rogersnotes 20130425: 營建工程專案管理實務

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專案管理運用於火車檢修

未受過PMP的專業訓練之前，在工作時常會思考一件工作要完成，其中何人、何時、何地、何物、何事該如何有邏輯、步驟去連結來進行工作的程序；然而上過PMP課程後，才了解原來所謂的PMP是如何運用五大流程、九大知識有系統的完成任何專案，此PMP知識不僅適用於專案更能應用於任何的事物當然包含平常的工作。

起始流程(整合管理、溝通管理知識):以多台故障車要檢修為例，此時要判斷故障車的故障程度、檢修時間、維修人員、主管能接受結果、運用車輛時間、元件材料、檢修工具…，發展專案章程大致決定完成需幾輛故障車修復、完成時間，而辨識利害關係者這是與故障車檢修所有相關人員，大致有檢查員本身、主管、維修人員、排班運用人員、調車人員。

規劃流程(整合管理、範疇管理、時間管理、成本管理、品質管理、人資管理、溝通管理、風險管理、採購管理知識):整合管理為把其他的知識連結起來的知識；範疇管理為決定要完成故障車的維修程度，因某些因素造成不可維修或不必維修到完善的程度即可；時間管理為人、機、材到位時間，人員方面則為維修人員可能同時從事多項工作(保養、修繕其他車輛)，需評估到位、完成時間，機械設備方面則為檢修故障車需用到天車、起重機、電焊機、車輛放置軌道…可能有其他使用，材料方面則為故障元件有無現貨、庫存備用數量，是否還需進料；成本管理為估算所需人、機、材的費用來決定預算；品質管理為主要故障車的修護完善程度；人資管理為維修故障車所需人員技術層級、數量，例如電機問題須由電氣維修人員辦理不能由機械維修人員辦理，另完成故障檢修所有的人力、到位時間來判斷此項工作需要幾位；溝通管理為與所有的利害關係者彼此間相互溝通的方法跟管道，檢查員本人、主管、維修人員、排班運用人員、調車人員…等相互都有牽扯；風險管理為主要不能如期完成故障車相關因素，例如人力不足、無所需材料、設備故障…等，研擬不能如期完成時其他的備案；採購管理為完成故障車檢修所需的人、機、材採購，例如內部技術人員專業知識不足需外包人力，所需特殊設備、材料須經由法定的採購流程。

執行流程(整合管理、品質管理、人資管理、溝通管理、採購管理知識):主要執行規劃階段所有的計畫。

監控流程(整合管理、範疇管理、時間管理、成本管理、品質管理、溝通管理、風險管理、採購管理知識):規劃跟執行階段息息相關，監控階段主要工作是觀察與控制執行階段，執行過程當中發現有和規劃基準不一樣時，須經由監控流程整合變更控制來決定是否更改完成目標跟時間，不能更改時要採取何種備案。

結束流程(整合管理、採購管理知識):此時故障車已完成大部分檢修，檢視跟起始流程所訂的目標差異多少，完成與未完成車輛數量及故障部分，另把執行故障車檢修專案所有相關的資料及文件轉化成公司的組織流程資產，以作為後續檢查員檢修參考之用為公司節省相關費用、提高維修品質及縮短檢修時間。

PMP課程使我在工作上面更有效率同時又能降低所需的人力、物力及設備成本，期許這一套系統能影響周遭所有人使他們也在工作上面更順手，帶給公司更多的收益、員工能有多餘的時間動腦思考技術的精進跟研發。

作者：賴志洲,PMP

作者簡介：賴志洲，民國98年10月26日起服務於台灣鐵路管理局七堵機務段現場檢修單位，職務:檢查員，主要工作內容從事於動力機車頭維修，推拉式機車(自強號)、電力機車(莒光號)…等，運轉班(三班制)線上故障車應急處裡指導、入庫車檢修保養。民國101年12月24日~民國102年5月24日於台鐵員工訓練中心司機員班受訓，結業後擔任火車駕駛職務。

專案管理在班級經營的應用

回想PMP考試當天,怕撐不過漫長的四小時,不敢靠咖啡提神,只好買瓶雞精.四個小時集中精神的緊張,動都不敢亂動,等你按下結束那一霎那…一切空白,當它出現” congratulation “ ,一切都還在夢幻中,但它真的發生了!! 幾個月的煎熬,終於通過了.雖然大家沒有在簽訂約定的時間內,完成考試,但也在不遠的日期內整組all pass!!

從開始的無所適從,經由老師認真教學,教練的積極輔導,及共好的患難相助,一切都在逐步完善的掌控中.

專案管理可以應用的範圍很廣,可以小到數人的小公司,小團體,也可大到集結不同團隊,不同國家成員互相協調而完成的大型專案,這都是專案管理師可以發揮管理長才之處.

我喜歡班級經營,當你接到一個新班級,以前總是就自己的經驗,開始一連串的考驗.事情還是會在你慌亂中解決掉,下次遇到類似問題時,又是同樣的輪迴.事實上一個班級經營可以像一個大型專案,如何讓它循序漸進達到你的理想目標,這其中當然就看你的規劃是否完善,湧浪規劃法是個可以應用的規劃方式先就近程目標作詳細規劃,其餘訂出初步藍圖,再逐步完善.

你亦可以就在某一時間區段內應完成的交付標的(特定主題)當作一個專案來進行,一個一個完成它,避免最終無法結案.你也可以將學校長官(例如學務長)當作班級經營的專案發起人,由各系主任分派不同老師擔任各班班導師(專案成員) ,經過詳細規劃,分別去完成學校交辦的事.

在你的班級(專案)裡首先辨識所有相關的利害關係者.開始構思這些利害關係人的需求是甚麼?需達成哪些交付標的?由哪些同學負責完成?如何規劃專案的進行,使其能逐步完善,順利在規劃的時程表內完成結案.

既是班級經營 “人”當然是最難掌控的,所以如何從同學裡選出你的專案團隊(股長),再由各各個股長找到自己的團隊成員,如何做好他們的責任分配,如何發展專案團隊,如何管理專案團隊,讓你的團隊能夠達到專案品質的要求,順利完成團隊成員所規劃的每一個工作包及活動是非常重要.

你可以利用分組團隊的建立、訂出每個團隊應遵守的基本規則、讓各組的獨立行動及團體的合作運轉來凝聚各組成員間的的團隊默契,如此,當你的團隊成員默契越好,你想完成的活動更能順利.當團隊成員間發生任何的衝突,可以讓他們先行協調解決,學習如何與人相處之道,你只要從旁觀察,只是當衝突提升,則要適時化解避免擴大.

最後組織流程資產更新是非常重要,常常認為事小而不為,往往就是拖延的關鍵點,因你的疏忽做了很多重複不必要的工作,反而延遲了專案完成的時效.做好Lessons learned.可以讓自己很快找到曾經有過的經驗學習,也可以將班級經營的更加完善了.

作者：游慧美,PMP

作者簡介：游慧美 , 嘉南藥理科技大學藥學系助理教授,教授藥物分析(含實驗),課程內應用到品質管制,於民國102年1月25日正式成為PMP,發現在專案管理課程內有許多可以應用的地方,期許未來在課程內加入更多的運用元素.

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