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諸位 八八水災重建及預防 WBS 手冊利害關係人:

直到今天才寫結案報告給眾利害關係人, 是因為整個 Program 包含多個專案的組合, WBS 手冊製作只是主要的部份而已. 第三版 WBS 手冊將於下週出版, 請大家於下週再到協會首頁下載及觀看 WBS 手冊應用 eLearning. www.itpm.org.tw

1)首先感謝以下龐大的虛擬工作團隊:

1.計畫的發起人: 紅十字總會 陳世人 處長 / 李純櫻 顧問/ 中華工程司 前副總經理 張州男

若非世人兄給予協會 "以專業能力救災, 勝過熱忱的捐款及物資百倍以上效益" 的建言, 協會不會發起製作這WBS手冊. 若非純櫻姐問我PMP能為國家及社會做什麼? 協會代表作到底是什麼? 協會不會發起這本重建WBS手冊的製作. 若非張州男副總適時給予方向指引, WBS手冊不會如此貼切地深入災區及重建需求。

2.PMP志工組長/ 副組長: 各位都是領頭雁, 也是每週與roger直接開會的各組負責人, 可以充份感受到協會救災的企圖心, 所幸各位的堅持, 從一開始各組幾位領頭雁, 到最後全組全部動員起來. 各位已經創造了虛擬團隊的奇蹟, 虛擬團隊有其限制, 一是團隊分散各地, 志工各自不認識. 二是大家有自己的家庭, 工作及個人事項要忙, 三是虛擬團隊本來就沒有任何約束力, 大家可以在如此短暫時間將300位志工領導到產出極高難度的高度整合WBS手冊, 實在是居功蹶偉。

3.MIS小組組長: 張誌麟, 雖然你這一組只有一位組長, 但是整個協同平台及共同文件的編輯, 沒有你的建構, 300位PMP志工無法如魚得水地運作.

4.300位PMP志工: 大家犧牲自己的家庭, 工作及生活品質, 於災後一個月內定期開會及製作WBS手冊, 不論開會時間到多晚, 都要將所負責的WBS完善到底, 包含事後的專家訪談, 讓整個重建手冊更貼近實際狀況. 所秉持的只不過是 "我為人人" 的精神. 相信最大收獲是自己, 因為我們實際演練了PMP專案管理實務的手法, 神乎奇技地呈現.

5.三位功高勞苦的WBS編定委員: 振昌, 明義及景賀. 若是沒有您們的把關, 這本手冊的品質不會如此之好, 各位的最佳實務真的發揮一夫當關, 萬夫莫敵的作用, 300位PMP因為三位的把關, 每天熬夜到凌晨一兩點才把您們所要的WBS品質修好, 您們殺死的腦細胞數累計以百億計.

6.排版印刷組: 依婷, 秉潔, 正合排版三人小組, 高毅印刷... 沒有各位的專業圖解, 這本 WBS 手冊可能沒有任何人看得懂, 特別是細心的依婷, 一一校正所有 WBS 及 WBS 說明表.

7.媒體發佈小組: 瑞齡, 進益, 麗琇, 妙貞...高度執行力讓我們媒體曝光高達 300%, 比我們預期的多了三倍, 因為瑞齡的提醒, 以最佳時機切入時事議題. 在整本手冊 EV 值只有 1/3 時推出 WBS 手冊第一版. 於第二週補足 EV= 100% 的第二版再一一發給所有重建單位. 若非 PMP 團體藝高人膽大, 沒有人能抓得住如此短的時效.

8.為WBS手冊背書的顧問: 豐嘉大哥, 張州男顧問, 紅十字會處長陳世人及黃昭順榮譽理事長. 謝謝各位對協會的專業能力百分之百的信任, 雖然各位寫序時, 這本手冊僅有雛形的呈現而已.

9.協會理監事: 謝謝各位於一天內審定WBS手冊的企畫書, 完成章程的 Go/ No Go 決策.

10.協會台南, 台中, 新竹, 台北分會會長: 照明, 淑娟, 如瑛及開哥. 謝謝四位幫我招兵買馬, 才能在 48 小時內募集到 300位PMP志工. 我相信連台灣最多PMP的台積電公司, 都無法動員這麼多PMP做同一件專案.

11.協會一十六位PMP志工講師, 特別是漢卿, 雅雯, 祐達. 雖然我們已準備好, 尚未有一試身手的機會. 但是我相信時機到來, 我們隨時可以出動. 機會是留給準備好的人.

12.協會秘書長可帆. 劍及履及的執行力, 年輕有為有責任感的年輕人, 每天陪我開會到三更半夜. 包含 WBS 手冊排版, 印刷及發佈.

13.當然不能忘了自己的三位家人, 麗琇, 弟弟及媽媽. 在每天晚上的生活品質, 我總是缺席.


接下來是整個專案的 Highlights(好的) 及 Lowlights(不好的) 經驗留做下一次專案的參考.


2)Highlights 如下:

1.整個專案掌握極佳的契機, 包含: 災後募集300位志工的時機, 各組組建時機, 把整個專案控制在最短時間最小幅度完成, 在重建議題最高峰時, 將WBS手冊推出去. 在第二版成熟時將WBS手冊寄給各重建單位.

2.300位志工的管理: 沒有一個專案可以如此有效將志工的力量發揮地如此淋漓盡致, 包含各組的良好分工及R&R, 團隊組建, 團隊建設及最後結案前的逐步完善.

3.良好的工作平台: 對於完全沒有用過 Google 共同文件及協同平台的 300 位PMP, 實現了 WBS WikiPedia 的製作及逐步完善的概念. 尚且考量了風險管理, 於是有了 300 位志工逐步完善版 及 各組組長控制版. 比一般的商業軟體發揮更大的效益.

4.建立了虛擬團體運作的典範: Skype 文字溝通為主, 語音為輔. 以Google共同文件做整個議程及控制點的管制.

5.建立了有效會議的典範: 會議前議程明確, 依照 Agenda 開會, 整個團隊充份討論及共同決策. 會而議, 議而決. 並於會後於24小時內發出會議記錄.

6.排版動員專業排版公司: 雖3人耗費3週時間排版, 其專業呈現度非一般書籍可比擬. 也完成了 ISBN 國家圖書館編號申請, 日後可以收錄於國家圖書館.

7.WBS手冊無償分享給重建單位: 包含總統府, 重建委員會, 工程會, 研考會及各災區的縣市政府. 總統府致函 "荷承關切災後重建工作,並邀集數百位專案管理師精心研製計畫書一書,本府至為感佩,已函請行政院秘書處參處。" 研考會甚至以 "本手冊極俱重建建設的參考價值" 為回饋,相信可以建立日後極佳的災害預防制度。

8.將WBS手冊分享給專業的技師公會共30個公會,幾乎相關公會都有上協會網站下載電子檔,部份公會支付工本費索取紙本重建WBS手冊。

9.將WBS手冊分享給同質性的專案管理團體: IPMA(歐洲體系), PMI-TW 及 NPMA (CPMP証照單位),期望達成拋磚引玉的效果。

10.將WBS手冊英文翻譯版權贈送給美國PMI總會,PMI總裁Greg甚至請副總裁Steve與我接洽翻譯成英文的可行性評估,進一步將此手冊推廣給國際的救難單位。

11.舉辦WBS手冊發表記者會, 同步將此手冊捐贈給重建單位及民間災後重建單位。因時機點抓對, 媒體曝光高達一十六媒體,此尚未包含 400多個 PMP Blog 貼文。

12.在美國Florida, Orlando 城市, PMI總會的卓越成就獎的頒獎典禮將 WBS 手冊親自將手冊贈與PMI總裁 Greg及 國際專案管理媒體 總編輯 David, 相信會引起國際專案管理團體的跟隨效應。


3)Lowlights 如下:

1.虛擬團隊動員不易, 約有 20% 是 Idle 的, 日後組建虛擬團隊, 應花更多時間在團體組建上, 並且建立退出機制, 讓有心想做事的人留在團隊裡即可。

2.重建單位在啟動階段的參予不足. 故整本手冊廣度足夠, 但深度不足。尚需依賴後續的 WBS 手冊教學讓各自單位來客製作成自己所需的WBS。

3.沒有最好, 只有很好。期望每年可以有一次以上的PMP公益活動機會,發揮PMP對國家及社會的正面影響力的貢獻。


最後, 敬祝各位利害關係人 身體健康、快樂、幸福及美滿。

天佑台灣 !!!


roger@美國 Royal 郵輪號, 10/17/2009


1.roger領 PMI 的全球專案管理的卓越貢獻獎時, 親自將八八水災災後重建及預防手冊送給PMI 總裁 Greg Balestrero, 期望可以將此手冊完善的災後重建專案計畫推廣到國際救援組織.



2.總統府來函



3.行政院秘書處來函



4.內政部來函



5.行政院莫拉克颱風災後重建推動委員會來函



6.行政院經濟建設委員會來函



7.行政院研究發展考核委員會來函

 
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PMI卓越貢獻獎背後的故事



很多人以為卓越貢獻獎是 roger 申請的, 其實是麗琇申請的, 這是一個非常細膩的專案.

首先麗琇要找到六位(PMI限定)份量相當,立場互補及當世舉足輕重者來當推薦人, 於是找到了藍黨黃昭順立委,綠黨涂醒哲PMP立委,世紀鋼構董事長周金裕PMP,記者協會理事長莊豐嘉PMP,東吳大學推廣部林炳文教授及台積電專案辦公室部經理倪中政PMP.

接下來麗琇是把roger三年志業故事加以組合及拆解, 讓不同推薦人以他們的個人觀點描述, 無一重點被遺漏, 但是重點會不斷地強調

最難的台灣人寫的英文美國人看不懂, 所以我們請翻譯專家一一訪談推薦人, 依他們的風格來寫出英文推薦信, 再請美國人飾稿一番, 最後再寄回推薦人重新簽名及彌封. 要這些大忙人於時程內簽名繳回是最難的(兩週內). 於是六份舉足輕重的推薦函誕生了... 出自roger背後的女人...麗琇的傑作.




Chia Ling Yang:一個成功的男人,背後都有一位【偉大】的女人默默的支持與付出!...恭喜Roger登上【PMI卓越貢獻獎】、及有個那麼好的的賢內助!
更嘉許麗琇的一路這麼棒的【男人】!
你們兩位都是我們要學習的【模範夫妻】!

郭乃嘉:roger恭喜你

梁睿紘:果然,成功男人的背後不可少的一雙推手,它的名字叫做<女人>---找我老婆去上專案管理好了

林佩蓉:麗琇太棒了,這背後的故事令人驚喜又感動。

伍玉成:roger!!準備買啥禮物啊??可不能只在FB上面發表感言,公告諸親友就想打發啊!!
麗琇要我偷偷轉告你~金牌重一點~最好是大金杯!
鑽石不要太花俏~~裸鑽也行!!克拉數和成色要高一點~

周龍鴻:哈哈 玉成 麗琇可是不愛鑽石的女人 我們結婚時經濟狀況不佳 我努力買了一顆一克拉的婚戒麗琇可少載了

伍玉成:人家是要收藏啊!!當傳家寶的!! 光榮的紀錄咧~
再說麗琇搞不好是因為 "才~~~ 一克拉"所以就少戴啦!!

要不然換別的也行~~呵呵呵!!
搞得我變成麗琇了!!....

麗琇啊!!完成任務以後!!打賞一碗牛肉麵就行啦!!

Alex Churoger:恭喜你!!

周龍鴻:麗琇很好打發的, 我早點回家就好了... 還不想回家的 roger

Elvis Tsengroger: 我們以你為榮,何時我們 ITPM 可以成為台灣PMI分會..加油

周龍鴻:只要有心即可以達成.要PMI在台灣成立第二個分會不難,但是現在不是分裂力量的時候.我們應集中火力把台灣的專案管理法案推過才是.

伍玉成:重點在實力啦!!大家加油~

伍玉成:roger啊~早說了嘛~脫韁遨遊一定樂不思蜀!!
當然回來的時候客串一下聖誕老人~沒問題的啦
麗琇珍的很好打發!

Wang Chun Yu:ㄟㄟㄟ~~沒有打發吧,麗琇姐會得到她專屬的浪漫的啦!!roger你說是吧~~

陳怡良:考了幾張證照的經驗,在台灣像你們夫妻這樣去推動一張證照的的,大概找不到第二個人了,只能說佩服啦~ :)

周龍鴻:君瑜 當然是囉...
 
     本週PMP分享
這當然是一個真正的事件,但礙於不方便曝露其他公司的名稱,我們將以代號來稱之!

專案的開始為一家M公司的產品經理,他與本人的I公司共同構思了一個行銷工具並希望全權交付我予以實現,然而,礙於有部份的技術需要開發,因此,M公司再將這個部份轉而由V公司來負責,也就是說,整個專案分為2塊來執行,開發的部份由V公司來進行,我除了負責匯集與整理行銷資料外,並將V公司開發好的完成品,整理並製作成一片CD。這個專案的工期很緊,只有短短一個月,而該行銷物的產品生命週期也很短,才半年而已,總之,專案在6月初敲定後開始進行了…

沒想到一個月過後,雖然我這裡的部份都已經大致完成,V公司的開發工作卻遲遲沒有消息,就這樣連帶我這裡都受到影響,因為整個專案需要由我來匯整,然而就在V公司的一拖再拖,專案竟然就這樣拖了3個多月…

在這過程中,我看到、聽到的是V公司對M公司的各種拖功,不是電腦壞了、就是E-Mail不出去,或是各種、各種的理由…而由於M公司的產品經理工作過於忙碌,並沒有很績極的追蹤,沒想到就這樣過了3個月後,V公司的負責人才告訴M公司的產品經理說他們無法完成部份開發的工作…

如果您是該專案的發起者,遇到這樣的狀況您會怎麼做呢?停止與V公司的合作?那專案怎麼辦呢?還沒結案哩!同時,問題可沒這麼簡單,因為M公司產品經理的提案是需要獲得上級同意的,因此,包含M公司的產品經理也會被上級追著問專案狀況,不僅如此,由於該行銷物又連帶著後續各種行銷製作物,包含電子報、網頁、包裝…這些都已經在進行中了!

這個專案後來將開發的部份轉而由我們公司的大陸研發團隊接手,並且在短短9天內完成了後續開發的工作,但問題還沒有結束…V公司所負責的開發有部份可交付成果,這些成果原來我建議M公司產品經理不要放置到行銷物中,但產品經理認為不用可惜反正V公司願意免費提供,然而,加入的結果卻還發生了2次風險,其實這些交付成果V公司並沒有做任何QC,因此當我們進行客戶驗證時根本無法通過,簡單的說便是有BUG,但由於接手的開發團隊,在專案範疇中只負責完成V公司沒有辦法進行的部份,並沒有包含他們已完成沒除錯的內容物,最後,由於專案範疇改變,再加上拖到了10/1 ,大陸的休假…又使得專案再度延誤一些時間…

在寫完這篇實務分享時,終於把成果交付出去了,但專案還沒正式結案,離產品上線也還需要一些時間,也就是這個產品縱使上線其產品生命週期也可能只有短短1個月…

在這個專案過程中,我深深的感受到沒有好的專案管理所帶來的問題,其中本專案又以角色與責任R&R以及發佈資訊,這2塊特別嚴重!

先說角色與責任R&R:實際上,當M公司的產品經理把開發的工作交由V公司負責時,在角色上,M公司的產品經理是專案發起人,而V公司的負責人應該是專案經理,但我看到的是V公司的負責人以他們公司的角色來扮演專案發起人再轉交由該公司下面或外包給其他廠商,他自己扮演專案發起人,由於他自己也忙碌,因此,根本在專案執行過程中不會做發佈資訊,也就是沒有進行任何專案狀況回報,在角色與權責都錯誤的狀況下,專案當然出問題!

再者就發佈資訊:在M公司產品經理結束與V公司的合作時,他告訴V公司,他可以接受部份技術V公司無法獨自完成,但如果V公司沒有提早告之,他根本沒有時間可以將專案的工作轉而由其他廠商負責,或許是V公司覺得顏色受損不願發佈真相,又或者是V公司在角色扮演上不正確,但總歸為由於沒有好的專案管理精神,因此,以拖字訣來迴避專案問題…

實際上,在這個專案運作過程中,本人也深深感受到發佈資訊,讓所有利害關係人掌握專案狀況的重要性,因為許多專案中的不可控因素絕不是專案經理一個人可以完全解決的,此時唯有發佈資訊告訴大家真相,才有辦法氣大眾之力將問題降到最低,以本人為例:為了有效的將專案狀況進行發佈,在運作過程中本人便將成果直接發佈在Internet 中,如此一來,專案發起人除了可以隨時掌握狀況外,也不會因發起人臨時想到的變動而造成爭議。實際上,這個專案真的發生了專案發起人想要修改已完成的版型,由於是整個版型的大改,幸好之前有做發佈資訊,責任畫分清楚後,最後,我們在取得額外的預算下得以完成變更的工作!

最後,我深刻的體會到好的專案經理不僅僅只是拿到PMP證照而已,更重要的應該是要把PMBOK 中所提及的專案精神有效的發輝,僅將自己微薄的實務經驗與其他專案經理人共好,也希望這些經驗可以成為大家的Lessons Learned!

個人簡介:
資訊平方有限公司 執行總監
游振昌Gibson
全球第一位第四版考取美國專案管理學會核發專案管理師Project Management Professional, PMP證照
 
     牛刀小試
題目:你的專案對於公司而言,除了完成專案外,尚有一個目標需要達成,那就是藉由此專案來獲得專家的指導與協助,以便往後有能力獨立完成這一類的專案。這個專案執行的很順利,現在已經進入最後的組裝階段了,忽然你的客戶要求終止這個合約,並要與你提前解約。請問,最好的處理方式是?
答案:
1) 執行階段性驗收流程
2) 執行結束專案或階段流程
3) 執行結束採購流程
4) 與客戶終止合約,但是繼續完成這個專案。





























































ans:4)
註解:此題目提到你的公司希望藉由這個專案來獲得專家的指導與協助,以提升公司往後製作此類似專案的能力,為了達成公司的目的,此專案必須完成,故選項「同意與客戶終止合約,但是你的公司繼續完成這個專案」是最佳解。
 
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