rogersnotes 20130919: 最後衝刺!! 第三屆華人十大傑出專案經理選拔10/1(二)截止收件, 不限PMP, 歡迎報名!

更多rogersnotes, 請至www.pm-abc.com.tw........ 訂閱/瀏覽

若您不願意收到rogersnotes，請點按此處進行退訂:http://www.pmsuccess.net/subscriber.asp 或直接回覆本信件通知我們為您處理。

如何將專案管理的知識應用在籌劃學術研討會的專案工作中

一、前言

雖然對專案的運作與管理曾經有過一些經驗，但多是在自己、同事或長官的認知下(不知正確與否)自以為正確地執行，專案的Kick-off meeting(啟始會議)開過、專案辦公室也成立並且正式成為專案成員，但在專案完成前卻因個人因素調整職務，所以一直以來對專案管理的認知有限，且總有懵懵懂懂、看不到全貌的遺憾。

在近幾年的工作經歷中，曾經負責主辦單位內每年均需籌劃辦理的國防科技學術研討會，以往認為這一年一度的籌辦過程，只是個單純的任務，每次都只需戰戰兢兢地依程序、步驟、要領一步一步地規劃、執行與考核，就可以完成一件該完成的工作，然而事實上確是在過程中不斷地與各相關單位的折衝與妥協下，才勉強如期完成。現在想起來，其實整個過程就是一個專案的規劃、執行與管控，如果能夠將專案管理所學到的東西及PMBOK內的專案管理精神妥善運用，或許可以把這件事作得更加的完善，於是有了想要檢討「如何將專案管理的知識應用在籌劃學術研討會的專案工作中」的動機。

在探討這個題目之前，首先介紹一下國防科技學術研討會的一些相關背景與基本資料：顧名思義，國防科技學術研討會是一個以探討國防科技、技術與新知的一個交流平台，每年固定約在十一月份於桃園地區舉辦，其研究主題係以軍事科技為主，軍民通用運用技術為輔，每一年根據科技趨勢及國防政策與方向，訂定年度研討會主軸，並於該主軸下再細分十幾項子議題，稿源包含中、英文等約二百篇，計有國內外產、官、學、研各界約五百多人參加。籌辦全程中之相關辦理事項則包括：責任分派、決定研討會舉辦確切地點、研討會主軸、徵稿子題、訂定作業節點期程(設計宣傳海報、訂定徵稿與截稿期程、決定自辦或外包項目、成立購案選定承包廠商、審稿、場地佈置完成及場地預檢…等)、視需要召開協調會、適時向權責長官進行提報…等。

在學過完整的PMP課程之後，對如何運用專案管理理論來辦理國防科技學術研討會這個專案，提出個人的想法，藉由IPECC(啟始、規劃、執行、監控與結束)的五大流程組與其相關重要子流程的運用與執行，相信一定可以把研討會舉辦這個專案作到更好。

二、起始流程組

在一般正式的專案，啟始流程組作首先要完成的就是發展專案章程及辨識利害關係者。但就單位辦理國防科技學術研討會而言，類似於專案章程及利害關係者等相關說明皆已明示於年度預算的工作計畫項目之內，因此可以直接跳過啟始階段、進入規劃階段並同時召開啟始會議由單位最高長官揭示重點工作後展開全年度的研討會專案工作，於此就不另加以贅述。

三、規劃流程組

(一)建立WBS

所謂的WBS(Work Breakdown Structure)就是將所要完成的交付標的建立分解結構，一層一層地分解為一個個的活動(activity)或工作包(Working Package)。在以往的辦理經驗中，所做的僅是一個Bar-Chart，把重要的工作項目與預計要完成的工作依時間的先後順序表列，並據以管制時程。這種作法缺乏了有體系的規劃，稍有不慎就會造成工作項目的遺漏。建議可以採取階段(可比照IPECC五大流程組的階段)方式或分項目類別(如：分為訂定主題、徵【邀】稿與審稿、場地整備與佈置、餐飲…等)來進行結構的分解。

(二)發展時程

依據往年的作法，都是把前述的Bar-Chart拿出來，對照以往的經驗數據與當年的年曆之後，就訂出年度辦理的期程並據以管制。但當實際執行的時候，往往只要遇到單一項目的延遲，就要把Bar-Chart或整個時間表重新拿出來討論，考慮是否影響其它的項目，相當曠日費時。其實若能將分解結構訂好、各項活動依時序與先後關係列出，並考量人、機、材的到位時間後，就可以畫出一張專案時程網圖，也可以據以完成PERT，經過分析之後就可以知道何時必需完成那些項目、風險發生造成延遲時有沒有浮時可資利用、要趕上進度時必需採取Fast Tracking抑或是Crashing的手段，而不會遇一次事件就分析一次，頭痛醫頭腳痛醫腳而沒有整體的概念。

(三)規劃採購

在採購方面，主要就是研討會場地的租賃以及餐飲的安排，這方面必需依靠外部廠商的專業，所以每年均是以購案的方式行之。因為要避免廠商低價搶標，並且在搶標後以劣質品項交貨，採購的規劃就顯得異常重要。除了要詳細規劃所需採購品項，還要尋求足夠的商源、覓得合適的潛在合約商；另若以政府採購法來看，則應該採取選擇性招標，以固定底價、由廠商提出企劃書的方式，組織委員會辦理評選作業，如此才能得到最佳的合作廠商。

(四)規劃風險管理、的辨識風險、規劃風險回應

在專案管理的工作中，風險管理扮演決定性的角色。研討會的舉辦，最常見的風險大致可分為：天氣(風雨影響研討會參與意願及交通)、經費是否足夠、購案是否能夠配合全案期程、有無傳染病疫情或有無選舉造勢活動影響研討會進行、主要人員(大會講員、議場主持人…等)臨時不能出席、餐點無法如期送達等，經過辨識之後，都應建立風險登錄表並擬定風險回應策略，無論是採取風險轉移、風險減輕、風險接受或者是風險接受，有了風險登錄表及回應策略並據以執行，風險發生後才不會手足無措，也才可以使損失降到最低。

四、執行流程組

(一)管理利害關係者的期望

誠如前面所說，研討會提供的是一個交流平台，因此必需滿足各方參與人員的需求。因此，必需要能夠吸引足夠的人參與(不論是參與投稿或者是參加研討會聆聽論文發表)，才能使得研討會的主題得以彰顯、名符其實，參與的人員也才可以獲得最大的收穫。在此，管理利害關係者的需求也就是要滿足大家的需求。舉例來說：想要吸引軍方單位派員參加，就要有一些軍方關注或強調的議題，例如不對稱作戰或救災任務的指揮管制精進等，當然，長官的想法如何當然也要確切掌握，這是同等重要的。除此之外，接下來合約商的選擇及與合約商之間的合作關係也是須要經營的重點。了解了利害關係者的需求及期望，適當地溝通與管理並儘可能滿足所求，才能引導專案往正面的方向前進，這也是成功的關鍵因素。

(二)發展專案團隊-訓練

就我們的單位而言，專案團隊是由既定的辦公室成員(約10員)為主、由少數外單位(約3-4人，負責審稿及議程安排)所組成，也就是說，辦理研討會本來就是某一個辦公室的業務。就此而言，對於專案團隊的發展與教育訓練而言相對單純，唯一要注意的就是人員更迭時所必需重視的業務交接及那3-4位的外部支援人員。另外，不同的人對於事務的看法不盡相同，此時縱使有前輩的經驗傳承或有所謂的組織流程資產，但不見得會被後續接替的承辦人所接受，此時專案經理的領導方式就顯得格外重要，何時必需強勢要求、何時必需帶頭做、何時必需採取引導的方式，就必需因人而異並考驗專案經理的智慧。

(三)管理專案團隊-衝突管理

雖說這個案子的專案團隊相對單純，但那3-4位外部單位來支援的人員有時也會帶著原派遣單位的主觀意識，造成整個團隊之間的不協調，所以除了要把他們當成團隊的成員，也應該要把認真地將之視為利害關係者而加以妥慎管理，善用「溝通」、「妥協」、「緩和」、「讓步」等策略性作為，增加「合作」契機，如此才可以避免團隊成員之間的衝突，大家一致而且齊心地把研討會規劃好、執行好。

五、監控流程組

(一)控制時程

時程的掌握對於辦理研討會相當重要，承如前述，有了專案時程網圖、資源行事曆及PERT，除了可以協助專案團隊掌握時程，也可以知道何時必需完成那些項目、風險發生造成延遲有沒有浮時可資利用，要趕上進度時，也可以運用控制時程的TT(Tools and Techniques)進行資源的撫平或調整、採取Fast Tracking或者是Crashing等方案。此外，也可以藉由控制時程所產生的成果與績效作為後續專案獎懲或檢討改進的依據。

(二)監控專案工作

研討會的辦理中，監控工作也扮演著重要的一環。依PMBOK的說法，監視及控制專案工作係追蹤、審查及調整專案進度，其中監視包含績效資訊的蒐集、衡量，並評估衡量值及趨勢，以利流程改善；而控制則包含決定矯正或預防行動或規劃後續行動等。這些要求在學過專案管理之後雖然是淺顯易懂，但在以往的工作經驗中，這些要素卻沒有被認真對待，通常只是在事件發生時指責、事件發生後檢討並流於形式，殊不知及時的預防、改進與矯正對於專案的成功具有極大功效，這一點是必需要持續精進與強化的。

(三)管理採購

採購合約商選定之後，就要妥善進行履約工作，並且要能與廠商有順暢的管道進行良性的溝通。若合約商之下還有次合約商，則更應與主合約商明確說明合約規範的權利與義務、獎勵與罰則，以避免造成合約糾紛。尤其辦理研討會，若要於事後論處罰則或補救通常都已緩不濟急，唯有事先都規劃好並且諸事按計畫進行，研討會才會順利成功。

六、結束流程組

(一)結束專案或階段-組識流程資產

研討會的辦理，在專案辦公室內都有前輩的工作經驗與報告可以參考。適切地利用專案內知識管理的資料庫，可以找出過去的工作經驗中，所發生的教訓、失敗或成功的案例，在鑑往知來下，辦起來便能事半功倍。組織流成資產的建立與保存特別是當資深員工離職時，扮演重要的角色，也唯有如此，才可以有效避免組織因人員流動而造成嚴重的經驗流失。

(二)結束採購

採購在一般人的眼中屬於專業採購人員的工作，但由於防弊，往往採購單位與需求單位站在不同的角度，雙方相互較勁，最後就是相互妥協，而採購所獲得的標的也就品質不上不下，這一點是在多年工作所獲的心得與教訓。但未來除了採購人員與需求單位必需同心協力戰在同一條陣線上，將每次的完整的採購計畫透過招表標轉化為合約切實踐履之外，尤其要作到LL(Lessons Learned)，並將這些經驗與教訓納入組織流程資產與企業環境因素當中，如此才能在一次次的精進下，有最好的採購規劃，也才能夠獲致最佳的採購成果。

七、結論

本文章係以單位辦理國防科技學術研討會的相關工作，透過專案管理的相關理則來探討如何能將它做得更好，惟限於時間及篇幅，未能將詳細的資料及內容(例如：風險登錄表、WBS、時程網圖…等)明確詳述。但總而言之，本文謹回顧過去的工作經驗，並試著列舉一些例子與心得供大家參考，也希望藉此機會和專案管理的前輩們一同分享與成長，也請先進們不吝給予指導。

作者：鄧貴允,PMP

作者簡介：鄧貴允，中正理工學院資訊科學系學士、南非普里托利亞大學工程與科技管理研究所碩士、美國維吉尼亞大學系統暨資訊工程研究所博士，目前任教於國防大學理工學院資訊工程學系。2013年6月底完成PMP的課程、7月10日通過PMP考試，現階段除期盼在教學與研究的工作上，持續專案管理知識領域的探索與應用，若未來進入業界，也希望能將已知的系統化專案管理技能妥善運用，發揮所長並順遂專案的推展與執行。

如何在知識經濟漩渦中求存必備的獨木舟-談專案管理制度之導入

近幾年來由於知識經濟的蓬勃發展及強調其運用之有效性，今後所有具有經濟價值的工作，全都可歸納為專案工作，因此專案管理的技術或能力，對所有組織的重要性日漸提高，由此可知取得專案管理的能力，在職場上變成必備之項目，故專案管理不在僅僅只適用於多跨國性公司及歐美政府機構等專案經理人之用，而是全球未來各組織所應必備之技能。

當然參加PMP認証與考試的過程，是一個系統學習和鞏固專案管理知識的過程，但重點不在於考上PMP，而是在考上PMP後如何應用，將其所習得之技能與以往的專案管理經驗與系統的專案管理知識結合起來，從而內化自己對專案管理的認識，這無亦才是走向專業管理的一項重大課題。

一般來說專案管理是由五大流程所組成一套完整之系統，透過起始、規劃、執行、監控、結束流程之程序將各個工作項目有順序的串連起來，讓專案於執行期間可更有效率達成目標，舉一於工作職務內之應用實例，說明如下：

我所擔任職務有多項承接政府及各大組織委辦業務之計畫，於新竹地區莫過於科管局之各大專題講座最為矚目，從導入專案管理流程後，首先，1.於起始階段擬定出整個計畫可供參考之鶵形，例如：今年的專座之主要提廣之類別：人資管理、品質管理、企業經營管理…等等，進而明確的定訂出下一步規劃；再來在規劃階段最過於顯著之差異，便是主要目標的確認與訂定，不僅讓整個計畫執行有清楚遵循之方向，也讓接續之工作項目可清楚劃分，好比上述今年若以人資管理類為主軸，如何規劃出配合此領域相關之課程，適合的場次數、學員的背景資歷、講師專業度、講題內容合適性及講座時間排序等；接著配合規劃出的各項講座，於執行階段調配出應有的人力資源及設備資源舉辦講座，之後在上述之各階段中，排定必要的定期審查及稽核，以監控整個計畫之執行進度及有效性，最後讓結束之各場次講座與開始設立之目標進行成效分析，看是否達到主辦單位之要求，並將每一場次、每一年度之各講座，作有條理之建檔留存，以備未來可供備查。

這樣一個循環，不但建立起完整之制度，更讓人力和資源大大提升其功效；然而專案管理其實不僅僅如上述中只可依五大流程進行串連，亦可依性質區分為九大知識領域進行分析，讓工作團隊可依其功能別配置人力，同樣可達到事半功倍之效果。

總結來說專案管理所帶來之效益數不盛數，但可歸納為下列幾點：

就個人來說取得PMP資格：

1.不僅可提升個人發表論文之公信力。

2.更可依其所學之技能，將個人工作項系統化，有提升工作之效率及能力。

3.對資源之有效運用規劃及調配能力之提升。

4.與他部門合作之溝通協調順暢。

5.可有效預防或矯正失誤。

就企業執行專案管理：

1.增加企業競爭力，提升公司經營及管理形象。

2.具備更佳的企業風險應變能力。

3.提升內部專案管理規劃力、執行力。

4.能更有效應用、管理、調度內外部資源，降低企業專案及經營風險。

5.提升管理人員專業素養及職業道德。

6.做為專案經理人任用、晉升標準。

7.為進入跨國組織作有效率之準備。

最後，不管是個人或是組織，導入專案管理制度，不在只是一個趨勢，而是如何在知識經濟漩渦中求存必備的獨木舟。

作者：楊東怡,PMP

作者簡介：清大長宏第八十屆新竹班學員，2013/3/29正式成為PMP一員。目前為財團法人自強工業科學基金會管理師。

中秋月圓人團圓敬祝中秋佳節愉快

中秋月圓人團圓

一份祝福點滴謝意在心頭

由衷感謝您一路的支持與愛護

祝您

中秋佳節愉快

長宏公司總經理周龍鴻暨長宏團隊敬上

讓專家幫你檢視專案健康度，邀請您投獎

第三屆華人十大傑出專案經理獎選拔

讓專家幫你檢視專案健康度，歡迎共襄盛舉

社團法人台灣國際專案管理師協會(ITPM)主辦十專獎選拔活動，旨在表揚傑出的專案管理之星，讓各不同類型組織之專案經理人有標竿學習的典範，

藉此引起企業組織對專案經理人(PM)的重視，這是角逐專案經理最高榮耀的大好機會，相信您也是其中之一的佼佼者!

別對自己沒信心，踏出第一步，就有機會，也讓學者專家幫你檢視專案成效，可由專家經驗再逐步完善，相信熟能生巧，專案功力就越來越好。

(點圖可直接觀看線上宣導影片)

華人十專獎投獎正式起跑十專獎總召集人roger說明影片

專案管理年度盛事：第三屆華人十大傑出專案經理選拔 10/1(二)截止收件

專案管理已成為企業、政府或組織管理主流優勢及管理科學顯學，為提升全球華人對專案經理人的重視程度，華人的榮耀－「華人十大傑出專案經理人獎」期望能藉由表揚傑出專案管理經理人，提供專案經理人標竿學習典範。

報名時間：即日起至2013年10月1日(二)止

報名方式：http://www.itpm.org.tw/TOPM，採全面電子化報名

報名資格：全球華人持有中華民國、中華人民共和國、香港、澳門或新加坡護照皆可報名

選拔名額：十大傑出專案經理人至多選出10名為原則，另選出3名年度專案佳作獎，如未達標準者從缺

選拔辦法：http://www.itpm.org.tw/topm/2014_3thTOPM.pdf

歡迎洽詢索取紙本選拔手冊：

社團法人台灣國際專案管理師協會-十專獎委員會 07-588-8028 TOPM@itpm.org.tw 尤依婷專員

更多選拔資訊：http://www.itpm.org.tw/TOPM

社團法人台灣國際專案管理師協會-十專獎委員會 07-588-8028 TOPM@itpm.org.tw

一探究竟《五月天演唱會》的魅力

~第10期專案經理雜誌正式上架各大電子書城~

《五月天演唱會》的專案管理

一顆心噗通噗通的亂跳

一瞬間煩惱煩惱煩惱全忘掉

你，

是否曾經在那一瞬間毫無意識

脈搏，跟著節奏狂肆跳動

血液，跟著音浪奔放流動

十萬人，跟隨他們，

熱血青春盡興

享受音樂享受人生

甩掉地球，拋開一切

他們是誰？

五月天

8/1 各大電子書城，正式發行繁中PDF高解析版!!

Zinio、Hami電子書城、台灣大哥大myBook、遠傳e書城、KONO書城、iPubu書城及MagV

8/20 官網上架PPT版!! 各大電子書城同步發行簡中版!!

片頭影片搶先看：http://www.youtube.com/watch?v=-g1PNZan4Oo

~進入專案經理雜誌官網，即可馬上免費下載各期專案經理雜誌~

＜歡迎轉載與分享＞

專案經理雜誌官網：http://www.pm-mag.net

給專案經理雜誌FB一個讚：https://www.facebook.com/ProjManager

＜＜上一則 rogersnotes　　回 rogersnotes 主選單　　下一則 rogersnotes＞＞

rogersnotes 無償分享筆記, 歡迎分享給好朋友. 分享檔案著作權屬 rogersnotes®所有,
欲在公開場合使用rogersnotes® 著作請按此下載使用同意書.roger 連絡Email: PMSuccess@gmail.com
非常滿意　滿意　普通　不滿意　非常不滿意　
退訂或推薦您的朋友共享rogersnotes, 請由此進入