點配合。
結語
「2010臺北國際花卉博覽會」已結束,其舉辦相當成功,為台北市民留下一個美好的回憶,也是臺北市在舉辦大型會展上的一個重要成就,而在這成功的背後,不管是小型專案製作如文宣品製作、網站之呈現,或大型活動之舉辦如破百萬之亮點活動,或大型定幕劇,都需仰賴各個專業團隊的努力經營與緊急應變能力,而造就這成功的因素,市府為了延續花博美麗的力量,在花博會後園區也重新整併成為花博公園,並期待能運用花博期間的專業團隊持續透過專案管理,不同領域來打造新的花博公園,成為嶄新的風貌,並持續為大家努力。
作者:謝瑋益,PMP
作者簡介:謝瑋益,於2013/3/22考取PMP。現職花博公園為行銷活動中心的行銷活動人員,主要工作內容為 新生三館營運規劃、LED車宣傳管理及企業贊助。考上PMP後,更能透過PMP的專案流程實務,來應用在工作上所需要的細節中。