專案管理實務 – 溝通、溝通、還是溝通

因公司產品線多元、產品規格繁雜、無統一內容且查詢不易等原因，內部企圖將規格產品進行整合，統一規格撰寫方式與文件格式，並透過資訊系統讓同仁皆可快速查詢公司內所有產品資料。由於本身行銷與理工的背景，因而被指派為”產品資料庫導入專案”的專案負責人。恰巧同時間參與長宏PMP證照輔導訓練，因此在專案執行的階段，即直接使用課堂上的專案管理知識進行驗證。

在專案發起階段，除了暸解相關利害關係人的需求與期望外，另外進行專案章程的撰寫，確保專案發起人與公司高層都能夠買單(Buy-in)支持，並提高專案於公司內部的能見度，有效取得內部資源與相關單位配合。在專案規劃階段，由於專案成員資料庫執行經驗尚淺且分布於不同廠區，初期並非由工作負責人撰寫工作細節，而是透過事前協助規劃與會議討論的方式，逐漸將專案WBS展開並定義相關交付標的與時程完成點。

專案執行階段，分為產品整合、規格書統一與產品資料庫架設等三個階段，其中牽涉誇部門溝通整合與協助，並進行程式委外的製作。在過程中遇到許多認知、溝通、資源及風險問題的產生，解決問題與溝通協調即是專案負責人的天職，並透過不斷的監控、變更與除錯修改，終於在時限內完成專案成果。專案結案階段，主動向公司申請獎勵，除了公開表揚專案有功人員，並鼓勵同仁未來也能積極參與其他專案，更將此次執行過程做為公司內部重要的組織流程資產，期望逐步建構組織內部的專案文化。

在這次的專案中，中國籍同仁所產生的文化差異與認知溝通是我所遭遇到最大的挑戰，常常會發生產出與當初定義不符、未依造工作排程完成相關交付標的等問題，過程僅能透過”同理心”與”不斷的溝通”確保資訊傳遞的透明與正確。此次專案導入過程中，恰巧可透過學習專案管理的課程，一邊將專案進行整合、範圍、時間、成本、品質、人資、溝通、風險、採購等領域進行規劃及管理，此外，個人認為統一溝通平台與資訊透明對專案尤其重要，PMBOK架構與知識體系僅可作為系統性思考及參考資料，如何活用並在適當的時機進行變通與調整，是每位專案管理者需仔細思考的課題。

作者：簡子旻,PMP

本週推薦簡報下載主題【團隊發展】

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作者簡介：

楊莉理，東海長宏第31屆學員，並於2010/6/17正式成為PMP的一員。目前於竹山秀傳醫院管理中心服務。成為PMP之後，善用專案管理的思維並運用在工作上，藉此將心得及經驗用簡報的方式分享給大家。

簡報大綱：

1.團隊發展階段

2.專案團隊的領導與管理

3.激發團隊創意的技巧

若上述圖片看不到可按此網址下載簡報：

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題目：身為專案經理，你有責任讓專案如期完成。請問，為了讓延誤的專案能如期完成，你應該怎麼做？

答案：

1) 所述皆非

2) 與客戶溝通，延後完成時間。

3) 要求增加資源，以達成專案期限。

4) 快速跟進或縮程法

























































































































































Ans:4) 快速跟進或縮程法

註解：如果專案延誤，可以藉由快速跟進或縮程法來決定是否能縮短時程表，這些技術所產生的影響，例如：成本或風險的增加，都需要讓管理者了解。