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時間 2021/08/19(四) 20:30 開始


地點 Zoom


 


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淺談專案管理在實務上之應用心得



一、前言


「專案」的特性是暫時性、且有獨特產出。由此可見,在我們的日常生活及工作中,處處都是專案,只是我們不知道原來這些都是專案的另一種形式的呈現,例如:在生活方面,規劃全家出國旅遊、策劃室內設計裝潢和清潔、舉辦生日派對、籌辦婚宴;在工作方面,政策規劃、法規訂定、召開專案會議、舉辦工作坊、辦理評審考核、出版刊物、執行委託研究案、建置資料庫系統…等,這些都是在執行專案,因為它們都有明確的開始時間與結束時間,而且都是為了要完成特定的任務或目標而執行的專案管理。


 


專案管理的十大知識體系包括:整合、範疇、時程、成本、品質、資源、溝通、風險、採購、利害關係人參與,由於PMBOK所界定的專案是屬於大型專案,並且將五大過程及十大知識領域很有系統化的套用在專案中執行。然而,在初期接觸專案管理的過程中,多數人很可能會感到疑惑,實務工作中真的要將PMBOK中的所有知識體系架構及流程都納入專案中執行嗎?或是如何依據專案的實際需要,運用適合的知識體系、流程、工具來提升專案管理的效能呢?由於實務上每項專案的規模大小、所涉及的範疇、資源、經費、時程等各方面之差異性,以及是否需委外採購或是自製執行,抑或是專案內容之屬性等各異,因此在實務執行上,應加以檢視及彈性調整,而關鍵點則取決於專案經理要將PMP所學習內化的知識及精髓運用在專案上,依企業或專案的實際需要去調整修正,才能契合企業及客戶所需,這則是身為一位PMP所需具備精準的專業知識、敏捷的邏輯思維、符合企業環境因素及利害關係人需要的重要技能!


 


二、專案經理80%在溝通,強化跨域治理能力


鑒於「跨域治理」(cross-boundary governance)已是政府部門中常見的的業務型態,多項重大政策已非單一機關或部門能獨立完成,而是強調跨部門之間的協調合作。而跨部門的型態很多樣化,包括中央與地方政府之協調合作關係、機關對內與對外聯繫關係、跨機關協調合作關係、政府與企業或第三部門之公私合作夥伴關係等,例如:COVID-19從防疫、紓困及振興等各項措施,包括:口罩實名制、科技防疫、企業營運、旅遊業者、藝文產業、運動產業、農民、勞工等,這些措施皆須透過跨部會的權責機關提出紓困及振興方案,方能達到防疫及振興的效果;食品安全政策則須結合衛生、農業、環保、教育等相關部會及業者共同合作;公共化托育政策需中央與地方及民間機構合作執行;舉辦世大運等競技運動賽事,也需整合相關部會、民間體育機構及國外參賽體育團體等資源,共同協力才能完成。這些都有賴不同部門之溝通、協調、整合的能力,由此可見,專案管理在政府部門愈趨重要,因此,身為政府機關政策推動之專案協調統合者,一定要具備跨域及專案管理的能力,掌控跨部門之任務分派、時程管理、專案執行的產出、考核進度控管、風險管理、以及處理不同利害關係人之議題及需求,而這一切則有賴具備良好專業知識及溝通協調能力之專案經理,方能使專案有效率的推動,並提升專案執行的綜效。


 


三、專案管理工具及技術之實務應用


專案管理的工具及技術非常多,可以概分為資料蒐集、資料分析、資料呈現、決策制定、人際關係與團隊技巧、溝通技巧等六大面向,而每項工具及技術在不同的過程及知識領域之應用均不同。我認為學習專案管理,要能活用工具,才能讓專案執行事半功倍。因此,以下僅針對資料蒐集、分析、呈現等幾個主要工具在實務上的運用,就我個人的觀點予以分享。


(一)資料蒐集的方法


政府機關最常運用資料蒐集的方法包括焦點團體、專家判斷、腦力激盪、訪談、問卷調查等方式進行資料或意見的蒐集。例如:舉辦座談會,聘請同質性或跨領域的專家學者進行意見交流;舉辦世界咖啡館,透過腦力激盪方式形塑主題及願景;透過問卷調查分析統計資料、電話訪問進行民調、人物專訪作為專刊或電視或電台播放之素材等。


(二)資料分析的方法


在政府機關或研究案中,最常使用的分析工具為SWOT分析,可以進行研究事件的優勢、劣勢、機會、挑戰等四個面向的內外部分析;魚骨圖分析亦可用於找出問題的根本肇因;提案書評估則是用於針對採購案件的廠商評選資料的分析技術;績效審查則通用於審查專案執行的進度是否符合原定基準或目標值,以了解專案執行狀態,並能針對審查偏差狀況,及時提出改善或解決對策;風險機率與衝擊評量用在政府機關的風險管理機制中,評估事件可能發生的風險等級,針對高、中、低風險進行管控及監測,並提出因應風險對策後所降低的殘餘風險或二次風險進行監視。


除了上述提到常用的分析工具外,我個人認為決策樹分析是有效辨識及決定未來事件應採取何種決策路徑及方案,針對不同決策點,用機率量化成本的概念,比較不同路徑的EMV值,有助於判定未來的可行路線,這項分析技術,可以訓練自己邏輯思維,並將每個多重選擇都加以量化計算,不論用在工作上或個人生活上的決策,都很實用。另外,我個人是認為利害關係人分析是很重要的一個工具,從辨識利害關係人,判斷其權力、影響力、參與度等面向,是影響專案成功的關鍵因素。


(三)資料呈現的方法


在專案研究或製作報告上,最常使用的資料呈現工具則是直方圖、散布圖、魚骨圖、因果圖等,另外,我個人認為可以善加運用柏拉圖,將原因之發生次數由大到小排列,運用80/20法則,優先解決最關鍵問題;此外,政府機關很強調SOP及流程圖的建立,並在執行活動前,會詳列人、事、時、地、物之分工清冊,透過檢核表等方式,檢視清單及應辦事項是否已完成或物資已到位;而親和圖則是一項系統化且可廣泛應用的工具,可結合焦點團體、腦力激盪等資料蒐集、問題分析等方式,將所列出的想法、建議、缺失、問題等,先一一展開後再加以分類,透過由下而上的歸納法,可以很有系統且周延的將所需的資料呈現出一個清楚且明確的架構圖。


 


專案管理是一門與實務結合不斷精進的知識學門,PMI要求PMP需持續學習,每3年要取得60 PDUs才能保有PMP證照資格,因此身為PMP的一員要能與時俱進的學習,透過不斷接觸專案管理的理論及實務,讓自己在這門領域中獲得更多的成長。


 


作者 :陳嬿如, PMP


作者簡介:109年6月1日考取PMP執照。現職為國家發展委員會科長,負責政府政策及專案之規劃及推動,鑑於政府機關時常處理跨部門溝通與協調之業務,且需要廣納各界意見,因此希望透過專案管理的知識及手法運用在公部門體系中,並期許自己能持續增長國際化及企業管理的知識。讓自己的職涯朝向更專業、更廣泛且能與國際接軌的方向邁進!

 


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兩岸人資長的用人哲學


 



林娟老師曾在兩岸企業擔任集團人資長,在人資領域,超過20年以上經驗,



擔任各大講座的演講嘉賓,現任多家企業顧問與講師,同時也是旅行與美食愛好者,在人資圈是斜槓代表。



想聽聽人資長面對企業的各式各樣人力資源管理問題時,是如何解決的?背後思考意涵為何?



2021/8/26(四)21:00「專案職人SHOW」直播,歡迎大家一起收看。



 



 



分享會時間 : 2021/8/26 (四)21:00-22:00 



分享會報名表:https://sites.google.com/view/taiwanagiletribe/enroll2?authuser=0

雜誌粉絲專頁活動頁面:https://www.facebook.com/ProjManager


 
     【一分鐘學專案管理】成本控管好重要!!想做好成本管理,一定要做成本管理計畫呀~

【一分鐘學專案管理】


 


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成本管理計畫除了定義各種資源,還包括資源成本、管理成本、成本基準、管制門檻及績效衡量等等規則。想要在預算內完成專案,這些一個都不能缺少呀!


 


 


跟著史荳芮一起用一分鐘學專案管理吧!




 
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