rogersnotes 20130124: 以微軟產品SPS，作為「溝通管理」的經驗分享

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以微軟產品SPS，作為「溝通管理」的經驗分享

專案經理花 80% 時間在（與利害關係人互動）溝通。既然溝通占了專案經理工作絕大部份，那如何將專案的動態資訊讓所有人得知呢？就是進行專案管理時重要工作，有什麼方法能夠以系統化進行訊息的發佈與管理，以建立良好的溝通管道並達到後續追蹤的效果，以下是我們以SharePoint Portal Server（SPS）2010運用在專案的溝通管理的解決方法。

首先要介紹，SharePoint Portal Server 2010是一套可以運用在專案管理的微軟產品，此軟體可同時支援多項專案的管理，且在每項專案之中都能追蹤進度、指派工作、會議安排、專案變動通知、及專案文件上傳等，因此可記錄專案重要資料與進程。簡單的說，此軟體產品會提供專案工作清單，以協助專案經理追蹤完成專案所需的工作，這專案工作清單不需要另外開發程式，它是簡單快速的資訊發佈工具。

專案虛擬團隊的成員分散各地，SharePoint Portal Server 2010可開放專案成員透過網際網路連結到該平台，且是為專案成員所屬權限的專案網站。該專案相關工作資訊和追蹤協調事項，各個專案成員利用這個平台專案網站為橋樑，以達到充分討論溝通。進而，使公司管理階層可立即了解專案狀態，提昇利害關係人更加了解最新專案全貌及全面性落實專案成效目標化。這平台，除了給專案成員增加一個溝通管道之外，亦使專案經理輕易地發佈資訊，更讓利害關係人隨時掌握專案資訊。

視覺化的甘特圖（Gantt Chart），目前被廣泛地應用於專案管理中，並可用來監視小組工作進度。SharePoint Portal Server 2010專案工作清單就有這類型的功能內容，簡易且快速地，表現出專案任務間流程、進度與任務分派狀況。

專案經理可利用新增任務至專案工作清單的方式，將專案需要執行的任務送交每個成員，內容除了可詳述任務的需求外，還可以上傳檔案等文件加強完整性，並且可指定任務的負責人、設定應完成日期、急迫程度以及設定完成進度，一項任務完成後，可繼續將負責人指向下一個要負責的成員，每項更新的訊息、動作都會被詳實記錄，並且寄發 Email 通知相關利害關係人。

透過以上的專案工作清單與甘特圖，專案成員間工作分派與進度是透明公開的，利害關係人也隨時可獲得專案全貌與所有工作進度。SharePoint Portal Server 2010因此達到發佈資訊的工作，專案經理還可從成員的工作記錄與回覆內容，而作為報告系統。

在上完 PMP 的課程之後，我發現可以推薦企業組織內的專案管理者，若能有效善加利用SharePoint，其實可以滿足專案管理在訊息發佈上的需求，做到所謂的專案Share（分享）Point（要訊）。如果專案因逐步完善，而擴大到專案工作清單的功能無法應付時，可考慮使用功能更強的專案管理工具，例如Project 2010，是管理專案相關之工作、人員、設備、材料及成本而設計，SharePoint也預留與Project的整合。

希望以上的說明分享，可以給其他專案管理者的參考，讓專案更順利進行，專案團隊發揮最大效能。

作者：陳彥宇,PMP

作者簡介：陳彥宇，於沃克威資訊股份有限公司擔任專案經理，負責客戶的應用系統規劃，以及專案的執行與監督。公司專精於Microsoft Solution，以提供企業客戶最佳解決方案，技術有.NET專案或SharePoint Service，且具多年的實務經驗，並重視品質與服務。

專案起始與規劃階段在功能式組織中的運作經驗分享

筆者所任職的部門，屬跨部門的製造管理單位。主要是針對各製造現場進行問題改善或生產效率提昇等任務，在公司的組織架構上屬於專案辦公室，但實際上部門能夠掌控的資源與權限，卻如同在功能式組織中。

[道者，令民于上同意，可與之死，可與之生，而不危也。]　孫子兵法．始計篇

PMP的概念認為：無論大小專案，都應該取得發起人的正式授權並以專案章程作為依據。而許多時候常因時間急迫或發起人的認知不足，而忽略了這重要的動作。一般小規模的專案或許還可以勉強完成，但若遇到大型專案時往往讓專案經理在資源調集上捉襟見肘。

所以專案章程的正式布達是有其必要性的，為了達成這個目的，專案章程不應局限於固定的形式。任何記載了高階需求、限制條件、專案負責人等資訊並由發起人正式書面承認後、於公開場合中被正式布達的資料都可以視為專案章程。

以筆者經驗為例，最常使用的專案章程其實就是會議記錄。在正式會議中，當高層提到某個重要的目標需要被達成時，筆者會趁機進一步的詢問具體的目標、時間、預算與負責單位等應該被包含在專案章程中的資訊。會後再將這些內容整理成正式的會議記錄呈送高層簽核，再將此內容轉發給相關部門作為正式的布達。這樣的一份會議記錄除了包含了專案章程所需的內容之外，又可以在不知不覺中讓高層主管完成布達的動作。讓後面接手進行規劃的專案經理可以此作為授權依據。避免專案在規劃階段應無法取得相關資源或協助，導致訂定出的專案計畫不被相關部門 Buy in或遭強烈反對而使專案胎死腹中。

「勝兵先勝而後求戰，敗兵先戰而後求勝。善用兵者，修道而保法，故能為勝敗之政。」　孫子兵法．軍形篇

預防是專案管理中一個很重要的精神，於專案規劃階段時就辨識出風險或品質的問題，其對應的成本會遠遠小於專案執行時的對應成本。因此專案經理應特別注重規劃階段的流程。

一般台灣企業的老闆個性比較務實，抱持著「先求有、再求好」的精神來要求專案經理儘快開始執行專案。往往專案團隊花了許多時間做出一份精準且考慮周詳的管理計畫後，卻被高層認為浪費時間。

另外一種極端是日式企業，製作對客戶的提案資料時，日本主管常常要求部屬把客戶可能提出的問題全部列出，並且附上我們應如何對應的規劃。等完成了這樣的對應清單後，他會覺得似乎還有不足之處，請你再將客戶聽到我們的回應後，可能再提出的進一步問題也列出回應內容。就像病毒一樣以等比級數繁殖出數量龐大的假設應答策略。

專案經理在管理專案時，會花80%以上的時間在溝通。所以當專案經理取得正式授權並瞭解目標後，應將全部的精神放在利害關係者管理與溝通上。或許有人會問：不是應該發展專案管理計劃書嗎？是的，但計劃書的內容應該是由整個專案團隊製作內容，由專案經理確認並轉交給發起人簽核。

因此筆者認為在規劃階段時，專案經理真正的工作應該是「持續且積極的透過溝通，來與利害關係人（發起人、客戶、專案團隊…）確認管理計畫的詳細程度是合理且可接受的。」換句話說就是讓所有人對這份管理計劃書Buy in。再厲害的軍隊與戰略計畫，若不受皇帝的重用也毫無用武之地；管理計劃書亦同。

作者：陳以軒,PMP

作者簡介：國立高雄師範大學畢業後本無意為師，故進入職場多年。自2012年考上PMP後，為了在公司內推廣專案管理的精神，重新拾起光筆，積極於公司內部開辦各種PMP講座。現任職於台灣松下電器，負責製造部門相關的各種專案，專長為系統整合與資訊解決方案提供。期望借助日式文化的嚴謹與美式文化的管理風格，來完善華人世界的專案管理文化。

第七期專案經理雜誌 大人物的攝影展

正式上架，歡迎轉分享!!

33個最熱血時尚創意人X 39 位最炙熱跨界大人物。集愛共構，台灣史上最大青少年造夢計畫！2011年「大人物慈善攝影展」，短短不到一個月的展期，卻創下國內多項紀錄，他們是如何辦到的？文化創意產業的專案與一般專案的管理又有何不同？本期《專案管理雜誌》採訪封面故事的主題是「大人物攝影展」，將深入訪問發起人藝術總監陳孫華、攝影統籌總監蘇益良、影像後製王志雄、蔡維杰，以及主辦單位富邦文教基金會，從各種不同角度來看這個與眾不同的專案......

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創新與專案管理

從如何創建企業專案管理環境的介紹，到敏捷專案管理方法在創新型專案的應用，

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2012年長宏志業期末報告

2012年長宏志業期末報告

過去七年小人物的志業改寫台灣競爭力。第三階段長宏志業：

『三年內無償培育1000位高階PMP，提升台灣國際競爭力。』

大學教席及上校各200位；國家技師及公務主管各300位。

小人物在過去七年的志業裡，成功培育全國過半數的PMP，

將台灣PMP人數推至全世界第八名。其中341位高度影響力PMP，

包含：

169位的大學教席、22位的上校軍官、126位的國家技師及24位的公務主管。

大學教席：李天軼．李錦雄．洪明全．袁劍雲．許光華．張春生．

169位　　張裕閔．魏俊卿．蕭景楷．刁建成．朱艷芳．李得元..等

上校軍官：何選予．李宏春．吳國安．洪文強．陳宗禔．黃永煦．

22位　　　黃禮賢．游志仁．楊尚青．楊健文．張秉純．劉保祥..等

國家技師：王獻堂．朱國權．官明郎．邱治國．邱麗梅．吳滄榮．

126位　　黃燕昌．黃義典．陳勝恭．郭志賢．張峰睿．張智強..等

公務主管：尹慧珍．柳東儀．林智偉．陳雪莉．陳孟莉．陳均宏．

24位　　陳錫安．陳應芬．郭仲祥．梁瑞聰．許元皇．楊建基..等

(以上姓名依筆畫順序排列)

並成功培育台灣百大企業的菁英PMP，包含：

台積電442位、中華電信299位、鴻海集團161位

日月光集團119位、台灣NEC 84位、中鋼集團69位

鼎新電腦68位、富邦集團60位...等

長宏公司為台灣競爭力立下新里程碑，將PMP能量轉化為國際競爭力，提供

免費培訓名額，義務培訓以下高階菁英：

1.大學助理教授以上教席

2.國家技師(含台灣師級執照：醫師、律師、會計師)

3.公務主管(薦任七職等(含)以上)

4.現任上校(含)以上軍官

申請網址：http://goo.gl/hHfZh

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