專案管理實務在運動賽會的應用
前言
首先,經歷了這二個月精實的課程及苦讀,真的非常感謝長宏公司帶給學員的收穫。
在七週的課程中,長宏帶給大家豐富的講義資料、精銳的講師群、學習的進度框架、擬真的題庫訓練、完善的課程空間及溫暖後勤補給,在在都是為學員排除困難、讓學員可以專注於學習的用心。
但,除了這些硬體上的設備,其中的重中之重,就是長宏的「共好精神」,引用創辦人Roger老師所說的「運用團體間的影響力,以相互鼓勵及提攜,加上引導思維,打造共好精神。向下扎根、往上延伸,消融競爭壓力下的敵對,轉變成一個熱情正向具生命力的大家庭。燃起每個成員心中的火種,以「輔導教練」助燃,讓共好精神為團隊間持續加溫,無形中將長宏志業的種子播灑至台灣各地。」。
長宏的共好精神貫穿了大家這二個月的備戰時光,包含小組讀書會中,同組組員一同的預習、複習及相互解惑;各組教練殷切的關心與提醒,過程中不落下任何一個組員,傾囊傳承自己的考試心得及讀書要領;以及學長姊及同組隊員的課程筆記分享;都完整的呈現出共好精神,共好的精神讓大家互助與凝聚,一起為一個共同目標的一齊努力,一起攜手通過PMP考試。
一、專案管理思維在運動賽會籌備的運用
在學習了PMP課程後,反思並希望精進在運動賽會籌備的過程中,如何能夠更加完善並更有效率的執行相關的工作。在籌備的過程中,進行整合管理是首項要務,在透過產出賽會的企劃書及競賽規程後,繼而衍申而出專案的目的、里程碑、假設、限制及預算。籌辦賽會的產出就是賽事活動,籌辦賽會雖不似一般專案依據範疇產出實體產品或軟體,但在籌備期間一樣需要依照整合管理、範疇管理、時程管理、成本管理、品質管理、資源管理、溝通管理、風險管理、採購管理及利害關係人管理等十大知識領域來進行規劃、執行與監控,並且透過各個環節緊密的運作,才能順利完成賽會的舉辦。
在運用範疇管理的方法產出了明確的範疇後,進而進行時程、預算、品質、資源、溝通、風險、採購及利害關係人各領域進行規劃,產出各個子計畫書及最後珍貴的Lessons and Learned。以運動賽會籌辦而言,範疇即為賽會企劃書及競賽規程。在籌辦賽事活動中,首先需要完備企劃書及競賽規程,其中包含了競賽的日期、地點、選手參賽資格及標準、競賽的種類及項目、單位的註冊報到及會議、競賽秩序、獎勵辦法、申訴及比賽爭議之判定與相關罰則…等重要事項。在確認範疇後,緊接著,必須將範疇拆解成WBS (Work Breakdown Structure)工作分解結構,而在拆解工作包的過程中,是以工作任務作為拆解依據、還是以賽事流程進行分析,也是專案經理必須思考的部分;同時拆解後的工作包,必須讓專案經理及團隊成員能夠清楚的知道自己所需完成的任務及工作,也是其中相當重要的一環。
在籌備的過程中,除了專案範疇外,特別需要留意的還有時程、成本及風險管理等幾個面向。在時程部分,須於一開始即確定賽會舉辦時間,及確認競賽所需場地,並依此往後推演,明列出報名日期、相關報名資格及完整的各項執行期程。
在確立期程後,進而依照賽事規模估算所需成本;賽會成本大致可分為軟體及硬體二方面,在軟體方面則泛指賽會相關人員包含籌辦賽會的工作人員、協助賽事的裁判人員、參賽的人員即與賽會有關的利害關係人等,相關所需成本皆須納入。其次是競賽場地,若競賽場地需要新建,則包含整個營造成本、採購規劃管理及後續營運、初期維護等所需費用及場館所需器材採購等,都需要納入預算中;若競賽場地為租借,則租借的費用及相關耗材等估算亦是缺一不可。
在溝通管理方面,如同大家所熟知的,籌辦運動賽會最重要的就是「人」,而人與人之間最重要的就是溝通管理,在將利害關係人進行分類後,如何能夠善用溝通管理的方法,讓利害關係人從目前的參與情形,將其引導至專案所期望的參與情形,則是專案經理必須努力的功課;以及業務進行中的所需要的各種溝通及協作技巧,都是讓業務能夠順利進行的關鍵。
在賽會的籌辦過程中,風險管理亦是不可忽視的重要環節,在規劃風險管理及風險應變計畫的同時,首先就是必須先參考經驗學習知識庫,將過往舉辦賽事所發生的風險及議題,納入風險管理計畫書中,並研擬相關的因應策略,透過事先規劃的應變措施,進行風險管理;並可透過專家座談問卷調查等方式,蒐集更多專業的資訊,詳列各種風險來源可能發生的頻率及嚴重性,並同時將相關所需的應變儲備金納入預算編列中。
二、結語
綜上所述,專案管理的五大流程與十大知識領域確實可落實於運動賽會管理之應用,讓運動賽會可如期如質並在預算內完成,透過五大過程的起始、規劃、執行、監控、結案,結合範疇、時程、成本、品質、資源、溝通、風險、採購、利害關係人等十大知識領域,並且配合專案工件的使用,據以提升賽會籌辦之效能與所獲之效益。
作者:黃郁涵, PMP
臺北市立大學行政助教,服務於體育相關系所,考取PMP證照之後,希望於公務體系中落實專案管理的方法,透過在修習PMP所習得的專業知識及方法,佐以相關工件,應用於實務。冀能提升專案執行效能、促進業務協作與績效。