rogersnotes 20131128: 應用專案管理思維執行政府政策推動

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應用專案管理思維執行政府政策推動-成立延慧書庫

前言

「專案管理」，一個全新未知的領域，當初因為好奇選擇學習了這門課，沒想到間接幫助之後工作執行上的應用。目前服務於環保單位，如何兼顧經濟發展與環境永續，推動各項環保政策保護環境便是重要目標。在2012年底，環保政策有了新的發想，書籍是以紙張印刷裝訂販售，而使用完畢後，不是回收就是繼續囤放在家庭中，現行推廣5R，即減少使用(Reduce)、重覆使用(Reuse)、循環使用(Recycle)及可堪使用物品修復(Repair)，新發想即符合Reuse的理念，將舊書回收，並成立類似圖書館的存放空間，提供市民免費索取。在執行的過程中，同時與課堂上所學知識結合，讓這成立延慧書庫的專案更有效率完成。

起始階段

成立延慧書庫的發想大約是在2012年10月產生，在還沒上課前，這件事僅僅就是主管交辦工作，按著工作邏輯進行著，第一堂課程內容內容是專案管理架構，課堂中解釋工作與專案的差異，專案具有臨時性、獨特產出及逐步完善，沒錯，成立延慧書庫完全符合專案的特性，因此，按著課堂所學在起始階段確認成立延慧書庫的執行方向與時間點，同時辨識所有的利害關係者，以作為後續執行的依據。

規劃階段

確認了執行方向，規劃階段也是重頭戲，或許是因為在政府單位，也因為專案較小，通常是工程師兼PM，綜理所有大小事。九大知識領域中（整合、範疇、時間、成本、品質、人資、溝通、風險、採購）著重於範疇及時間管理，其中建立工作分解結構（WBS）尤其重要，包括地點選定、書庫空間設計（包含展示區與存放區）、回收系統擬訂、法規訂定、記者會規劃等，將所有工作事項列表，後續再依工作事項分配相關執行人員，讓所有人能夠清楚了解工作內容以及該於何時完成工作，避免搞不清楚狀況，導致專案進度延後。

執行階段

完成規劃後，所有相關工作人員依計畫及專案時程完成各項工作項目。執行過程中，常常會有預期之外的事情發生，例如原先並未詳細規劃舊書的存放區，僅單純在某區堆放，沒想到民眾熱烈響應舊書回收，導致原先的存放空間不足，須另行設置專屬存放區，因此重新規劃設置存放區。專案是逐步完善的，既然在執行階段中發現問題則提出變更申請，讓計畫更完善，當然在初期規劃還是儘量能夠全盤考量，更計畫更完備。

監控階段

既然是政府的重大政策，最重要的是時間的掌握，必須在一定時間內達成目的，定期召開工作小組會議以確認專案執行進度，同時讓長官能夠掌握執行狀況。很慶幸的，在所有工作同仁共同努力，本案各項工作均在時間內完成，也如期在2013年1月正式成立延慧書庫，讓民眾可至現場索取舊書，將資源做最有效的利用。

結束階段

所有工作在2013年1月完成，同時也成立了延慧書庫，更重要的是組織流程資產更新。在執行本案時，也曾詢問過別的單位是否有類似專案可參考，雖然內容不盡相同，但是有的部分可以參考，這讓先期規劃時間大幅縮短。雖然政府單位不像企業內部有知識庫可以運用，但是本案的相關文件以專卷方式存放，未來如有類似專案，則可以提供給其他同仁參考。

結語

從無到有的過程中，恰好也是專案管理的課程學習，一邊學習專案管理的知識，一邊運用在工作專案的執行，按部就班進行每一項規劃、執行，兩者加以結合，讓本案執行更加順利，除了順利如期完成專案，更慶幸能夠學習到專案管理的知識，除了對於工作上的助益，更提升了自我的工作能力與競爭能力，雖然這知識在政府單位尚未普及，不過既然好的東西，就應該多加推廣，讓更多人能夠學習，提高執行效率。

作者：周貝倫,PMP

作者簡介：周貝倫，國立中央大學環境工程研究所碩士，目前服務於臺北市政府，專長為資源回收及專用垃圾袋販售管理，於2013年2月6日正式成為PMP，期望未來能將專案管理的思維更廣泛的運用於各類專案執行中，藉此，迅速確實達成目標，同時將該管理思維傳授給更多的人，提升政府單位執行效率。

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方案適用對象:

1.國家考試及格或國家公務資格

   1.1國家技師：通過國家技師合格考試者

   正面表列如下：

(1)土木工程技師 (2)大地工程技師 (3)工業工程技師 (4)工業安全技師 (5)工礦衛生技師 (6)化學工程技師 (7)水土保持技師(8)水利工程技師 (9)水產養殖技師 (10)交通工程技師 (11)冶金工程技師 (12)冷凍空調工程技師 (13)林業技師 (14)食品技師 (15)畜牧技師(16)紡織工程技師 (17)航空工程技師 (18)採礦工程技師 (19)造船工程技師 (20)都市計畫技師 (21)測量技師 (22)結構工程技師 (23)園藝技師 (24)資訊技師 (25)農藝技師 (26)電子工程技師 (27)電機工程技師 (28)漁撈技師 (29)機械工程技師 (30)應用地質技師 (31)環境工程技師 (32)礦業安全技師 (33)消防設備師

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