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專案管理知識應用於公文系統的經驗
一、前言
我目前在臺北市政府資訊局擔任公文處理整合系統的承辦人,此系統預估於103年底將有接近400個機關學校使用,平均每日使用人數高達一萬六千人,算是本府數一數二的大系統。本系統最大的特色是每天都會有公文到期,所以公文系統的可用性與不可中斷性非常重要,面對異常問題處理步調要很快 。這個系統的相關利害關係人非常多:例如負責資訊基礎建設的設備網路組與其委外廠商、本系統委外維護廠商、公文主管單位秘書處文書組、研考會、本府及所屬各機關學校的使用者、還有很多與公文系統介接的系統及其承辦人。自感自己的專案管理能力不足,管理工作造成了自己不小的負擔,剛好市政府與東吳大學有建教合作,提供了免費的長宏專案管理受訓課程,於是馬上報名參加,期待專案管理能力能獲得提升,以下是上完課後將所學應用於工作上的一些成果。
二、整合變更管理
由於所負責的專案使用者非常多,使用者需求也非常多,而現行的變更管理機制過於人治,常出現使用者的需求變更過於頻繁的問題發生、或是需求變更同意之後拖了很久才進行變更。上完PMP課程之後,讓我知道建立一套有效的變更管理機制非常重要,回到工作崗位後便建立了一套變更管理機制,同時針對不同程度的需求需經過適當的審批層級,相信日後對於使用者的滿意度與工作團隊的變更執行力一定有所助益。
三、管理溝通與管理利害關係人參與
由於本系統的特色是利害關係人非常多,有鑑於利害關係人對於所獲得的資訊並不滿意。我上完PMP的課程之後,我先進行所謂的「利害關係人辨識」,取得利害關係人清單之後,針對所有利害關係人訂出個別人員所需要資訊內容、資訊該如何傳遞與何時傳遞等。實施之後,的確減少了資訊落差造成的衝突,並增加了團隊工作執行的效率。
四、需求追朔矩陣與議題記錄的建立
由於現有的需求追朔舉證與議題記錄不夠完整,為確保議題(issue)與新需求能夠有效地被追蹤與解決,我修正了需求追朔矩陣與議題記錄的格式,幾週下來,慢慢地修正與補強格式後,已經漸漸讓自己減少了管理上的負擔,除了例行的週報、月報能夠以很快的速度製作以外,與主管的溝通也更有效率,能夠讓上級主管更快掌握專案目前遇到的議題,更可以知道需求執行的狀況。
五、結論
於長宏上了七週的專案管理課程下來,收穫非常豐富並且真實可以應用到專案管理的工作上。良好的讀書會制度建立了考試戰友們的革命情感與認真讀書的動力,長宏的講義整理的非常清楚,模擬測驗系統也非常的好用,最後我考試考到4P1M(滿級分為5P)。之後若有朋友想取得PMP的證照,我會毫不猶豫的推薦長宏。
作者:賴堯賢,PMP

作者簡介:賴堯賢,2014/7/14正式成為PMP的一員。桃園縣武陵高中畢業,中央大學資訊工程系畢業,成功大學資訊工程研究所畢業,畢業後於松翰科技股份有限公司服國防役四年,合約到期後,辭職準備國家考試,當年考上高考與普考的資訊處理職系,進入臺北市政府資訊局 。