rogersnotes 20260304【70年南一宣告教育數據化轉型，27位核心主管取得CSPO】讓敏捷看得見：用視覺引導讓 Scrum 會議「動」起來

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當少子化與AI同時改寫產業規則，真正的風險不是營收下滑，而是決策思維仍停留在年度預算與長週期規劃。南一書局由董事長親自帶領27位核心主管共學CSPO，目的不是拿證照，而是重建高階決策語言。

三個月內，他們從一次到位的瀑布式開發，轉向MVP小步迭代，產品優先順序首次以數據而非資歷排序，關鍵專案決策週期明顯縮短。當市場不確定性升高，決策速度就是競爭力。

如果你還在觀望轉型，真正該問的不是要不要導入工具，而是決策層是否準備好用產品思維，為未來三年的營收結構與平台優勢負責。

(本成功案例經董事長同意公開)

(點此觀看完整文章)

從期望到衝突：AI浪潮下的管理思維轉型

一、專案啟動：身為「管理者」而非「執行者」的定位

在國際行銷部的運作中，身為專案經理（PM），我面臨最核心的挑戰並非行銷策略的產出，而是「管理那些生產創意的人」。這在 PMBOK 的框架下，屬於典型的「資源管理」與「整合管理」。當公司管理層在 2023 年下達數位轉型指標時，這項專案便正式啟動。

專案目標非常明確：在一年內，將 AI 工具全面導入部門的工作流。然而，身為 PM，我必須在「技術進步的速度」與「人的適應程度」之間取得平衡。這項專案不僅僅是工具的更換，更是一場關於組織文化、工作流程再造與利害關係人期待管理的長期抗戰。

二、危機現蹤：當創意多樣性遇上技術門檻

專案執行至中期，出現了顯著的「範圍發散（Scope Creep）」與衝突：我們過於追求速度，卻忽視了不同利害關係人之間的差異。

1. 資源異質化導致的「範圍陷阱」

行銷部包含設計師、媒體專員、內容寫手。我們發現：

內容團隊（寫手）迅速擁抱了 ChatGPT，用以產出多國語系文案。

視覺團隊（設計師）則對 Midjourney 抱持期待又害怕的態度，彷彿是現在的自己跟學生時代的自己在角力，又像是老鳥跟菜鳥之間的拉鋸戰。

行政與企劃團隊也嘗試 Gamma 快速生成簡報，但在後續維護內容卻傷透腦筋。這種「工具選擇的紛歧」導致專案資源被分散，PM 無法制定一套通用的 SOP。

2. 溝通壁壘與科技成熟度（Technology Readiness）

每個成員對新技術的熟悉度完全不同。有些資深員工對於 ChatGPT 的 Prompt 撰寫感到吃力，而新進員工雖然技術好，卻缺乏行銷實務經驗。這導致溝通成本暴增，在專案管理中，這屬於「溝通計畫」不完善引發的次生風險。

3. 品質與成本的拉鋸戰

引進 Midjourney 等付費工具需要專案預算，但管理層要求的效益考核（KPI）通常以「月」為單位。AI 工具導入初期，員工需要大量時間「試錯（Trial and Error）」，這導致短期內產能不升反降。這引發了管理層與基層員工之間的期望衝突：前者要「快」，後者要「穩」。

三、實戰解法：以PMP邏輯重建轉型流程

為了扭轉頹勢，我採取了以下三項整合策略，這也是我本次專案的核心貢獻：

1. 標準化「核心範圍」：建立基本盤

我重新定義了專案的「範圍基準（Scope Baseline）」。

導入通用工具（ChatGPT）：規定所有團隊必須先掌握 ChatGPT 進行基礎行政作業（如會議摘要、多國郵件翻譯）。

建立 Prompt 資料庫：將優秀的指令存入「組織過程資產（OPA）」，讓科技熟悉度較低的成員也能快速上手，顧好部門運作的基本盤。

2. 精準監控與 SMART 化 KPI：用數據說服管理層

為了降低管理層的焦慮，我運用 SMART 原則對工具試驗進行了精細化管理：

量化指標：例如使用 Midjourney 後，視覺初稿的產出時間是否從 3 天降至 1 天？

如實記錄試驗路徑：我要求團隊記錄每次「試錯」的數據。即使某個工具最後決定不購買，這些「失敗經驗」也被視為專案的寶貴資產，用以支持管理層做最終決策。

3. 跨工具工作流整合：打破溝通壁壘

這是作為 Oversee 角色最關鍵的一步。我開發了一套「跨團隊 AI 協作流」：

流程串接：企劃團隊用 ChatGPT 產出內容大綱與視覺需求文案（Prompt）。

資源共用：設計團隊接收文案後，利用 Midjourney 生成高品質視覺素材。

最終產出：專案人員將上述素材投入 Gamma，在數分鐘內生成符合國際行銷規格的專業報表與簡報。這種「工具鏈整合」不僅減少了跨部門的溝通誤解，更讓原本孤立的團隊在同一個 AI 生態系中協同作業，徹底解決了溝通壁壘。

四、專案反思：風險與利害關係人的深度管理

透過這次 AI 轉型專案，我對 PMP 的知識體系有了更深的領悟：

1. 預防勝於治療：動態風險管理

正如PM前輩所言，「危機處理的速度固然重要，但更應考慮其他利害關係人的影響」。在導入 Midjourney 時，我提前預見了設計師的「職涯焦慮」，並將其定義為高風險項目。透過舉辦工作坊與明確「AI 輔助而非替代」的準則，有效預防了內部的人才流失。

2. 建立「封鎖線」概念

在軟體或工具導入時，我借鑑了曾閱讀過的「功能切分」概念。我們不是一次性全面更換系統，而是先從非核心的小型專案開始測試 Gamma 等工具。即使過程中出現錯誤，也能將影響範圍控制在最小，不會延燒到公司的大型國際行銷活動。

3. 持續檢視與調整的心理素質

專案中時時會有衝突，這並不可恥。關鍵在於 PM 如何在壓力下保持清醒，並透過「監控與調整」不斷優化流程。正如文中總結，一個好的 PM 應該具備高度的學習能力與心理素質，將失敗視為轉型的墊腳石。

五、結語：轉型是不斷演進的專案

這場 AI 數位轉型並非終點，而是一個持續迭代的過程。透過 PMP 嚴謹的邏輯結構，我們成功地將看似紛亂的行銷創意流程轉化為可量化、可管理的數位資產。這不僅僅是工具（ChatGPT, Midjourney, Gamma）的勝利，更是專案管理「整合思維」的勝利。

期望這份實務分享，能提供給正在進行數位轉型的專業經理人們一份具備實戰參考價值的指南。

作者：莊思儂, PMP

嗨，我是 Diamond！一位在行銷與營運領域橫跨 8 年以上、熱衷挑戰的「流程魔術師」。我最擅長將複雜的跨國協作梳理成高效的 AI 工作流，甚至還領軍開發過專屬的 Copilot 機器人！

擁有 MBA 學位與 PMP 證照的我，不只能精準掌控預算，更愛用數據講故事。我的目標很簡單：讓行銷不只創意動聽，更要透過精準管理強悍落地、引爆營收動能！

2026/3/18 21:00

《讓敏捷看得見：用視覺引導讓 Scrum 會議「動」起來》線上講座

活動簡介

1️⃣ 從 Scrum 會議常見的共通問題出發：低效／吐槽／流於形式，延伸核心觀點——Scrum 是框架，引導技術是發動機，視覺是加速器。

2️⃣ Scrum 會議低效的根源

3️⃣ Scrum 流程中的引導者思維

4️⃣ 場景拆解：視覺引導如何落地在 Scrum 流程與各類會議中

您可以從本活動收穫......

理解 Scrum 不是會議或流程，而是一套協作系統

體會引導技術如何決定協作品質

了解讓協作真正「動」起來的 3V 模型：Voice（聽得到）、Visual（看得見）、Value（有價值

講師簡介

Brenda Zhang 張琳奚

Scrum Alliance 認證敏捷講師（Certified Scrum Agile Trainer）

中國視覺引導認證師

Bikablo 認證圖像記錄師

IBCT 認證軟技能培訓師（TFT）

《拯救僵屍 SCRUM》聯合譯者

>>點此進入官網報名：https://taiwanagiletribe.com

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