rogersnotes 20131219: 從專案管理術中發掘過去專案的問題及改進作為

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從專案管理術中發掘過去專案的問題及改進作為

從事行車規劃工作近3年時間，每每在對外公告改點資訊、發布新聞稿後，各單位才匆匆達成共識。認識專案管理後才知道，原來每年的時刻調整案可視為一個專案，身為專案經理的我必須善用專案管理工作術才能避免白花油。審視去年的改點，在此與大家分享我專案的不足，以作為大家的借鏡：

一、確切發展專案章程

近年配合新車加入營運及各地工程施作、竣工，改點已是例行性工作，然而我們並未發展專案章程確認年度改點的高階需求、目標，且缺少上對下的正式啟動說明會，沒了發起人的佈達、介紹專案內容等重要步驟，專案執行中平行單位配合程度端視PM的人際關係。

二、強化範疇管理流程

範疇管理首先須辨識利害關係者，蒐集其需求以定義專案的範疇。歷年來的改點均由專案團隊一手包辦，完成的交付標的在一層層往上逐一呈核，經過層層修改後，取得發起人簽名方可執行、實施。然而往往在執行過程中才發現新的重要利害關係者、新的重要需求，或是完成的方案發起人不滿意，必須打掉重練，行政程序耗時且浪費人力，更重要的是可能以非成熟的作品先問世，之後再逐一修改，造成外界觀感不佳。

三、控管時間管理流程

專案時間管理即是確保專案的每一項工作(WBS)能如期完成，準時開始、準時結束。先將專案的活動定義、排序後，訂出專案進度表，將每個活動預計開始及完成的時間明確列出，讓專案團隊及各平行單位一目了然、按表操課，避免因時程控管不當造成成本的增加或專案品質的下降。

四、加強利害關係溝通

專案成敗的關鍵因素很多，專案要成功，除專案經理必須搞得清楚狀況外，其溝通技巧也非常重要，畢竟PM花80%的時間在溝通上。我的利害關係人包山包海，只要是會搭火車的均包含在內，其中重要的利害關係者有三類：局內上級長官、立法委員/民意代表、鐵道迷。這些人並非永遠的理智，且彼此的利益糾葛、愛恨情仇盤根錯節，此時PM須多加聯繫，確切填寫、更新利害關係者登錄表及需求追溯矩陣，異中求同，以求最大共識。

五、重新出發

以過去專案推動不順的原因作為本次專案推動的根基，對於明年例行性改點已試著將所學逐步落實，以下試分階段說明如下：

（一）起始階段

試圖了解發起人（局長）的想法，定義改點幅度後，完成專案章程（詳細敘明專案目的／目標，里程碑及專案描述）簽局，得到發起人認可後，依據章程與已知的利害關係者（副局長及各單位一級主管等）進行溝通，達成對專案共識。

（二）規劃階段

首先須清楚定義範疇，如在起始階段已確認明年改點僅配合新車全數加入進行微幅調整，在此將範疇定義為僅調整北迴線列車，其他各線別均維持現狀，接著將各工作包建立完成，並將工作包下層的活動排序以規劃專案的時程。風險部分同時進行辨識，並加強與各利害關係人溝通。

（三）執行階段

本階段最重要是產出的交付標的盡量與利害關係者的期望符合，透過不斷的變更申請及議題紀要的管理，透過正確的溝通方式將績效報告及變更申請的結果告知利害關係者。此階段另一重點是專案團隊，我服務的單位係屬公家機關，功能性組織，我的專案如要進行協調須經由功能經理，所以PM的溝通技巧非常的重要，除一開始在章程中現行指派外，必須在規劃過程中將人力資源計劃書寫妥，並輔以適當的衝突管理手法將團隊成員的衝突適時化解並達共識。

（四）監控階段

監控主要的任務是將基準與績效作比對，目前本專案尚在執行階段，但身為專案經理的我深知監控的重要，每次的開會與專案團隊進行實際施行的工作績效與專案管理計劃書作比較，尤重視範疇與時程兩大部份，因為一旦有一項偏離，此專案注定失敗，專案團隊的任務是務必產出發起人等接受的交付標的。

（五）結束階段

因近年工程眾多且配合逐年購車計劃，勢必會經常性改點，故LL非常的重要，如何避免重蹈覆轍且於下次能將專案更加完美執行，須靠完整的經驗學習，將相關的專案檔案及結束文件等建立知識庫以供下次使用，本次專案推行不順的地方及推行難處多加琢磨，避免歷史錯誤一再發生或白做工。

以上是我學完專案管理後的淺見與運用。

作者：葉宇倩,PMP

作者簡介：葉宇倩，於102年6月13日正式成為PMP。目前於交通部台灣鐵路管理局擔任主任調度員，負責年度全線列車時刻調整案。曾任台北站站務員、列車長、副站長等職位，成為PMP後，希望將所學專案管理知識導入工作職場中。

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方案適用對象:

1.國家考試及格或國家公務資格

   1.1國家技師：通過國家技師合格考試者

   正面表列如下：

(1)土木工程技師 (2)大地工程技師 (3)工業工程技師 (4)工業安全技師 (5)工礦衛生技師 (6)化學工程技師 (7)水土保持技師(8)水利工程技師 (9)水產養殖技師 (10)交通工程技師 (11)冶金工程技師 (12)冷凍空調工程技師 (13)林業技師 (14)食品技師 (15)畜牧技師(16)紡織工程技師 (17)航空工程技師 (18)採礦工程技師 (19)造船工程技師 (20)都市計畫技師 (21)測量技師 (22)結構工程技師 (23)園藝技師 (24)資訊技師 (25)農藝技師 (26)電子工程技師 (27)電機工程技師 (28)漁撈技師 (29)機械工程技師 (30)應用地質技師 (31)環境工程技師 (32)礦業安全技師 (33)消防設備師

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   1.4大學教授：大學專任副教授以上教師，專任助理教授可請PMP教席具名推薦)

   1.5上校軍官：現任國軍上校(含)以上軍官

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