淺談我對專案管理在公共工程應用的了解
前言
107/11/16下午,身處臺灣大學語言訓練測驗中心的我,在歷經近4小時的馬拉松作答後,正忐忑不安的考慮是否要送出價值555美金的答案卷,而交卷後的30秒(電腦計算成績中)更是備受煎熬,幸好螢幕顯示的是PASS(不然回家大概要跪算盤了)。走出試場坐在走廊,喜悅和疲勞交替湧現,回想進入公務體系迄今,居然就這麼過了16個年頭,期間輾轉不同機關、科室,自然也聽聞、接觸到許多不同類型、各有特色的工程案件,一個偶然的機會,讓我幸運的獲得機關推薦參加了長宏為期7週的PMP認證培訓,有如灌頂的課程中,終於開始將過往的實務經驗,一一與講師教授的專案管理知識產生連結。
現況
近年來,市政府各機關部門,無不積極在各項公共政策的執行中宣揚、導入專案管理,舉凡諸多會議中交辦專案時指定「由某某某(高階主管)擔任本項專案的PM」、大大小小報告中提報的「各類項目之KPI(績效管理指標)執行情形」及相關檢討,無不予人「高、大、上」的感覺。然而,若要細問這些經常被任命為PM,或是忙著提報KPI的人被問到「甚麼是專案管理?」「專案管理知識要如何運用?」的時候,相信往往都是「一知半解」的情況,甚至只知道被指派了這個「頭銜」,實際執行上要怎麼做才是真的有融入專案管理的技巧仍然一無所知,遑論「PMP專案管理師國際認證」。
省思
然而,偌大的市政府是近年才開始應用專案管理於公共政策嗎?非也!回顧歷年成千上萬的公共建設,若是仔細思量,專案管理的影子其實早已潛藏其中。可惜的是,許多市府同仁終其一生勤勤懇懇的工作,卻不知自己每日之所為就是專案管理。以我為例,在參加PMP專案管理師國際證照培訓課程以前,我的認知一直停留在「專案管理?聽過呀,但是每天按照前人的經驗努力工作就可以把事情做好,再去學專案管理會有什麼很大的助益嗎?」,直到課堂上一邊聽講師們風趣又深入淺出的介紹,一邊將這些知識與過往的工程實務經驗相互印證,才知道原來在許多公共工程管理的過程中,專案管理早在前人的努力中融入許多執行的措施中,處處默默展現著它的威力,讓這個首善之都能夠與時俱進、引領潮流,讚嘆前人餘蔭的同時,也讓我思考著未來要如何在工作崗位上運用這些專案管理知識,在我比較熟悉的公共工程管理方面更加精進。此外,因為它的架構十分龐大,在沒有相當的實務經驗作為基礎參照前,就算把PIMBOK背得滾瓜爛熟,真要開始執行一個專案了,依然會是滿頭霧水。
印證
其實,專案管理在公共工程之應用早已行之有年,只是在那個年代,因為教育普及程度的不足,使得它只掌握在極少數的高級技術人員手中。缺乏普及的、完善的應用模式可以供民間來學習、遵循,使得公共工程弊案叢生,導致人民對於公共工程品質有著重重疑慮的刻板印象。這樣的情況依直持續到民國88年中央訂頒的「政府採購法」開始實施後,公共工程的三級品管制度架構方應運而生,以因應各種工程管理之需要,並隨著社會環境變遷而不斷檢討修正。時至今日,專案管理在公共工程的運用已形成一套十分複雜的制度體系。
誠如PIMBOK GUIDE引言所述:「專案管理並非新的概念」。三級品管制度是在法律強制的推動下誕生,將原本因人而異的管理標準進行統一,建立一套一致性的標準給公務人員依循。簡要說明如下:
一級品管:工程承攬廠商(營造廠)進行品質管理所建立之自主管理措施,即專案管理之「管制品質」;
二級品管:工程主辦機關(或監造單位)進行品質抽查所建立之查驗管理措施,即專案管理之「確認範疇」;
三級品管:工程主管機關(或工程施工查核小組)進行品質評鑑所建立之稽核管理措施,即專案管理之「績效審查」。
當然,三級品管制度只是專案管理中的冰山一角。在工程開始前的採購階段,為了能夠找到最優質的廠商,從採購策略的選擇、契約文件的撰寫、評選準則的訂定、採購作業的簽報、廠商成本的估算(訂底價)等等,無不在應用專案管理技術;工程決標後的執行階段,是否按照設計圖說施作(範疇管理)、工程進度是否符合預定進度(時程管理)、廠商估驗資料是否如實(成本管理)、各檢驗停留點之查驗結果是否達到規定強度(品質管理)、協力廠商供料情形是否正常(資源管理)、施工遭遇之突發狀況是否排除或克服(風險管理)、各項指示事項廠商是否接收到且明瞭其意義(溝通管理),其實也都是專案管理知識領域的不同環節的應用,只是因為大多數人從未接受過專案管理相關知識的教育訓練,形成「只知其然,而不知其所以然」的現象。
誠然,就像某些人所說的「只要會開車就好,又不一定要會修車」,既然管理制度已經「如此完善」,又何必再耗費大量時間學習專案管理呢?試問,連專案管理知識都絲毫不知的前提下,又如何能得知現有制度的「完善」?此外,在專案初始、充滿諸多未知和變數的階段,又豈是連專案管理概念都沒有的PM能妥善處理的?況且,專案的成敗若從根本上細究,影響的主因始終是「人」。是以若要將公共工程的水準提升,除了與時俱進的制度外,更要注重人員素質的提升,就我個人的淺見,在政府機關內「提升人員的專案管理教育訓練」刻不容緩。在積極「指派PM」、密集「檢討專案執行效能」的現在,更應積極推動市府同仁參加「PMP專案管理師國際認證」,方能使專案管理之應用「由皮毛入骨髓」,讓公共工程在更高素質的人員執行中臻於完美。
作者:蔡忠麟, PMP
90年代初期進入公家機關任職,從最基層的工友開始做起,10年後通過普考正式成為公務人員,開始接觸工程管理實務,至104年方取得高考資格,並在長官指導下管理設計類型專案。鑒於本身專案管理知識之不足,遂於107/9/20報名長宏PMP課程,並於107/11/16考取PMP。