淺談專案管ç†åœ¨å¯¦å‹™ä¸Šä¹‹æ‡‰ç”¨å¿ƒå¾—
一ã€å‰è¨€
「專案ã€çš„特性是暫時性ã€ä¸”有ç¨ç‰¹ç”¢å‡ºã€‚ç”±æ¤å¯è¦‹ï¼Œåœ¨æˆ‘們的日常生活åŠå·¥ä½œä¸ï¼Œè™•è™•éƒ½æ˜¯å°ˆæ¡ˆï¼Œåªæ˜¯æˆ‘們ä¸çŸ¥é“原來這些都是專案的å¦ä¸€ç¨®å½¢å¼çš„呈ç¾ï¼Œä¾‹å¦‚:在生活方é¢ï¼Œè¦åŠƒå…¨å®¶å‡ºåœ‹æ—…éŠã€ç–劃室內è¨è¨ˆè£æ½¢å’Œæ¸…æ½”ã€èˆ‰è¾¦ç”Ÿæ—¥æ´¾å°ã€ç±Œè¾¦å©šå®´ï¼›åœ¨å·¥ä½œæ–¹é¢ï¼Œæ”¿ç–è¦åŠƒã€æ³•è¦è¨‚定ã€å¬é–‹å°ˆæ¡ˆæœƒè°ã€èˆ‰è¾¦å·¥ä½œåŠã€è¾¦ç†è©•å¯©è€ƒæ ¸ã€å‡ºç‰ˆåˆŠç‰©ã€åŸ·è¡Œå§”è¨—ç ”ç©¶æ¡ˆã€å»ºç½®è³‡æ–™åº«ç³»çµ±…ç‰ï¼Œé€™äº›éƒ½æ˜¯åœ¨åŸ·è¡Œå°ˆæ¡ˆï¼Œå› ç‚ºå®ƒå€‘éƒ½æœ‰æ˜Žç¢ºçš„é–‹å§‹æ™‚é–“èˆ‡çµæŸæ™‚間,而且都是為了è¦å®Œæˆç‰¹å®šçš„任務或目標而執行的專案管ç†ã€‚
專案管ç†çš„å大知è˜é«”系包括:整åˆã€ç¯„ç–‡ã€æ™‚ç¨‹ã€æˆæœ¬ã€å“質ã€è³‡æºã€æºé€šã€é¢¨éšªã€æŽ¡è³¼ã€åˆ©å®³é—œä¿‚人åƒèˆ‡ï¼Œç”±æ–¼PMBOK所界定的專案是屬於大型專案,並且將五大éŽç¨‹åŠå大知è˜é ˜åŸŸå¾ˆæœ‰ç³»çµ±åŒ–的套用在專案ä¸åŸ·è¡Œã€‚ç„¶è€Œï¼Œåœ¨åˆæœŸæŽ¥è§¸å°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„éŽç¨‹ä¸ï¼Œå¤šæ•¸äººå¾ˆå¯èƒ½æœƒæ„Ÿåˆ°ç–‘惑,實務工作ä¸çœŸçš„è¦å°‡PMBOKä¸çš„æ‰€æœ‰çŸ¥è˜é«”ç³»æž¶æ§‹åŠæµç¨‹éƒ½ç´å…¥å°ˆæ¡ˆä¸åŸ·è¡Œå—Ž?æˆ–æ˜¯å¦‚ä½•ä¾æ“šå°ˆæ¡ˆçš„實際需è¦ï¼Œé‹ç”¨é©åˆçš„知è˜é«”ç³»ã€æµç¨‹ã€å·¥å…·ä¾†æå‡å°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„æ•ˆèƒ½å‘¢?由於實務上æ¯é …å°ˆæ¡ˆçš„è¦æ¨¡å¤§å°ã€æ‰€æ¶‰åŠçš„範疇ã€è³‡æºã€ç¶“è²»ã€æ™‚程ç‰å„æ–¹é¢ä¹‹å·®ç•°æ€§ï¼Œä»¥åŠæ˜¯å¦éœ€å§”外採購或是自製執行,抑或是專案內容之屬性ç‰å„ç•°ï¼Œå› æ¤åœ¨å¯¦å‹™åŸ·è¡Œä¸Šï¼Œæ‡‰åŠ ä»¥æª¢è¦–åŠå½ˆæ€§èª¿æ•´ï¼Œè€Œé—œéµé»žå‰‡å–決於專案經ç†è¦å°‡PMP所å¸ç¿’內化的知è˜åŠç²¾é«“é‹ç”¨åœ¨å°ˆæ¡ˆä¸Šï¼Œä¾ä¼æ¥æˆ–專案的實際需è¦åŽ»èª¿æ•´ä¿®æ£ï¼Œæ‰èƒ½å¥‘åˆä¼æ¥åŠå®¢æˆ¶æ‰€éœ€ï¼Œé€™å‰‡æ˜¯èº«ç‚ºä¸€ä½PMP所需具備精準的專æ¥çŸ¥è˜ã€æ•æ·çš„é‚輯æ€ç¶ã€ç¬¦åˆä¼æ¥ç’°å¢ƒå› ç´ åŠåˆ©å®³é—œä¿‚人需è¦çš„é‡è¦æŠ€èƒ½ï¼
二ã€å°ˆæ¡ˆç¶“ç†80%在æºé€šï¼Œå¼·åŒ–跨域治ç†èƒ½åŠ›
鑒於「跨域治ç†ã€ï¼ˆcross-boundary governance)已是政府部門ä¸å¸¸è¦‹çš„çš„æ¥å‹™åž‹æ…‹ï¼Œå¤šé …é‡å¤§æ”¿ç–å·²éžå–®ä¸€æ©Ÿé—œæˆ–部門能ç¨ç«‹å®Œæˆï¼Œè€Œæ˜¯å¼·èª¿è·¨éƒ¨é–€ä¹‹é–“çš„å”調åˆä½œã€‚而跨部門的型態很多樣化,包括ä¸å¤®èˆ‡åœ°æ–¹æ”¿åºœä¹‹å”調åˆä½œé—œä¿‚ã€æ©Ÿé—œå°å…§èˆ‡å°å¤–è¯ç¹«é—œä¿‚ã€è·¨æ©Ÿé—œå”調åˆä½œé—œä¿‚ã€æ”¿åºœèˆ‡ä¼æ¥æˆ–第三部門之公ç§åˆä½œå¤¥ä¼´é—œä¿‚ç‰ï¼Œä¾‹å¦‚:COVID-19從防疫ã€ç´“å›°åŠæŒ¯èˆˆç‰å„é …æŽªæ–½ï¼ŒåŒ…æ‹¬ï¼šå£ç½©å¯¦å制ã€ç§‘技防疫ã€ä¼æ¥ç‡Ÿé‹ã€æ—…éŠæ¥è€…ã€è—文產æ¥ã€é‹å‹•產æ¥ã€è¾²æ°‘ã€å‹žå·¥ç‰ï¼Œé€™äº›æŽªæ–½çš†é ˆé€éŽè·¨éƒ¨æœƒçš„æ¬Šè²¬æ©Ÿé—œæå‡ºç´“å›°åŠæŒ¯èˆˆæ–¹æ¡ˆï¼Œæ–¹èƒ½é”åˆ°é˜²ç–«åŠæŒ¯èˆˆçš„æ•ˆæžœï¼›é£Ÿå“安全政ç–å‰‡é ˆçµåˆè¡›ç”Ÿã€è¾²æ¥ã€ç’°ä¿ã€æ•™è‚²ç‰ç›¸é—œéƒ¨æœƒåŠæ¥è€…å…±åŒåˆä½œï¼›å…¬å…±åŒ–托育政ç–需ä¸å¤®èˆ‡åœ°æ–¹åŠæ°‘間機構åˆä½œåŸ·è¡Œï¼›èˆ‰è¾¦ä¸–大é‹ç‰ç«¶æŠ€é‹å‹•賽事,也需整åˆç›¸é—œéƒ¨æœƒã€æ°‘間體育機構åŠåœ‹å¤–åƒè³½é«”育團體ç‰è³‡æºï¼Œå…±åŒå”力æ‰èƒ½å®Œæˆã€‚這些都有賴ä¸åŒéƒ¨é–€ä¹‹æºé€šã€å”èª¿ã€æ•´åˆçš„能力,由æ¤å¯è¦‹ï¼Œå°ˆæ¡ˆç®¡ç†åœ¨æ”¿åºœéƒ¨é–€æ„ˆè¶¨é‡è¦ï¼Œå› æ¤ï¼Œèº«ç‚ºæ”¿åºœæ©Ÿé—œæ”¿ç–推動之專案å”調統åˆè€…,一定è¦å…·å‚™è·¨åŸŸåŠå°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„èƒ½åŠ›ï¼ŒæŽŒæŽ§è·¨éƒ¨é–€ä¹‹ä»»å‹™åˆ†æ´¾ã€æ™‚程管ç†ã€å°ˆæ¡ˆåŸ·è¡Œçš„產出ã€è€ƒæ ¸é€²åº¦æŽ§ç®¡ã€é¢¨éšªç®¡ç†ã€ä»¥åŠè™•ç†ä¸åŒåˆ©å®³é—œä¿‚人之è°é¡ŒåŠéœ€æ±‚,而這一切則有賴具備良好專æ¥çŸ¥è˜åŠæºé€šå”調能力之專案經ç†ï¼Œæ–¹èƒ½ä½¿å°ˆæ¡ˆæœ‰æ•ˆçŽ‡çš„æŽ¨å‹•ï¼Œä¸¦æå‡å°ˆæ¡ˆåŸ·è¡Œçš„綜效。
三ã€å°ˆæ¡ˆç®¡ç†å·¥å…·åŠæŠ€è¡“ä¹‹å¯¦å‹™æ‡‰ç”¨
專案管ç†çš„å·¥å…·åŠæŠ€è¡“éžå¸¸å¤šï¼Œå¯ä»¥æ¦‚分為資料è’集ã€è³‡æ–™åˆ†æžã€è³‡æ–™å‘ˆç¾ã€æ±ºç–制定ã€äººéš›é—œä¿‚èˆ‡åœ˜éšŠæŠ€å·§ã€æºé€šæŠ€å·§ç‰å…大é¢å‘,而æ¯é …å·¥å…·åŠæŠ€è¡“åœ¨ä¸åŒçš„éŽç¨‹åŠçŸ¥è˜é ˜åŸŸä¹‹æ‡‰ç”¨å‡ä¸åŒã€‚我èªç‚ºå¸ç¿’專案管ç†ï¼Œè¦èƒ½æ´»ç”¨å·¥å…·ï¼Œæ‰èƒ½è®“專案執行事åŠåŠŸå€ã€‚å› æ¤ï¼Œä»¥ä¸‹åƒ…é‡å°è³‡æ–™è’集ã€åˆ†æžã€å‘ˆç¾ç‰å¹¾å€‹ä¸»è¦å·¥å…·åœ¨å¯¦å‹™ä¸Šçš„é‹ç”¨ï¼Œå°±æˆ‘個人的觀點予以分享。
(一)資料è’集的方法
政府機關最常é‹ç”¨è³‡æ–™è’集的方法包括焦點團體ã€å°ˆå®¶åˆ¤æ–·ã€è…¦åŠ›æ¿€ç›ªã€è¨ªè«‡ã€å•å·èª¿æŸ¥ç‰æ–¹å¼é€²è¡Œè³‡æ–™æˆ–æ„見的è’集。例如:舉辦座談會,è˜è«‹åŒè³ªæ€§æˆ–è·¨é ˜åŸŸçš„å°ˆå®¶å¸è€…進行æ„見交æµï¼›èˆ‰è¾¦ä¸–界咖啡館,é€éŽè…¦åŠ›æ¿€ç›ªæ–¹å¼å½¢å¡‘主題åŠé¡˜æ™¯ï¼›é€éŽå•å·èª¿æŸ¥åˆ†æžçµ±è¨ˆè³‡æ–™ã€é›»è©±è¨ªå•進行民調ã€äººç‰©å°ˆè¨ªä½œç‚ºå°ˆåˆŠæˆ–é›»è¦–æˆ–é›»å°æ’æ”¾ä¹‹ç´ æç‰ã€‚
(二)資料分æžçš„æ–¹æ³•
åœ¨æ”¿åºœæ©Ÿé—œæˆ–ç ”ç©¶æ¡ˆä¸ï¼Œæœ€å¸¸ä½¿ç”¨çš„分æžå·¥å…·ç‚ºSWOT分æžï¼Œå¯ä»¥é€²è¡Œç ”究事件的優勢ã€åŠ£å‹¢ã€æ©Ÿæœƒã€æŒ‘戰ç‰å››å€‹é¢å‘的內外部分æžï¼›éšéª¨åœ–分æžäº¦å¯ç”¨æ–¼æ‰¾å‡ºå•é¡Œçš„æ ¹æœ¬è‚‡å› ï¼›ææ¡ˆæ›¸è©•估則是用於é‡å°æŽ¡è³¼æ¡ˆä»¶çš„å» å•†è©•é¸è³‡æ–™çš„åˆ†æžæŠ€è¡“ï¼›ç¸¾æ•ˆå¯©æŸ¥å‰‡é€šç”¨æ–¼å¯©æŸ¥å°ˆæ¡ˆåŸ·è¡Œçš„é€²åº¦æ˜¯å¦ç¬¦åˆåŽŸå®šåŸºæº–æˆ–ç›®æ¨™å€¼ï¼Œä»¥äº†è§£å°ˆæ¡ˆåŸ·è¡Œç‹€æ…‹ï¼Œä¸¦èƒ½é‡å°å¯©æŸ¥å差狀æ³ï¼ŒåŠæ™‚æå‡ºæ”¹å–„或解決å°ç–ï¼›é¢¨éšªæ©ŸçŽ‡èˆ‡è¡æ“Šè©•é‡ç”¨åœ¨æ”¿åºœæ©Ÿé—œçš„é¢¨éšªç®¡ç†æ©Ÿåˆ¶ä¸ï¼Œè©•估事件å¯èƒ½ç™¼ç”Ÿçš„風險ç‰ç´šï¼Œé‡å°é«˜ã€ä¸ã€ä½Žé¢¨éšªé€²è¡Œç®¡æŽ§åŠç›£æ¸¬ï¼Œä¸¦æå‡ºå› 應風險å°ç–後所é™ä½Žçš„æ®˜é¤˜é¢¨éšªæˆ–二次風險進行監視。
除了上述æåˆ°å¸¸ç”¨çš„分æžå·¥å…·å¤–,我個人èªç‚ºæ±ºç–æ¨¹åˆ†æžæ˜¯æœ‰æ•ˆè¾¨è˜åŠæ±ºå®šæœªä¾†äº‹ä»¶æ‡‰æŽ¡å–何種決ç–è·¯å¾‘åŠæ–¹æ¡ˆï¼Œé‡å°ä¸åŒæ±ºç–點,用機率é‡åŒ–æˆæœ¬çš„æ¦‚念,比較ä¸åŒè·¯å¾‘çš„EMV值,有助於判定未來的å¯è¡Œè·¯ç·šï¼Œé€™é …åˆ†æžæŠ€è¡“ï¼Œå¯ä»¥è¨“練自己é‚輯æ€ç¶ï¼Œä¸¦å°‡æ¯å€‹å¤šé‡é¸æ“‡éƒ½åР以é‡åŒ–計算,ä¸è«–用在工作上或個人生活上的決ç–,都很實用。å¦å¤–,我個人是èªç‚ºåˆ©å®³é—œä¿‚äººåˆ†æžæ˜¯å¾ˆé‡è¦çš„一個工具,從辨è˜åˆ©å®³é—œä¿‚人,判斷其權力ã€å½±éŸ¿åŠ›ã€åƒèˆ‡åº¦ç‰é¢å‘,是影響專案æˆåŠŸçš„é—œéµå› ç´ ã€‚
(三)資料呈ç¾çš„æ–¹æ³•
åœ¨å°ˆæ¡ˆç ”ç©¶æˆ–è£½ä½œå ±å‘Šä¸Šï¼Œæœ€å¸¸ä½¿ç”¨çš„è³‡æ–™å‘ˆç¾å·¥å…·å‰‡æ˜¯ç›´æ–¹åœ–ã€æ•£å¸ƒåœ–ã€éšéª¨åœ–ã€å› 果圖ç‰ï¼Œå¦å¤–,我個人èªç‚ºå¯ä»¥å–„åŠ é‹ç”¨æŸæ‹‰åœ–ï¼Œå°‡åŽŸå› ä¹‹ç™¼ç”Ÿæ¬¡æ•¸ç”±å¤§åˆ°å°æŽ’åˆ—ï¼Œé‹ç”¨80/20法則,優先解決最關éµå•題;æ¤å¤–,政府機關很強調SOPåŠæµç¨‹åœ–的建立,並在執行活動å‰ï¼Œæœƒè©³åˆ—人ã€äº‹ã€æ™‚ã€åœ°ã€ç‰©ä¹‹åˆ†å·¥æ¸…冊,é€éŽæª¢æ ¸è¡¨ç‰æ–¹å¼ï¼Œæª¢è¦–æ¸…å–®åŠæ‡‰è¾¦äº‹é …是å¦å·²å®Œæˆæˆ–物資已到ä½ï¼›è€Œè¦ªå’Œåœ–å‰‡æ˜¯ä¸€é …ç³»çµ±åŒ–ä¸”å¯å»£æ³›æ‡‰ç”¨çš„工具,å¯çµåˆç„¦é»žåœ˜é«”ã€è…¦åŠ›æ¿€ç›ªç‰è³‡æ–™è’集ã€å•題分æžç‰æ–¹å¼ï¼Œå°‡æ‰€åˆ—出的想法ã€å»ºè°ã€ç¼ºå¤±ã€å•題ç‰ï¼Œå…ˆä¸€ä¸€å±•開後å†åŠ ä»¥åˆ†é¡žï¼Œé€éŽç”±ä¸‹è€Œä¸Šçš„æ¸ç´æ³•,å¯ä»¥å¾ˆæœ‰ç³»çµ±ä¸”周延的將所需的資料呈ç¾å‡ºä¸€å€‹æ¸…楚且明確的架構圖。
å°ˆæ¡ˆç®¡ç†æ˜¯ä¸€é–€èˆ‡å¯¦å‹™çµåˆä¸æ–·ç²¾é€²çš„知è˜å¸é–€ï¼ŒPMIè¦æ±‚PMP需æŒçºŒå¸ç¿’,æ¯3å¹´è¦å–å¾—60 PDUsæ‰èƒ½ä¿æœ‰PMPè‰ç…§è³‡æ ¼ï¼Œå› æ¤èº«ç‚ºPMP的一員è¦èƒ½èˆ‡æ™‚俱進的å¸ç¿’,é€éŽä¸æ–·æŽ¥è§¸å°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„ç†è«–åŠå¯¦å‹™ï¼Œè®“è‡ªå·±åœ¨é€™é–€é ˜åŸŸä¸ç²å¾—更多的æˆé•·ã€‚
作者 :陳嬿如, PMP
作者簡介:109å¹´6月1日考å–PMP執照。ç¾è·ç‚ºåœ‹å®¶ç™¼å±•å§”å“¡æœƒç§‘é•·ï¼Œè² è²¬æ”¿åºœæ”¿ç–åŠå°ˆæ¡ˆä¹‹è¦åŠƒåŠæŽ¨å‹•ï¼Œé‘‘æ–¼æ”¿åºœæ©Ÿé—œæ™‚å¸¸è™•ç†è·¨éƒ¨é–€æºé€šèˆ‡å”調之æ¥å‹™ï¼Œä¸”需è¦å»£ç´å„界æ„è¦‹ï¼Œå› æ¤å¸Œæœ›é€éŽå°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„知è˜åŠæ‰‹æ³•é‹ç”¨åœ¨å…¬éƒ¨é–€é«”ç³»ä¸ï¼Œä¸¦æœŸè¨±è‡ªå·±èƒ½æŒçºŒå¢žé•·åœ‹éš›åŒ–åŠä¼æ¥ç®¡ç†çš„知è˜ã€‚è®“è‡ªå·±çš„è·æ¶¯æœå‘æ›´å°ˆæ¥ã€æ›´å»£æ³›ä¸”能與國際接軌的方å‘é‚進ï¼