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如何在公務機關裡è½å¯¦å°ˆæ¡ˆç®¡ç†ç²¾ç¥ž
進入è·å ´è½‰çœ¼é–“å·²15年。我所é¢è‡¨çš„工作環境，從å°å…¬å¸çš„å…許個人自由æ®ç‘，到進入大公å¸å¾Œçš„層層節制；從民營單ä½çš„ç©æ¥µå¾€å‰è¡æ’žï¼Œåˆ°è¸é€²å…¬å®¶æ©Ÿé—œå¾Œè¦æ±‚勇於任事並兼防弊。但無論è·å ´æ–‡åŒ–與作æ¥å®ˆå‰‡å¦‚ä½•è¿¥ç•°ï¼Œå› æ‡‰çž¬æ¯è¬è®Šçš„ä¼æ¥æˆ–社會環境所產生的ç¾ä»£åŒ–專案型作æ¥æ–¹å¼ï¼Œéƒ½é‡é‡è¡æ“Šäº†å‘來以科層組織型態é‹ä½œçš„å–®ä½æˆ–æ©Ÿé—œã€‚è€Œç½®èº«æ–¼é¢¨æš´æ ¸å¿ƒçš„å°ˆæ¡ˆç¶“ç†ï¼ŒäºŸéœ€è¦æœ‰ä¸€å¥—å¯éˆæ´»é‹ç”¨çš„通則或å¯éµå¾ªçš„è¾¦æ³•ï¼Œä»¥å¢žåŠ å°ˆæ¡ˆæˆåŠŸçŽ‡ã€‚尤其是外界普éèªç‚ºæœ€ä¸€æˆä¸è®Šçš„公務機關，其實也æ£é¢è‡¨è‘—所管轄æ¥å‹™è„«é›¢å‡¡äº‹ç…§æœ¬å®£ç§‘，日復一日的範疇，而走å‘專案型ã€ä»»å‹™åŒ–型態。若能ä¾å¾ªPMPçš„ç²¾ç¥žï¼Œæˆ–è¨±èƒ½å¤ è®“æ¯ä½å…¬å‹™äººå“¡åœ¨å‚³çµ±ç§‘層組織裡執行專案任務時，減輕è¡æ’žé«”åˆ¶æ‰€é€ æˆçš„ä¸é©èˆ‡ç—›è‹¦ã€‚
在æ¤åƒ…ä¾å€‹äººæ›¾æœå‹™æ–¼æ°‘營單ä½èˆ‡å…¬å‹™æ©Ÿé—œçš„一點工作經æ·ï¼Œæ出個人å°æ–¼å…¬å‹™æ©Ÿé—œå¦‚何è½å¯¦PMP精神的一些觀察與分æžï¼Œèˆ‡å¤§å®¶åˆ†äº«ï¼Œä¸¦æ¡è¿Žçµ¦äºˆæ‰¹è©•å’ŒæŒ‡æ•™
一ã€å°ˆæ¡ˆç¶“ç†çš„心態
是的，我國文官體系的æ£å¼è·ç¨±è£¡ï¼Œè‡³ä»Šä»ç„¡å°ˆæ¡ˆç¶“ç†çš„官銜。但以目å‰æ”¿åºœæ¥å‹™è§€ä¹‹ï¼Œå°Žå…¥æ–°çš„æ³•ä»¤æ˜¯ä¸€é …å°ˆæ¡ˆï¼ˆæ—¥å¾Œé€²å…¥æ£å¸¸ç¶é‹æ‰æ˜¯ä½œæ¥ç®¡ç†ï¼‰ï¼ŒæŽ¡è³¼æ¡ˆæ˜¯ä¸€é …專案，æ¯ä»¶æ°‘眾陳情案也å¯ä»¥ç•¶æˆä¸åŒä¾†å°ˆæ¡ˆè™•ç†ã€‚專案的特點在於富彈性，å¯èˆ‡éš¨æ™‚變動的社會環境åšèª¿é©ï¼Œä½†çµ•éžå®Œå…¨æ‰“ç ´ç¾æœ‰ç§‘層組織或作æ¥è¦å‰‡ã€‚ç¾è¡Œå…¬å‹™æ©Ÿé—œå·²æœ‰è¨±å¤šè‰¯å–„的法è¦èˆ‡è¡Œæ”¿é…套措施å¯ä¾›éµå¾ªï¼Œä¾‹å¦‚æ”¿åºœæŽ¡è³¼æ³•å°±å·²èˆ‡åœ‹éš›æŽ¥è»Œã€‚ä½†æ³•ä»¤å¿…é ˆæ´»ç”¨ï¼Œå¦‚åŒå°ˆæ¡ˆç®¡ç†å‘Šè¨´æˆ‘å€‘å¿…é ˆåšå¥½å¯è¡Œæ€§ç ”究，é‡æ¸…Business Case，仔細åƒè€ƒä¼æ¥ç’°å¢ƒå› ç´ èˆ‡çµ„ç¹”æµç¨‹è³‡ç”¢å¾Œï¼Œæ‰èƒ½å¤ è·Ÿé•·å®˜ä¸€èµ·ç ”ç©¶ç™¼å±•å‡ºæ˜Žç¢ºå¯è¡Œçš„å°ˆæ¡ˆç« ç¨‹ï¼Œæ‰èƒ½å¤ é¸ç”¨åˆé©çš„法令或招標辦法來進行專案。專案並éžæ¯ä»¶éƒ½æ˜¯ã€Œç‰¹ä¾‹ã€ï¼Œæ›´ä¸æ˜¯å®Œå…¨å‡Œé§•æ–¼æ³•ä»¤æˆ–科層組織以上的作æ¥æ–¹å¼ï¼›åªæ˜¯éœ€è¦å¤šèŠ±é»žå¿ƒæ€è¦åŠƒï¼Œå¤šæ”¾äº›æ³¨æ„力以隨時調整執行與監控方å¼ã€‚有了這層èªçŸ¥ï¼Œç›¸ä¿¡å…¬å‹™äººå“¡å°±ä¸æœƒè¦–專案為ç•é€”，而能èžåˆæ³•ä»¤è¦ç¯„於專案執行ä¸ï¼Œæˆç‚ºæœ€ä½³åŠ©åŠ›ã€‚
二ã€è¾¨è˜ã€ç®¡ç†ã€æŽ§åˆ¶åˆ©å®³é—œä¿‚人與åšå¥½æºé€šç®¡ç†çš„é‡è¦æ€§
政府的å˜åœ¨é›–然是管ç†çœ¾äººä¹‹äº‹ï¼Œä½†å…¶ç®¡ç†çš„åˆæ³•æ€§ä¹Ÿåœ¨æ–¼å—人民之託，並隨時å—法令é™åˆ¶èˆ‡æ°‘æ„代表監ç£ã€‚å› æ¤å…¬å‹™äººå“¡å¿µèŒ²åœ¨èŒ²çš„除了ä¾æ³•è¡Œäº‹å¤–ï¼Œæ›´é ˆæ™‚æ™‚åˆ»åˆ»æ³¨æ„眾多利害關係人的æ„見åæ˜ ã€‚è¨±å¤šæ™‚å€™å…¬å‹™æ©Ÿé—œåšèµ·äº‹ä¾†ç¶æ‰‹ç¶è…³æˆ–被批評未顧åŠç¤¾æœƒè§€æ„Ÿï¼Œå¯èƒ½åœ¨æ–¼éŽåˆ†æ³¨æ„所有利害關係人的æ„見表é”，或僅以機關利益為優先。大多數機關雖也清楚明白抓é‡é»žåšäº‹ï¼Œå› æ¤é‡é»žæ‡‰æ”¾åœ¨è¶³ä»¥å½±éŸ¿å°ˆæ¡ˆé€²è¡Œçš„é‡è¦åˆ©å®³é—œä¿‚人身上，但專案真æ£é€²è¡Œèµ·ä¾†æ™‚，å»å¿˜äº†ä»æœ‰ç®¡ç†åŠæŽ§åˆ¶åˆ©å®³é—œä¿‚人ç‰æ—¥å¸¸ç¶é‹çš„功夫，而且更需æé…é©åˆ‡çš„æºé€šç®¡ç†è¨ˆç•«ã€‚å³ä¾¿è¦åŠƒéšŽæ®µæ˜¯æœ€å¤šå°ˆæ¡ˆåæµç¨‹å½™é›†çš„é—œéµéšŽæ®µï¼Œä½†å¾ŒçºŒçš„執行與監ç£å»æ˜¯å°ˆæ¡ˆæœ€è€—費人力與經費，也是最需è¦æ³¨æ„的階段。為符åˆæ”¿åºœåŸ·è¡Œå°ˆæ¡ˆçš„特性，確ä¿å°ˆæ¡ˆçš„æˆåŠŸï¼Œèˆ‡åˆ©å®³é—œä¿‚人的æºé€šç®¡ç†çš„功夫絕ä¸èƒ½å°‘，更ä¸èƒ½åªæ˜¯è¡Œç¦®å¦‚儀，而需活用å„種æºé€šæ–¹å¼èˆ‡æŠ€å·§ï¼Œè½å¯¦è²«å¾¹åœ¨å°ˆæ¡ˆç”Ÿå‘½å‘¨æœŸçš„æ¯å€‹éšŽæ®µä¸ã€‚
三ã€ä¸éµå®ˆè®Šæ›´ç®¡ç†ç¨‹åº
許多人以為公務機關凡事ä¾å…¬æ–‡è¡Œäº‹ï¼Œæ•…æ¯é …專案變更å‡è©³å¯¦è¨˜éŒ„在公文裡。事實上公文在機關裡的主è¦ç›®çš„æ˜¯é™³å ±äº‹é …äºˆä¸Šç´šé•·å®˜ä¸¦æœŸèƒ½ç²æ‰¹å‡†åŸ·è¡Œï¼Œæˆ–被用來åšç‚ºæ©Ÿé—œèˆ‡æ©Ÿé—œé–“æ£å¼æºé€šå”èª¿ç”¨ã€‚å°ˆæ¡ˆè£¡çš„è¨±å¤šäº‹é …ï¼Œæœ‰æ™‚ä¸¦ä¸éœ€è¦å…¬æ–‡ï¼Œæˆ–以公文型態無法應付專案變更è¦æ±‚ã€‚å› æ¤åœ¨å…¬å‹™æ©Ÿé—œæ“”任專案經ç†ä¸€è·ï¼Œå¯èƒ½å¾…公文批准後，便逕行專案變更，而忘了留下WBS說明ã€æ´»å‹•å±¬æ€§ã€æ™‚程資料ç‰æ›´è©³ç´°ï¼Œè¶³ä»¥è§£é‡‹è©²é …變更åŠå¾ŒçºŒåŸ·è¡Œèˆ‡ç›£ç£æ ¸è€ƒæ‡‰æ³¨æ„äº‹é …çš„è³‡è¨Šã€‚ç”šè€…åƒ…å¾µè©¢ä¸Šç´šé•·å®˜åŒæ„，或與其他機關é”æˆå…±è˜å¾Œï¼Œä¾¿é€•è¡Œè®Šæ›´å°ˆæ¡ˆç¯„疇，而未éµå®ˆè®Šæ›´ç®¡ç†ç¨‹åºã€‚這樣的行為容易導致專案的範疇失控，也會讓專案的æˆæœ¬èˆ‡æ™‚程ä¸æ–·æ“´å¤§ï¼Œé€ æˆæ©Ÿé—œåœ¨å°ˆæ¡ˆå®Œæˆå¾Œï¼Œå¸¸ç”¢ç”Ÿæ—¥å¸¸ä½œæ¥ç®¡ç†ä¸Šçš„盲點與ä¸è§£ã€‚
以上的幾點åªæ˜¯å€‹äººçš„一點點感想與淺見，目的ä¸å¤–乎能進一æ¥è½å¯¦å°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„精神，èžåˆæ–¼å…¬å‹™æ©Ÿé—œçš„作æ¥æµç¨‹èˆ‡çµ„織架構ä¸ã€‚在æ¤è¬¹ç¥å„ä½PMP與準PMP們，在å¸ç¿’到PMP的精神後，未來在專案管ç†çš„å·¥ä½œä¸Šï¼Œèƒ½æ›´æœ‰å¦‚ç¥žåŠ©ä¸€èˆ¬ï¼Œä¸€å¸†é¢¨é †ã€‚
作者：柯åšçš™,PMP
作者簡介：柯åšçš™ï¼Œæ–¼2014/5/12æ£å¼é€šéŽè‰ç…§è€ƒè©¦æˆç‚ºPMP的一員。目å‰æœå‹™æ–¼è‡ºåŒ—市政府所屬的臺北廣æ’電臺。æˆç‚º PMP之後，ç©æ¥µå°‡å°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„æ€ç¶è½å¯¦é‹ç”¨åœ¨å·¥ä½œä¸Šï¼Œæ›´æœŸå¾…能發æ®PMP共好精神，將專案管ç†çš„相關資訊åŠç²¾ç¥žåˆ†äº«çµ¦æ›´å¤šäººã€‚