rogersnotes 20131017: 在初期規劃專案管理的深度與廣度

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在初期規劃專案管理的深度與廣度

還記得從未學習與認識「專案管理」以前，一直以為要規劃公司交待的文案，參考公司以前類似的文案與範例，再依據公司所能提供的資源和企業組織的制度，編寫計劃交辦的文案，基本上大多可以順利地完成交辦。

但實際上，公司在未建立專案管理的系統及觀念時，企業中的組織流程資產僅只是停留在過去的歷史資訊和不合時宜的組織知識庫，再加上經驗學習僅留在資深同仁的身上。因此，大多數的專案執行所達成的結果，以及所產生出來的問題，似乎大同小異，只有經驗豐富的同仁能預先應付提出解決方案，而公司的新手只能從錯誤中學習。對於公司來說，更浪費了資源及時間在解決經常性的問題。

我本身所處的企業雖是公部門，職務上以公司的設備營運及維修保養為主。公司有完整的法規制度及組織流程，若要應用專案管理的觀念在自身的職務上，或許有難度得以變化，但在規劃交辦的文案初期，仍可活用專案管理中的九大知識。

在整合管理初期，從發展專案章程後，一般來說便是上司所交辦給我的初期合約或是專案工作條款。除了了解合約的內容外，辦識利害關係者的階段變得非常重要。因為企業的環境因素受到組織文化的影嚮，本身所能運用的公司資源並不多，但能清楚地辦識出利害關係者，也多少能辦識出有哪些風險的存在。像是專案在開標前的計劃，在符合採購法的規定內，如何讓專案計算出符合需求的預算得到會計部門的同意，且讓符合資格的投標者得以在制定的時間內達成所需的交付標的，這方面在溝通上需做到相當地清楚明確。如此在執行專案前，能夠清楚地辦識出有哪些風險，讓專案能依計劃順利地執行。

除了以上在計劃專案的廣度外，依據需求文件訂定出的範疇基準，需要更精確，專案的預算中更要詳列出所需的成本及時程。在計劃專案的同時，這些精細的項目，所產出的各項子計劃書，更能讓投標的各個廠商清楚了解我們的需求。這些範疇、時程及資源等等限制，除了符合我們企業的所規範的採購法制度下，也讓專案在規劃的同時，建立出更深度的文件，而這些文件建立及計劃的執行，能更接近專案管理的觀念。

作者：孫書興,PMP

作者簡介：目前任職於台北市政府工務局衛生下水道工程處，負責單位設備維修及操作職務，自從學習PMP後，對於廠務的管理及操作，更加提高目前工作的效率及成果。

由專案管理整合的觀點淺談工廠職業安全與衛生管理

一、前言

2013年7月份新的職業安全衛生法（以下簡稱職安法）已由總統公告頒定一年後實施，職業安全衛生邁進新的紀元，由於其影響範圍過大，該法令於公告一年後實施，且相關配合法令需於職安法實施前完成修正與公告，故2014年勢必對於各行業的事業、勞工、政府機構都會有很大的衝擊。除此之外，目前許多現場工作的基層勞工安全衛生人員（以下簡稱勞安人員）於執行工作，經常都是有心無力，常常因為法令的規定，未能有效的進行利害關係人的管理與溝通，造成有些利害關係人有著負面的觀感，會有種挾雞毛（法令）以令諸侯（公司）之意，最後卻演變成部分基層勞安人員，有著做功德事業的半消極心態，依照我多年執行勞工安全衛生之經驗，若是把職業安全衛生視為一個一年期的專案計畫是在好也不過了，所以在此先說明專案管理師與勞工安全衛生師應有的道德說起，再進而透過導入專案管理的五大管理中都有存在的整合管理來說明，如何透過專案整合管理手法，期許有效管理與維持工廠職業安全衛生。

二、勞工安全衛生管理人員與專案經理的異同

專案經理需以開放的正面態度來處理事情，且需合法及具備專業倫理道德，而處事的三個原則：主動、積極、績效導向，而PMI的專業道德：責任、尊重、公平、誠實，上述的原則與道德觀，這何嘗不是一個勞工安全衛生管理人員最重要的基本要求與特性。而兩者間的差距為專案經理通常都是由組織自願性指派，勞工安全衛生人員卻是組織因為外在壓力（法令）而聘僱，而勞工安全衛生人員於公司所從事的工作與地位，這也就取絕於組織對於該項外來的壓力（風險）回應策略與風險承擔度而定，由有分為正面（開拓、分享、增強）與負面（減輕、轉移、承擔）的回應策略，當一個勞安人員若是在於正面的公司，那他所獲得的資源也就更高，負面則為反之。

三、起始階段-發展專案章程-職業安全衛生政策

發展專案章程簡單而言就是取得老闆的聖旨並昭告天下眾所皆知，而反觀勞工安全衛生管理，現在每個公司都在推行OHSAS18001、TOSHMAS或是規劃職業安全衛生計畫，大家有會擬定公司的安全衛生政策，而且每年會檢討其適用性，但是僅有少部分的人能真正能咨詢公司營運高層的想法並與其討論其重要性，製作出符合公司營運者想法的政策，建議每年再進行公司營運會議或者是與高階營運主管時，主動告知並討論今年的安全衛生方向與政策，以利後續一整個年度的工作推行，減少推行問題並取得高階營運者的支持與費用。而在這個階段注意事項必須把風險轉為成本來說明，除了利用IRR/回收率之外，建議可以利用Dividend Discount Model(DDE Model)轉成營收獲利的多寡與老闆做報告，用以提高並取的老闆的支持。

四、規劃階段-發展專案管理計劃書-職業安全衛生管理計劃書

目前現行的法令中，職業安全衛生管理計劃書唯一個每年必要產出的文件，由於此文件有應填寫的資料共計16項，但是法令並未限縮僅只能填寫這十六大項，而且未來新的職安法建議應依照專案管理中專案管理計劃書內所頒含的子計畫和基準，其中包含範疇管理計劃書（16項工作項目界定範圍）、時程管理計劃書（各活動的時間與相依關係）、成本管理計劃書（執行工作項目需要多少費用-人、機、材）、品質管理計劃書（如何在確認各階段驗證工作成果）、流程改進計劃書（確認流程有無改善減少浪費）、人力資源管理計劃書（如何取得執行部門的人員）、溝通管理計劃書（安全衛生管理會議、新資訊發佈方式）、風險管理計劃書（排序並量化工作風險、量化整體風險並監控之）、變更管理計劃書（所有對於各規劃事務的變更進行確認）、採購管理計劃書（評估採購需求與事項）、利害關係人管理計劃書（如何管理利害關係人）、範疇基準、時程基準、成本基準、安全衛生基準，共計14項，用以增加安全衛生之廣度和深度，並可使整體工作更加順暢，其中對於職業安全衛生人員有幾個重要子計劃書，也是工作成功的重要事項，就是溝通管理計劃書與利害關係人管理計劃書，避免工作不良，造成工作延遲或者是工作不順。

執行此部份經常會有個問題，通常職業安全衛生管理計劃書都是由環安部門所擬定的，所以會造成相關單位或功能主管無法認同，沒有各單位的人員進行承認與承擔，在此建議相關計劃書最好是油各單位功能經理所確認同意的，這樣可以增加功能經理願意投入的意願。

五、執行階段-指導及管理專案工作-指導及管理職業安全衛生工作

依據所寫的工作項目進行，並由指導其他相關部門運行職業安全衛生計畫內容，用以確保相關工作的可繼續進行，在這邊個人認為應著重在管理溝通與管理利害關係人參與，這兩個也是職業安全衛生計劃書執行的最大成敗，這個部分也是PMI相同，此外我需要特別說明有關於人力資源的部份、由於人員是屬於個功能主管所管轄，故這個組織架構會偏向功能式組織或是弱矩陣的組織勞工安全衛生，所以需在人力計劃書中增加獎勵條款，以利人員協助，一般在執行上人力資源，除了勞工安全衛生委員會之外，這邊也提供幾項可行的方法，可分為部門人員增加-工安幹部、特殊功能推進委員會-衛生管理委員會、零災害管理委員會，強化各細項工作的強度。

六、監控階段-監控專案工作＆實施變更整合管理-監控職業安全衛生管理工作

監控間段需投入各種績效表現，用來衡量績效是否正常並產生偏差，通常是利用會議，通常都會有一份職業安全衛生工作報告，目前法規規範為每三個越召開一次，可以透過此方式進行檢討，而在會議中針對報告有異常的部份，可以一併提出變更申請，通常勞工安全衛生委員會成員可以與CCB成員一致，這可以減少相對的會議次數，並且追蹤期成效。

在此階段，需特別利用品保的QC7或是N7等品保手法來凸顯問題（流程與結果）和解決方案的可行性，由於勞安人員通常僅會針對風險的降低多加著墨，建議還是必須考量範疇、時程、成本、品質、資源、風險等六大項加以審慎評估，以求得最佳化的結果。

七、結束階段-結束專案或階段-結束年度職業安全衛生工作

結束階段式一個最重要的工作，由於專案的產出是一個服務，所以高階營運者對於此次的結果，是決定此專案是否成功的主要依據，而不管是成功或是失敗，勞安人員應該要將這一年內的議題記錄，問題通通進行彙整，以提供給新的年度的實施規劃，可以提高下個年度職業安全衛生的成功率。

八、結論

在工作中遇到很多勞安人員，通常都覺得工廠生態多不重視工安，高階主管都是口實而不惠，造成工安人員心有餘而力不足的窘境，其實現場的危險有誰會不知道，甚至於高於勞安人員，要如何管理好工廠安全的不友善的生態，專案管理中有很多的TT（工具與技術）可以協助勞安人員做的更好，而且也擴大了執行面的廣度和深度，相信以專案手法可以讓工廠的職業安全衛生變得更好，並可使職業安全衛生的氛圍更上一層。

作者：張文棋,PMP

作者簡介：張文棋，國立中興大學環境工程研究所碩士，擁有工礦衛生技師高考及格、甲級廢棄物處理專責人員、甲級空氣污染防治專責人員、甲級廢水處理專責人員、乙級毒化物專責管理人員證照，環境教育人員（公害防治類），主要經歷為工廠環安衛管理、安全文化與建置相關工作，考取PMP之後，希望能透過專案工作手法、發揮工廠環安衛的價值與綜合效應，同時鼓勵相關工作性質成員接觸並且考取PMP證照。

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