rogersnotes 20121101: 如果時光倒流，該時能應用專案管理知識，會做得更好

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如果時光倒流，該時能應用專案管理知識，會做得更好

直到最近，才真正的有系統的學習專案管理。幾年前，有兼任行政工作，該時有個重大的任務，便是圖書館的搬遷。當我接下這個任務時，新圖書館才剛完成主體工程內部尚未裝潢；書架及書桌擺設尚未規劃；幾萬本的圖書因舊館容納不下，分放在其他各地；校方要求的新館開幕時限緊迫。後來，因全體館員的努力與全校師生的支持，任務順利完成。

不過，現回想起來，當時在執行這項任務時，多少有用一些管理的知識與手法，不過那時對專案管理不瞭解，也不知道所使用的手法其實是屬於專案管理的知識領域，現在因受過長宏系統的教導，對專案管理的內涵有一定的認識，若當時就具備專案管理的知識，將之運用於任務上，或許能有更好的成效。以下便就一些省思，提供各位讀者參考。

一、領導與專案團隊的建立

當時，自己很負責的帶領團隊，但實質是管理而非領導。我沒有建立一種願景，沒有引導隊員對遷館抱持期待與希望，部份隊員們可能只將遷館工作視為一個「差事」，而非一個挑戰自己的任務，因此交辦的任務大抵可以完成，但或許可以在品質上做得更好。此外，因為有新進隊員，團隊成員人數史上最高，意見分歧，衝突的發生也就難免。專案管理對於團隊建立活動相當重視，所使用的溝通方法，人際關係技能，衝突解決方法等我當時懂得不多，只是一味的熱心主動介入，嘗試溝通化解，但忽略對人性的探索，應用組織理論中提及的原理，因此雖然投入甚多但成效有限。學了專案管理的人力資源管理，方才知曉其中道理。

二、工作時程安排

我當時略知有Project 軟體可供使用，便告知隊員可以藉其安排時程。但是，實際上發現，雖然當時盡可能的想按照表定的計畫時程去走，總是會延遲或者發現問題。現在學了專案管理方知，在定時程之前，應先確定工作範疇，也就是應該把整個任務分解成WBS（工作分解結構），拆解時要注意周延，也就是當我們把WBS的交付標的做完後，整個專案該做的應該也就要不多不少的完成。可惜當時我沒督導隊員做工作分解，或許分解得不甚正確，所以導致後續的時程安排也便做得不盡完善。

再者，做時間排程時，我也不懂要先考慮各子項工作或活動也要考量所需使用的資源（如人力、搬遷工具種類及數量），所以導致雖然時程安排了，但是因為資源沒有精算，因此造成執行時進度受到資源不足的延誤。Project 軟體是一個排程工具，但千萬不可認為使用他就是在做專案管理。

三、掌握關鍵利害關係人的需求

新館規劃過程，我徵詢隊員的意見，希望能以大家的共識，規劃出令人滿意的內裝（如設備的樣式，顏色，擺放位置等），我的確有注意到所謂利害關係人的想法及需求。但是，我其實應該還要多注意到其他的利害關係人，而且這些利害關係人才是「關鍵」的（譬如說：圖書館專家，一級主管，校長，甚至董事長）。

他們雖然因為有其他要事，無法隨時關注此專案任務，可是我應該要主動先行瞭解他們對館內配置規劃的想法，因為整個隊員所產生的共識，我們團隊很滿意，但是關鍵利害關係人的審美觀或許與我們的不同，若有嚴重抵觸他們的看法，結果就是必須重新更換，若外包廠商已經進行製造甚至出貨，後果想像便可得知。

四、績效的發佈與溝通

我當時因為忙於專案的監控與推動，不知道專案管理中的溝通管理領域的精髓與內涵。事實上，溝通管理不是字面上所認知的「人與人的溝通」，它的內涵事實上資訊，績效的發佈，滿足利害關係人對資訊的需求，進而讓利害關係人能對專案抱持正面支持的態度。我當時，甚少主動報告專案進度與績效，通常是長官問我，我才告知，也僅是口頭，並無整理較正式的文件；同時也沒探索長官對資訊的需求（何時需要，需要什麼）故在專案的溝通管理上做得不好。因此，或許演變成你有費心努力，但長官沒感覺你有付出及有拿出績效的可惜。

以上四點，是我經過長宏專案管理課程洗禮後，回顧五六年的往事，所做的省思。在反省上述的當兒，自己也有了成長。

作者：徐堯,PMP

作者簡介：作者畢業於台灣大學工程科學與海洋工程學系博士班，曾任職於工業技術研究院材料所，國科會科資中心政策研究組，現職開南大學企業與創業管理學系副教授。研究領域為可靠度工程與管理，品質工程與管理，及數量化分析。未來希望能以專案管理的知識與方法，運用於個人身上，提升人生品質。

以專案管理角度回顧教學卓越計劃之執行

一、前言

為了解決學生「畢業即失業」的問題，教育部朝兩個方向來努力。首先，積極鼓勵學校加強實務課程，輔導學生實習，以達到畢業即就業的教育目標。另外，也在各校廣開創新創業課程，嘗試輔導學生思考是否可能「畢業即創業」。在這樣的背景之下，本人承辦了本校創新創業學程建置計劃，要在一年的時間完成師資培育、課程研發與安排與創業實務競賽等多個任務。底下簡單由專案管理的五個流程來回顧此專案。

二、專案起始

本計劃是學校整體教學卓越計畫中，一個分項的小計畫。專案的發起是由原本校企管系主任所擬，主要目標、重要里程碑與交付標的都已經定義明確。在與蘇主任及其他利害關係人討論過後，決議將學程的主軸擺在微型創業的部份。這是操作上較為可行，對於學生而言，也比較有實質的意義。

三、規劃階段

教育部之計劃通常草擬的時間不長，通過之後，修正的空間也不高。許多交付標的在草擬計畫之時，可能思考的不夠週延，受限於修正時非常繁瑣，因此，常發生實際執行與計劃內容有所差異。事實上，專案計畫本來就是一個逐步完善的過程，修正計劃是應該也是負責的作法。

本案執行之初，本校雖然尚無創業學程，但已經有許多老師開設相關的課程，可以做為本計劃的主要教學資源。另外，因為經驗不足，也思考應該引進外部資源。因此，主動尋求與TIC100競賽合作，將Tic 100原本就有的輔導機制，順利導入學校的創業輔導系統中。事後證明，這些內外部資源是本專案能夠成功的最重要因素。

啟示：好好盤點一下可用的資源（組織資產），常會有意外驚喜。

四、執行階段

本專案之執行主要由本人負責統籌安排，下轄兩位兼任學生助理，負責行政事宜及活動推廣文宣等。相關單位還包含本校行政體系、其他科系相關老師、Tic100體系之輔導顧問。政府部會的計畫審核通過後，通常以經費執行情形視為進度管控的重要指標。因此，很訝異地發現當我完成了計劃所有交付標的之後，經費竟然只執行約六成，為了將經費全部執行完畢，最後還必須追加好幾場活動與演講，算是當初始料未及的變數。

從結構來看，本案之執行可區分為內部與外部。Tic 100部份除了參與競賽、參與師資培訓、延聘創業輔導顧問之外，無須花費太大心力。內部執行則常發現活動執行與學校即有行政體系未能有效整合。許多行政人員視教學卓越計劃為個人業務之外，額外增加的工作量。

啟示：弱矩陣組織中，私人情誼往往可以收到巨大成效。

五、監控階段

在完成PMP課程後，發現本案在監控執行上較為鬆散，除了計劃原訂之查核點及教育部訪視之外，並未針對每個工作項目定期做檢核。本計劃每個月必須填寫執行月報，主要陳述本月執行成果與下個月的預計進度，此報表主要以文字呈現，在管考上並不容易。在學習了PMP相關方法後，未來應該更新管考的表單。

六、結束階段

在完成所有任務之後，首先確認結案報告中的每項活動是否已確切完成。其次，彙整所有核銷表單、相關文字、簡報、影音等記錄檔案，編製成結案報告。為有利溝通，本案結案成果另外以一頁之心智圖示法來呈現，具體而微地表現本案在課程設計、師資培育、創業輔導三塊的具體成效。

七、結語

專案管理的確是一個非常實務可行的工作邏輯。在學過PMP方法之後，再次回顧過去曾經執行過的專案，發現可以再完善的地方還有很多。過去，可能是知道成果不如預期，但不了解造成專案失敗的根本原因。現在，透過五大流程與九大專案知識領域之檢驗，更能夠清楚地檢視專案執行時，交錯複雜的因素。專案管理確實是現代專業經理人不可或缺的專業能力。

作者：方正璽,PMP

作者簡介：方正璽，東海長宏第六十七屆台中班學員，於2012/9/28正式成為PMP一員，現為健行科技大學行銷與流通系助理教授。

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