rogersnotes 20130221: 專案管理整合流程於學校新春團拜時的應用

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專案管理整合流程於學校新春團拜時的應用

一、前言

總務處業務繁雜而瑣碎，舉凡財產保管維修、環境清潔維護、校門門禁、協助儀器設備之採購、出納付款…等，除採購業務每次的物品都不同，較符合專案定義的產品獨特性以外，其餘大部分的業務多為例行性事項，稱不上是專案。但也有一些完全符合專案特質的業務，例如新建教學大樓或宿舍、購置土地擴充校園、教育部評鑑或視導業務的配套規畫安排、以及所有教職員工期待的一年一度的新春團拜暨摸彩…等，都是典型的專案，以下就本校新春團拜暨摸彩進行實務分享。

二、起始流程組的應用

本校一年一度的新春團拜暨摸彩都年後開學前舉行，互相拜年後進行摸彩，獎項又多又實在，有數萬元的禮券、液晶電視、電冰箱、平板電腦、腳踏車…等，最低獎項都還有一千元的禮券，所以才說是每年所有教職員工最期待的一項活動。

在整合流程組中的起始、規劃、執行、監控和結束，在本專案中皆有不同程度的運用。在起始流程組中的發展專案章程裡，除專案目的和目標定義外，本處還須和專案發起人校長討論團拜日期、參加人員(一般是所有教職員工，但補助計畫的短期專案助理群是否得以參加，仍需由發起人決定之)，大約在何時須有何種準備的里程碑時程摘要、預算金額、以及若團拜地點停電該如何處置的高層次風險，當然總務長就是責無旁貸的專案經理。

而利害關係人除校長外，還有董事長、董事的需求也需考慮，另外，是否有董事長或校長需邀請的特定貴賓接送需求…等，都是辨識利害關係者流程中所需注意的。就本校而言，新春團拜的經費編列在人事室，由人事室提簽呈獲准後，後續業務再由總務處接手，所以人事室是功能部門，但也是利害關係人之一，因為提簽呈的時間會影響後續總務處規劃及執行的時間寬容與否，總務處須盡早協調功能部門經理，以爭取交寬裕的專案期程。

三、規劃流程組的應用

規劃流程中，除蒐集主要利害關係者需求外，參與人員的需求也須留意，像是禮品的金額不宜過低，不宜已經普及到家戶戶都有了，大型家電如何協助運送…等，都必須在規劃時考慮。成本估算雖已由功能部門提簽並核准，但如何將預算成本花在刀口上，購買大碗又令7百餘教職員工人人都滿意的禮品，則是一項絞盡腦汁的流程，禮券最實用，但總要有些大型家電撐起禮品眾多，會讓人歡呼的場面，但家電金額通常比較高，在有限的成本預算下，如何規劃禮券與家電或高金額禮品的比例，是有一定挑戰性的。

此外，排序活動、估算活動資源(有部分禮品是廠商對學校的捐贈)、估算禮品採購的期程等彙整成的發展時程，如何通知所有參與者團拜日期的規劃溝通和禮品如何購買的規劃採購，以及找一個能帶動熱鬧場面的主持人、進場流程安排…等流程，也都必須在此流程組裡進行規劃。

在團拜的專案裡不會有太大的風險，頂多就是停電或麥克風故障、冷氣不涼等已知風險，當然也可能有未知的風險，則以權變措施及經驗法則來面對並克服之。

四、執行流程組的應用

在專案裡，若有完整的規劃，執行階段就會比較輕鬆。在執行流程組裡，專案團隊的獲得、發展、及管理，是運用比較明顯的子流程，團拜當下需要有人力負責參與者的報到、摸彩簽的發放與登錄、重要利害關係者的座位安排、由那些貴賓負責抽大獎項，都是執行當下的重要活動。

而執行採購流程是透過採購程序將摸彩禮品購置並包裝成團拜當天的獎項，雖是事先就執行完畢的，但也是執行流程組的重要活動。

五、監控流程組的應用

新春團拜暨摸彩不是大專案，所以監控流程的運用不多，但是控制範疇、控制時程、制制成本、適時報告績效、監控風險、管理採購及必要時的執行整合變更控制流程，還是需要運用的。

範時成的控制不必多言，它們是專案的核心流程，讓發起人或重要利害關係者了解進度，若有調整變更的需要，除了專案經理的權限外，重大的變更則須向發起人報告並尋求其審批，並須在短時間內作出適當的變更。比如說大獎抽出後，得獎人並不在現場，當下董事長就必須斟酌現場參與者的意見後作出重抽的決定，或若得獎者因公出差，則將其獎品保留，以為慰勞。

六、結束流程的應用

團拜暨摸彩從執行到結束是很快的，本專案結束的定義是當所有事先準備的禮品都已物有所屬，教職員工離席後，專案人員則開始進行會場復原、蒐集整個專案進行下來的紀錄並作Lessons Learned、隨後則釋出資源並讓專案人員歸建，最後並進行組織流程資產的更新。

七、結語

上述實務分享雖與專案管理聖經PMBOK所述有些不同，也有些流程受限於篇幅限制，所述較為籠統，但畢竟是實務上成功順暢的經驗，也符合了專案獨特性及逐步完善的精神，期待可以藉由這樣的分享，拋磚引玉，激盪出更多人可以飲用的專案實務。

作者：謝振裕,PMP

作者簡介：謝振裕，台南師專副學士，美國蒙大拿州立大學(Montana State University-Bozeman)教育行政博士，目前擔任嘉南藥理科技大學社會工作系助理教授兼任總務長一職。曾擔任多個縣市政府教育類及社會福利類諮詢審查委員，以及內政部和教育部之相關審查評鑑委員。專長於行政領導、社區發展與工作、志願服務、非營利組織經營管理。

專案管理於大學部專題研究課程教授之應用

一、前言

在大專院校中，許多科系在設計課程時會安排專題製作或專題研究這類的課程，其目的是為了讓學生能夠有機會將課堂上老師或課本中闡述的專業知識，藉由實做來整合和具體實現，進而獲得更好的學習效果。

以目前本人所服務的單位，專題研究就是大學部四技和二技學生的必修科目，在老師的指導下，學生3-6人一組，利用一個學年的時間，選定一個與資訊管理相關的主題去做深入的探索與研究。然而，專題研究這樣的課程對許多學生來說是一個滿大的挑戰且具有風險，例如：學生必須將不同課程的許多片段或一知半解的專業知識加以整合並融會貫通，而且還要想辦法實踐。

此外，小組成員間還必須要能夠有效地分工合作，同心協力地完成每個環節與階段，最後在有限的時間內完成專題。這門課程每年都會有少數的組別無法順利完成，甚至有些學生會因為這門課而延畢。如果從另一個角度來看，專題研究課程其實可以視為專案管理的實務課程，而老師可以利用專案管理的精神與方法來指導學生逐步完成專題。以下將以本人利用專案管理應用於大學生專題研究課程為例與之分享。

二、專題起始階段

專題研究的主題可以由老師指定，或者由老師和學生共同討論後決定，然後老師扮演專案發起人的角色。由於本課程希望學生可以用小組團隊合作的模式一起努力完成專題，學生須自行分組，每組3-6團隊成員，成員間相互推派一位組長擔任Project Manager (PM)，之後召開專題啟動會議。由於學生的專題主題的專業知識可能尚未完備，老師也須扮演專家的角色，提供學生的諮詢並協助他們做相關的專業判斷。此外，老師可以在專案啟動之前教授學生專案管理的基礎知識，以便讓學生可以對專案管理的精神與知識將融入整個專題研究能夠有充分的理解與認同。

在決定專題研究的方向後，老師還需要協助學生針對主題去思考研究的動機、目的以及研究問題，從抽象的想法具體化並付諸文字予以記錄，成為發展專案章程的投入之一。此外，系上的專題研究實施辦法與規範、期中期末的專題驗收時間與方式等相關的工作條款，也要與團隊成員說明與溝通，並成為發展專案章程的投入。

三、專題規劃階段

1.蒐集需求、定義範疇、建立Work Breakdown Structure (WBS)

在蒐集需求時，除了專家的建議之外，團隊可以藉由問卷或訪談等方法，針對研究主題所設定的研究目標族群做初步的需求調查，若以學生專題「華語文學習數位教材製作」做為例子，團隊可以向專家(老師)諮詢，也可向正在學習華語的外國人，就他們學習華語的經驗，初步的去蒐集相關的需求。定義範疇時，可以利用研究問題的設計，來收斂專題的範疇，至於備選方案也應該在這個階段一併辨識與討論。在工作分解結構(WBS)方面，由於團隊成員都還是在學學生，他們會非常需要老師的協助來完成WBS，老師也可以藉由類似的專題做為案例協助學生完成WBS。而老師也應利用這個階段一併說明工作分解結構說明表(WBS Dictionary)的格式與應用方式。

2.時間管理

專題是需要在規定的時間內完成的，只有一學年的時間，沒有在期限內完成學生就會被當掉，所以在時間規劃上是需要小心謹慎的。此時可以教導學生應用資訊科技工具，例如：Microsoft Project 2010這類的軟體，來協助時間的規劃與管理。然而，個人認為時間的規劃對學生來說並不難，真正困難的是實際的管理與執行，這個也經常成為專題成功與否的關鍵因素之一，畢竟不是所有的團隊成員都會全心投入在專題這件事情上，老師的督促與PM的領導能力在這裡反而扮演著重要的角色。

3.風險管理

從學生開始專題研究一直到專題結束，整個過程中其實充滿了風險，例如：學生本身的基礎知識與能力尚未完備、作品品質可能無法達到要求、團隊成員間可能發生嚴重衝突無法合作等，然而，藉由風險管理的流程卻可以讓學生辨識這些風險因素的存在並做好相關的分析工作，以及規劃相關的風險回應措施。本人認為在老師的引導與協助下，風險管理這流程對學生多面向的思考、問題的解決等方面的訓練與成長會是有幫助的。

四、專題執行與控制階段

1.執行專題實作

本系此課程設計包含學生須應用在課堂學到的資訊科技知識去產出作品(交付標的)，例如：一套包含六個單元的線上華語文學習數位教材，因此，學生就可利用在課堂學到的數位學習教材製作的流程-ADDIE(Analysis, Design, Development, Implementation, Evaluation)，並應用Power Cam 或 Stream Author 軟體來製作數位教材，最後上傳到網路上以便讓學習華語的外國人使用。

專題的執行包含每週定期的專案會議，PM須彙整資料並回報已完成的進度，以及遇到的問題和可能的解決方案，雖然在資訊技術的部份因為學生有課堂的訓練已稍具基礎，但過程中仍難免會發生問題，本人通常還是會給PM與團隊成員時間，讓他們先自己想辦法解決，並提供適當的提示，除非問題真的已經導致專題進度的嚴重落後，或問題的困難度已經遠超過學生能力，本人才會站在專家的角度增加介入的程度以協助問題解決。

2.驗證範疇

為了能協助學生逐步完善並準時完成專題，在課程設計上已經安排了兩階段的驗收：第一階段的驗收在專題第一學期期末，學生須完成專題管理計畫書，並且參加第一階段專題口試，驗收項目包括專題研究主題的訂定、研究動機和目的、研究架構、研究方法、研究設計、以及文獻回顧工作。若發現未品質達允收標準，會要求改善。第二階段的驗收在第二學期的期末，學生須完成專題成果報告書和專題成果海報、參加專題口試，並以專題作品參加系上舉辦之專題成果展，若品質未達允收標準，將退回交付標的要求改善直到達到標準為止。

3.使用者的意見回饋

軟體的成功與否，很多時候不是軟體工程師或公司老闆自己說了算，是否符合使用者的需求、以及使用後的意見，反而經常是軟體未來要升級或後續改善的重要依據，但這又會涉及到範疇的變更，甚至影響到能否準時結案，因此，這部分將視各專題小組的實際執行情況，來決定是否實施。例如：某一組專題學生很順利的完成初步作品，但距離結案期限的時間還很充裕，且學生有能力處理可能發生的變更，老師會在初步完成專題作品後，加入調查使用者的意見回饋，並以之作為後續的作品改善依據，進而提升學生的實作能力。

五、專案結案與成果轉移

當專題小組完成口試，並且將各項交付標的依發起人(老師)之要求，確實改善達到允收標準後，即可進行結案程序，並提交專題成果報告書與作品光碟的最終版給專題發起人簽收，並交到系辦公室後即完成結案作業，也就完成專題研究這課程的訓練與學習。

六、結論

專題研究這門課程，學生可以在專業知識獲得整合與實作的機會，可以讓抽象的學問變成很真實很具體，對於專業能力的提升會有實質的助益。若依這門課的性質來看，也非常適合當作專案管理的實作課程，而且學生可以親身體會如何利用專案管理的方法，可以很科學、很有效率、很有效果地將複雜的專案，一步一步地逐步完成，對於日後若要應用在日常生活或工作之中，都會很有幫助。

作者：湯方凱,PMP

作者簡介：作者湯方凱，英國伯明翰大學資訊教育博士，目前任教於高苑科技大學資訊管理系，在學校教授數位教材設計、知識管理、市場調查、專題研究等課程，於2012年10月19日成為PMP，目前也擁有Microsoft Certified Technology Specialist (MCTS): Microsoft Office Project 2007...等15張證照。未來將積極應用專案管理之觀念與方法於相關課程之教學與研究。

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