善用專案管理 接案職涯精彩更多元
從天天在外東奔西跑的新聞記者,轉任非in-house的接案文字工作者已有五年,接案工作的優點是時間、空間具高度彈性,能以自己喜愛的步調過生活,缺點是沒有固定薪資及福利,每個月收入取決於接案量多寡,因此維持穩定的案量,同時持續開發新案源,建立大量長期合作的優良客戶,才能讓財務收入穩定,維持良好的生活品質。
當初接獲長宏專案管理顧問有限公司邀請,以媒體人身份參與PMP課程時,起初心中有些猶豫,畢竟距離熟悉讀書考試的學生時代已有點久遠,想到每週六要去東海上一整天課,隔天還要參加讀書會,和同學一起準備考試等,自己是否有決心貫徹始終,成功取得PMP證書,說實在有點沒把握。
但在試聽課程後,我發覺上課內容沒有想像中困難,課程內容雖然繁複龐雜,但長宏有條理的專業規劃能幫助學習者輕鬆理解,只要掌握邏輯並搭配案例思考,將知識融會貫通,成功考取證照真的不難。接下來的時間裡,我按照長宏的規劃,按部就班上課、複習、參與讀書會及進行模擬考,最後果然以不錯的成績加入PMP行列。
同時我也發現,學習專案管理的好處多多,除了獲得一張廣獲業界認可,實用又可替職涯加分的國際證照,還能實際應用於專業職場中,工作上遭遇的許多難題與困境,只要具備PMP概念,從整合角度重新思考規劃,泰半可以迎刃而解。
接下來就與各位分享,身為一名自僱者,專案管理如何幫我開拓新的工作視野,突破職涯困境,讓我的SOHO生活過得更豐富有效率!
邊備考邊應用PMP 採訪工作漸入佳境
正式上課後,我發現「考取PMP證照」完全符合專案的三大特性:暫時性的、有獨特的成果及逐步完善,因此決定將「考取PMP」當成一個專案,自己擔任專案經理,一邊學習,一邊應用獲得的知識來達成專案目標。備考過程中,我持續監控專案時程、範疇、品質、資源、溝通及風險,依照進度及狀態隨時進行變更管理,同時保持與利害關係人之間的良好互動,全力確保專案順利進行。
備考過程中,我深刻體驗到「裁適」對專案的重要性,身為PM,每個人都有義務為自己的專案量身打造最獨特、最合適的管理計畫。舉例來說,參考老師、教練及學長姐的經驗學習登錄表後,發現大家都很強調「筆記」的重要性,但對慣用電腦的我來說,打字整理重點,會比手寫來得更容易記憶也更省時,整理出的Word檔案,也陪伴我順利通過考試,與其全盤複製別人的成功經驗,不如選擇最適合自己的讀書方式,觸類旁通才能事半功倍。
短短兩個月的課程中,我大量吸收專案管理相關知識,還沒考取PMP前,就發現專案管理的概念開始對我的工作產生正面影響,以採訪工作為例,為《專案經理雜誌》進行專訪時,能夠在短時間內,深入消化受訪者分享的內容,訪談變得更流暢有效率,還能將對方分享的經營秘訣以PMP角度詮釋,化作經理人能理解的專業術語。
有時,碰巧遇見同樣學過專案管理的受訪者,就像多了一種溝通的共通語言,良好的互動成果,也反映於報導的深度與廣度上。一篇篇為《專案經理雜誌》撰寫的專業文章,也開啟我與其它同類型刊物合作的契機,進而能與更多企業經營者有面對面訪談的機會,從這些成功者身上學習產業新知與處世智慧,不僅能累積自身採訪能力與經歷,也為我拓展更寬廣的視野及職涯之路。
檢視職場自我定位 規劃成本與時程管理
SOHO工作性質和一般上班族差異甚大,我並非受僱於特定公司行號,不會有底薪、分紅、福利等保障,只會有長期合作或單次合作的收入來源,在這樣的前提下,想要擁有良好的生活品質,必須維持許多穩定合作且收入不錯的案源,同時做好完善財務規劃,利用Excel完整記錄每一筆收支,才能確實掌握金流。
學完專案管理之後,我重新審視這幾年的收支表,隨著SOHO接案年限與經驗的累積,接案成交率上升,穩定合作的對象愈來愈多,年收入也逐漸增長,但到達某個數字之後就遇到瓶頸,很難再突破,雖然可以用大量接案來增加收入,但考量到萬一負荷過重,也會讓生活品質與作品品質變差,反而對職涯有害。我開始思考,該如何讓收入隨著自身的經歷及作品品質提升,最終得到結論,是必須在合理的範圍內,調漲接案收費價格。
初期接案時,因為資歷淺、作品少,必須以較低的價格承接案件,但隨著案量愈來愈多,考量時間成本有限,我逐漸篩選推掉報酬率較差的案件,只留下以合理價格合作的業主。另外,我也重新檢視原有的長期合作對象,評估我提供的文案,是否為他們帶來更多的收益或是更佳的形象,等於是我身為「利害關係人」,對業主的影響力與重要性,如果評估後發現有可以調漲報酬的空間,就擬定策略積極去爭取。
量身打造溝通策略 有效說服「利害關係人」
我先整理過去為業主撰寫的文案或報導,比較撰寫前後,對方的收益成效。如果業主是行銷公司,就強調自己寫的品牌故事及文案,多次幫助對方贏得大客戶的青睞,甚至為他們吸引到更多的客戶,如果是委託我經營粉絲團的業主,就強調我的文案,幫他們大幅增加按讚率、留言與受眾黏著度,讓粉絲對品牌更忠誠,有效提升好感度。
根據每個案子的獨特性,我擬定多種與利害關係人互動的策略,以誠懇的態度與業主洽談,過程中也強調「魚幫水、水幫魚」的共好關係,多數業主都在第一時間答應調漲報酬,有的業主則是重新估算成本後,提出其他可接受的合作模式,只有一兩位業主堅持無法漲價,評估他們原本提供的費用就偏低,之後也很難有調漲空間,也決定婉拒繼續合作,將有限的工作時程,用來承接效益更高、報酬更好的案件。
很幸運能在專業的長宏管理公司引導下踏進專案管理領域,讓我習得許多實用又有趣的商管知識,可說是獲益匪淺。無論你任職大企業或中小企業,甚至是像我一樣的接案工作者,學習「專案管理」都能幫你解決工作困境、提升專業能力、找出職場定位,替你的職業生涯開創更寬廣的未來!
作者:張名榕, PMP
銘傳大學傳播管理研究所畢業,於2019年10月7日取得PMP國際專案管理師證照。曾任職中國時報、東森新聞、壹電視新聞台及非營利組織國際木文化學會,擔任文字記者多年,於2014年轉職為自由接案的SOHO文字工作者,現與《專案經理雜誌》合作擔任特約撰稿記者,並替許多新創品牌及大小企業撰寫品牌故事及商品文案,從事多元類型的文字創作工作。