rogersnotes 20140116: 科研計畫之專案管理思維與實踐

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科研計畫之專案管理思維與實踐

筆者從事環境保護學術研究領域二十年有餘，研究計畫的提出多與污染成因探討及污染改善技術與管理有關，也有機會與環保顧問產業共同執行專案計畫，對於科研計畫的申請與執行些獲心得。臺灣一般科研申請初始進展，一則提出學術專題研究計畫書，透過專業審查推薦，由政府補助研究經費，另一則以解決產業問題或創新發展或提昇產業競爭力為導向，提出產學合作計畫書，經協議或專業審查，合作廠商單獨或與政府相關部門共同補助計畫經費，再者執行計畫並加以管考，兩者最終能提出學術成果、技術轉移或創新研發成果，進而擴展臺灣的學術能見度與影響力或達成產業升級與提昇競爭力。這些研究計畫取得不易，經費亦有限，運用有限的人力資源與在預定的計畫期程內須能完成工作目標，執行期間要監控計畫執行是否符合原先所設想的目標並順利核銷經費，這些無論計畫規模的大小，經費的多寡，研究儀器設備的採購與計畫執行，並監控計畫執行，乃至順利結案，整理有形、無形的研發經驗及成果發表或技術轉移，實則運行了一項完整的專案管理的實踐。

在學習專案管理後，體認到專案管理的五大流程、九大知識領域的緊密關連，可充分運用在科研計畫的起始至結案，在此分享科研計畫執行的專案管理思維與實踐。

一、專案的起始階段

隨計畫的不同，環保機關的招標委辦案的承辦人可視為計畫的發起人代表，如為環保公司委請執行的計畫，該公司負責人指派的負責經理可視為計畫的發起人代表，若是學術專題研究，在審查核定後，筆者認為學門的承辦人及計畫主持人可視為計畫的共同發起人代表，透過研究計畫案、合約及計畫工作條約發展出專案章程，並確認該專案章程的可執行性，再者辨識在這計畫有關連的利害關係人，包括廠商代表、參與的研究人員、學校管理計畫經費及流程變更核准的制度管理人，目標關心人士等期望及重要性與影響力，以涉及計畫的程度分辨未來資訊發佈的提供內容。

二、專案的規劃階段

以專案管理的實踐，規劃階段相當關鍵，雖然在未學習專案管理之前，筆者也運用部分的子流程在進行計畫規劃，雖然整個計畫執行的細節就在腦海裡，包括蒐集需求、定義範疇，但並未完整建立工作分解結構(WBS)，最底層的工作包亦未產生，更遑論發展完整的專案管理計畫書，估算成本與決定預算亦不確實，倒是因累積多年經驗，計畫品質、溝通、人力資源發展及採購規劃與時間管理的掌握較為駕輕就熟，然而風險管理實則不能稱得上管理，總是見招拆招，遇問題再解決，在學習專案管理後，筆者更能定性並量化地發掘在規劃階段的關鍵問題，統合條理並分類這些林林總總的細節。

三、專案的執行

身為科研計畫的主持人對計畫的執行並不能自身事外，必須親自帶領研究團隊，組建選挑研究助理、研究生及大學生，界定每個成員的角色與責任後，教導並訓練研究團隊依計畫設定的範疇及工作包執行研究計畫，進而管理研究團隊，在對研究助理的管理上，筆者期望並運用麥克里葛的Y理論加以管理，研究生及大學生則以Paul Hersey情境領導概念的S1、S2、S3不同的成熟度，期望能培養成S4的高度成熟狀態，穩定且持續地提昇研究能量。此外，依學校要求的採購程序完成計畫採購，提供計畫所需的儀器設備與耗材，若獲致的研究資訊依保密條款或智慧財產權保護的要求，適時發佈科研成果提供相關利害者，並回應溝通相關利害者對計畫執行的期望。在學習專案管理後，這些子流程的關連及實踐因研究團隊更熟悉自我在團隊組織的角色，並明瞭計畫目標與該負責任務及時間管理及經費運用原則，研究計畫更有效地執行。

四、專案的監控階段

科研計畫的監控工作，一則落在計畫主持人對專案工作的監控，另則來自委託機關或單位透過不同階段的口頭或書面的報告審查或成果展示，也就是不同期程的交付標的審查，達到監控流程的掌握。筆者在學習專案管理之前，主要已運用驗證範疇、控制範疇、控制時程、控制成本、執行品質管制、報告績效及管理採購加以監控專案進行，但未能明確已運用了這些專案管理的技巧，偶有因委託單位與筆者對於交付標的的認知有所不同，雖有文件佐證，但因解讀不同，而需執行整合變更控制，然而筆者雖一向有風險意識，但未有明確的風險監控，現在回想起過去執行計畫時所遇見的一些突發狀況，若能在計畫一開始就進行風險管理規劃，辨識計畫可能遭致的風險，分析風險程度，並規劃風險回應，得以在運用風險監控流程中加以辨識、分析與規劃風險的應變，對於計畫的執行可以減少很多不必要的突發事件發生與滅火所帶來的時程推延及經費的不必要投入，使計畫更容易按照原訂的目標推展。

五、專案的結案階段

當計畫執行到交付最終標的接臨結案之時，筆者會再次檢視計畫是否依合約內容及要求可進行交付最終標的，當然此時採購的儀器設備已運用在科研計畫之中，並因而交付的最終標的，是一份已被認可的期末報告，也可能是一份可供推廣的技術轉移，或者是一項實體作品，但過去並未完整地進行lessons learning，轉變成筆者領導的研究團隊組織流程資產。但在學習了專案管理課程後，深知lessons learning的重要性，方能提供組織精進的一項資產，是提昇筆者研究團隊執行計畫成果的重要參考。

專案管理的五大流程、九大知識領域、42個子流程正如各流程關連圖彼此關連影響，牽一髮動全身。筆者雖執行科研計畫多年，原以為對計畫管理的掌握及成果的交付已有所實踐，然而接觸到專案管理後，方知九大知識領域的廣與深，是一種思維，更是一門重要的學問，以前未深入想到的風險管理在此亦獲得學習，專案管理在充分運用後，透過逐步完善，昇華成就一門整合與實踐的藝術。