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營造工地安全衛生管理

作者：蘇志成,PMP

作者簡介：

學歷：逢甲大學土木工程系，聯和工商專校

工作經歷：

1.Lend Lease (Shanghai) Management & Construction Ltd.):北京康寧顯示器三期新建工程。

2. MBM  Metalworks  Hong  Kong  Ltd.： 新加坡(Marina Bay Sands) 香奈兒精品幕牆、上海路易斯威登室內玻璃樓梯、 高雄漢神百貨香奈兒精品幕牆。

3. Bovis  Lendlease  Pty.  Ltd.：台中康寧顯示器3~6期新建工程。

4. 互助營造股份有限公司：2009年世運會主場館。

5. Permasteelisa  Group  Pty.  Ltd.：高雄凱悅飯店、高雄統一夢時代。

6. 大陸工程股份有限公司：高鐵S295左營站及大陸工程敦化南路總部大樓。

7. Builders  Federal  H.K  Ltd.：高雄國巨三廠、台北金融中心、台北內湖華邦電子。

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專案管理應用於產學合作提案書之撰寫

一、前言

在成為PMP之前，撰寫過各種大大小小的提案書。從土法煉鋼、參閱範本，以至建立基本模式，歷經了不少次的失敗與錯愕的經驗。從失敗的經驗中，得知自己提案確有不足之處；在錯愕的經驗裡，有時真看不出企業客戶的標準或其真正的需求何在？然而，不管提案書提案是成功或失敗，總需自我檢討，從中記取教訓。逐漸地，開始釐清自己的思路，建立基本的模式。

 

自從接觸專案管理的洗禮，尤其在長宏輔導期間的一案通實作，對於撰寫專案提案書的思維更為清楚，邏輯架構的鋪陳更具層次感，工作整合上也比較能夠收到分工合作的效果，尤其「逐步完善」的專案規劃理念，讓提案書的撰寫更具成就感。以下針對撰寫產學合作提案書時，如何進行架構設計與章節展開部分，分享個人淺薄經驗。

 

二、企劃書之架構鋪陳

專案管理知識體（PMBOK）包含了五大流程與九大領域，在撰寫計畫案提案書時，五大流程通常當作思路的「骨架」，九大領域則為「血肉」；當這個骨架填入了血肉後，需成為一個可動的有機體，能按照執行步驟達成既定的目標，並產生預期的效果。

 

1.決定提案書的大小

產學合作案的提案書本文的大小視經費的多寡而定，可分大為小、中、大型計畫，頁數概以20、40、60頁作為基本基數。有關計畫提案書之頁數的多寡，以精簡為主，畢竟提案書中強調的是產學合作資訊，與一般論文提供相關資訊有所差別；一般論文強調承先啟後的邏輯性，計畫提案書之重點則在於計畫的執行策略、步驟、資源取得與配置、以及預期的成果。

 

2.「章節展開」則是提案書撰寫的另一個重要考量基礎

有些產學合作案，在公告的計畫書中已經把計畫書的格式定了規範，此類型的計畫提案書之章節，基本上就按照需求書上規範的章節寫作即可。不過，有些產學合作案，在需求內容上雖然有明確定義，但在計畫提案書如何展現上，並沒有做詳細的規範，在此情形下，就需靠專案管理的知識體來協助，設計出一份漂亮的提案書。

 

3.提案書的撰寫

有了頁數多寡與章節設定的基本架構後，接著就可以參照專案管理的五大流程與九大知識領域進行內容鋪陳的工作；但在提案書的內容主要偏重在專案管理的前二個流程:起始流程組與規劃流程組，其餘三個流程則偏重在內部管控。內部管控的作法類似人體的經絡系統，對將來計畫能否被有效地執行作具體說明，如能在提案書中有所著墨，這是在提案書審核時，對可行性評分方向的重點。

 

三、起始流程組的重點工作

1.發展專案章程，主要的工作包含：

(1)產學合作提案是否需要組織內部的授命？

(2)以學校為例，有些計畫提案需跨領域整合，二級單位雖有心想提案，但還是需要徵詢一級單位的授命，以利後續的資源整合。

(3)詳看計畫需求書，瞭解計畫的緣由與需求，以便勾勒執行此計畫的大架構。

 

2.辨識利害關係者，主要的工作包含：

(1)確認專案的利害關係者，如發起人、委託單位、配合相關工作的各處室、執行的專案團。。

(2)將來計畫執行時需動用到的內、外關係人，如：執行團隊或顧問。

(3)計畫委託單位的聯繫人與主管。

 

四、規劃流程組的重點工作

1.發展專案管理計畫書，主要的工作包含：

定義、準備、整合及協調產學合作的專案內容，產出計畫提案書。

 

2.蒐集需求、定義範疇、建立WBS，主要的工作包含：

(1)多方收集與企業合作的需求，詳細推敲計畫需求書中的需求以及執行範圍的規定，以便確認計畫之產出需求（包含產出內容與產出的方法規範）；若有不清楚，可直接與產學合作企業單位負責窗口聯繫。

(2)確認計畫內容，確認必需完成的產出後，即可開始定義專案應產出的所有交付標的。

(3)建立工作分解結構與說明書，這通常還包含執行單位本身的行政庶務之安排。

 

3.定義活動、排序活動、估算活動資源、估算活動期程、發展時程，主要的工作包含：

(1)建立計畫執行架構。

(2)按WBS展開執行工作的安排。

(3)繪製流程圖釐清執行的步驟。

(4)產出進度表或甘特圖。這部分最需要創意要素的投入，往往是提案爭取是否成功的重要關鍵點，也是計畫審核時對「創新性」評分的重點。企業單位希望合作計畫能夠被順利地完成，創意的作法最具有說服力。通常的作法是以預定執行的作業（活動）為主軸，採用excel表展開，以便掌握進度，並產出時程甘特圖。

 

4.估算成本、決定預算，主要工作包含：

(1)產學合作之經費使用都有明確的規範，計畫案經費之多寡，企業單位也都事先有預估過，不至於產生大利潤或大虧損的情形，經費之分配必須掌握「合理性」。

(2)提案單位的管控重點在於確定預算（此部分為執行的內控，在提案書中通常不必呈現）。計算方式可從各部門粗估之成本加上應變準備金，便可得知成本基準；把成本基準再加上管理準備金，就可以得出最後的預算。通常的作法是以經費預算表為主軸，使用excel表展開，配合工作進度的excel表，進行現金預算與管控。

 

5.規劃品質，主要工作包含：

依照產學合作企業所訂定的合作範圍、成本需求、時程要求、可能的機會與威脅等，來規劃產學合作企業可接受的績效標準，例如時程、成本、可靠度、準確性，作為未來進行品質管理時的參考依據。

 

6.發展人力資源計畫書，主要工作包含：

(1)製作產學合作計畫提案書的組織圖。

(2)定義產學合作期間人員的角色與責任。

(3)定義產學合作的組織人力管理計畫。

 

7.規劃溝通，主要工作包含：

規劃定義與企業雙方的溝通需求，包括定期會議的議程與格式，定期會議的時間與次數，定期報告的語文 (中文或英文)，以作為未來進行溝通管理時的參考依據。

 

五、執行流程組的主要工作

在提案書中，規劃流程組對於「專案計畫將如何被執行」已經有所交代，執行流程組的重點則在於強調「如何被有效地執行」，包含：

 

1.指導與管理專案執行，主要工作包含：

執行產學合作計畫提案書撰寫工作。

 

2.執行品質保證，主要工作包含：

確保產學合作計畫提案書完整正確，透過定期品質稽核，檢查計畫提案書各章節的連貫性與合理性，以符合產學合作企業的完整需求。

 

3.獲得專案團隊、發展專案團隊、管理專案團隊，主要工作包含：

(1)確定產學合作計畫提案書的工作團隊。

(2)針對工作團隊舉辦說明會，使工作團隊了解專案內容

(3)團隊成員知能培訓計畫，屬於「團隊發展」的內容，雖然PMBOK將此列為執行流程組，若計畫案有專業知能培訓的規定，在計畫的提案書中就需說明培訓的作法。

(4)管理工作團隊成員績效，同時解決相關議題。

 

4.發佈資訊、管理利害關係者期望，主要工作包含：

(1)建立資訊溝通管道，讓委辦單位瞭解將來計畫執行時，如何能夠發揮「既分工又能合作」，以及確保「按時程進行又能趨近目標。」

(2)定期回報委辦單位，使了解計畫提案書撰寫進度。

(3)符合委辦單位對計畫提案書的需求與期待。

 

六、監控流程組的主要工作

監控工作在PMBOK中定位為至高點的全程監控，在計畫提案書中需強調的為品質與流程管控作法，主要包含：

 

1.監視與控制專案工作，工作包含：

追蹤、審查與調整計畫提案書的撰寫的進度與目標，包括進度報告與預測等。

 

2.驗證範疇，工作包含：

確定產學合作企業可以接受交付標的(計畫提案書)的架構與內容，此為最重要的部份，需要不斷與合作企業討論與協調，以保證最後的提案書可以被接受。

 

3.執行品質管制，主要工作包含：

(1)內部管控，類似品質管理之管制圖的管制線，乃執行團隊自訂的管制標準

(2)外部管控，類似品質管理的規格線，乃配合委辦單位要求的管制標準

(3)檢核計畫提案書撰寫流程及交付標的(計畫提案書)之規範。

 

七、結束流程組的主要工作 

在提案書中說明如何結案似乎太早，但有兩件重要工作，在規劃時就要有所考量：

1.定義交付標的(計畫提案書)在結案時的呈現方式。在前述規劃流程組對於專案需求之交付標的（計畫提案書）已做過內容與檢核指標的定義，但，結案時要如何呈現？在規劃時就需有所考量，因為不同呈現作法會影響到預算分配與時程掌控。如計畫需求的工作項目為「招募50名志工，每人需完成20小時的服務。」這項工作項目在結案時如何展現其成果？根據委辦單位的檢核規範，包含：志工名冊、出勤簽到表。但，承辦單位的展現，除了上述兩個必要指標外，尚可以包含：志工工作日誌、活動相片、活動心得、意見調查、督導紀錄、意外事故處理紀錄等，並把50名志工的服務成果做成一項成果報告，製作成紙本、影音檔資料等。這些作法，不能視為工作上的「鍍金」行為，要當作「規格」與「管制」線的概念來處理，尤其在計畫案競標的過程上，更有其需要性。

 

2.經驗學習知識庫（Lessons Learned Knowledge Base）之連結或建立。大家普遍認知LLs在專案管理中扮演重要的角色，PMBOK把LLs列為結束流程的歸檔產出，但並不意味LLs的工作只存在結束流程，它的辨識、紀錄是在專案全程都需被執行的；在準備提案書時，就需先把如何將LLs文件化的作法先作定義，以便與組織流程資產的經驗學習知識庫相連結。

 

八、結語

能夠善用PMBOK寫出好的提案書，更能顯出專案管理師證照的價值，從過去提案書準備的工作經驗進行整理、修訂，也符合「逐步完善」的專案管理的精神。

 

作者：蔡緒浩,PMP

作者簡介：蔡緒浩，國立政治大學資訊管理所博士，目前在致理技術學院商務科技管理系擔任助理教授一職。在學校教授資訊管理、科技管理與專案管理等相關課程，期待未來在教學與研究的工作上，持續將專案管理知識領域進行探索與應用。

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