一、前言
工作實務中,參與公司營建工程專案,依公司現有規模,平均都有6~9個新建工程專案同時進行。本人在實務中同時扮演多種角色,是單一專案的PM、是專案管理辦公室的高階主管、專業技師的身分是功能經理。在準備PMP考試的過程中,渴望將PMP知識運用在工作上實務上。以下試著以所學的PMP角度來探討實務。
二、管理利害關係者需求
"管理利害關係者需求"是點醒我並與實務深刻呼應的概念。利害關係者包括了其它部門的同
仁和主管,也包括外部的供應商或客戶。了解並重視他們的需求,適當地溝通與管理利害關係者,PM有責任引導他們往正向的方面影響專案與工作,是增加工作成功與提升客戶滿意度最好的方式。事先的溝通是非常重要的,在成本估算時也必需要明確的了解對方的需求,並且要主動進行溝通跟反應本身資源的不足,尋求與其它單位的合作,減少專案時程與成本的浪費。另外有些業主專案分工很細,一個專案會分工至其它不同的單位,因此主動注意業方的橫向溝通也非常重要。
三、專案團隊管理
團隊成員的薪資皆有公司規定的限制,不可能無限制的成長,這時候PMP當中的人資管理,就非常重要,如何識才、用才、留才、育才亦是一個專案經理很重要的課題,尤其是專案團隊成員快速變遷會造成業主的不信任感加深及增加專案推動的困難度。赫茲伯格有提激勵因子有兩種,一個是保健因子,另一個是激勵因子,公司的福利與薪資不可能無限制的增加,而專案經理所能運用的資源是激勵因子,讓團隊成員知道這份工作的責任及使命,讓他從工作的挑戰中獲得成就感及成長,透過團隊合作去解決更困難的問題,觀察每個人的優點及缺點,讓每個人在專案中都能奉獻所長,能力互補,同時賞罰分明,讓績效良好的人能有獲得升遷與期望報酬的機會,創造出友善的工作環境,以降低人員的流動,同時亦需要有代理人制度,不能因為某一專案成員離職,就影響整個專案的運行,兼顧每個人的工作與休息,避免將工作集中在部分能力較強的人身上,如此方能較容易留住人才。
四、組識流程資產
適時地利用公司內專案或知識管理的資料庫系統,找出過去的工作經驗中,可供參考的工作報告或文件範本,再來進行,應能事半功倍、避免重蹈覆轍。倘若公司並未建置相關資料庫系統,應向部門主管或老闆提議,對公司一定會有極大的幫忙。利用資料庫所記錄的組織流程資產,亦能避免組織因人員流動,造成嚴重的經驗流失。
結語
以專案管理的思維來省思過去所執行的專案,發現PMP的42個子流程,過去所用不會超過一半,專案的結果可想而知,其中溝通管理更是常被忽略。身為經理人,終其職場一身都在做專案管理的工作,善用PMP手法,必能帶領團隊事半功倍。