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專案管理於測量規劃之應用
一、 前言
本身服務之產業結構以政府標案導向為主,過去在執行專案的過程中,常常需要結合各個不同部門的專業技術,產製最終交付標的成果,所屬企業屬於平衡性矩陣架構,有時候專案經理與功能經理因業主需求臨時增加或改變,常常會造成部門彼此之間的誤會,因此希望透過一個專業化的專案管理方式來進行整個專案管理,導向系統性規劃管理,避免加入過多人為因素而造成專案時程的延誤。
二、 管理利害關係者需求
人與人之間最重要的就是溝通,尤其是工作上大家來自四面八方,從小到大接受不同的文化教育,因此對於事物的看法也會有所不同,有些人覺得事情做到80分就很滿足,有些人卻自我要求要到滿分的水準。因此在執行專案的過程中常常會對部分工作包的最終成果認知有所不同而造成誤會。
以測量來說,每個案子皆有其要求的精度標準,大比例尺製圖相對的要求精度要高,當然經費也隨之增加,小比例尺製圖因省略許多東西,經費也自然而然隨之減少,因此在專案管理期間,要將資訊在正確的時間pass給正確的利害關係人,避免專案執行到中期,無法滿足部分利害關係人需求,而導致專案時程、成本的增加。
常見的方式是以工作週進度及月報表的方式將資訊傳遞給相關參與人員,當然為避免email無法正確傳遞訊息,均需在專案期間規劃適當的時間進行工作會議面對面討論,如此一來也可跟相關利害關係人進行需求確認,以其成果滿足最終期望。
當然面對面的溝通往往是最能表達使用者需求,因此透過固定的工作會議,會邀請相關利害關係人及專案團隊成員針對工作內容、進度、遭遇困難討論,透過定期討論讓大家都能隨時更新專案目前狀況,避免結案階段時忽略部分利害關係人需求導致專案的失敗。
三、 發展專案團隊
現今科技技術日新月累,因此常有新技術的加入,為了讓專案團隊本身能精進技術,跟上時代的潮流,內部會定期舉辦教育訓練,藉由成員間彼此的分享,能夠學習實務上的新觀念,也往往能突破本身自我的盲點。更透過與國外原廠的不定期技術交流,可獲得目前業界最新領域知識,讓專案成員本身能在工作中除了獲得本身報酬外,更可增進自我知識,提升自我技能。
四、 變更管理
相信有做專案的人常常會碰到的就是專案進行到一半時常常需要進行某種程度的變更,對專案經理來說變更除了會增加時間範疇成本等改變以外,另外一個最大的挑戰就是相關利害關係人的溝通,畢竟只要碰到改變,人們傳統上往往會產生抗拒的心態,這也是專案變更的最大障礙。專案管理傳達的精神是不要怕變更,因為整個專案流程是逐步完善的,唯有在流程中精進做法,才能提升專案的整體效率。
專案變更時,必需建立完善的變更機制,例如誰提出的?為什麼需要變更?何時提出的?決策變更與否?及後續的追蹤機制,只要能設計一套完善的變更流程,相信日後專案在執行時,不管是專案團隊成員本身,或是各個利害關係人,不同於以往會非常抗拒改變,而是逐步完善讓專案能夠盡善盡美。
五、 結論
透過PMI所引導的專案管理概念,如何將五大流程及十大知識領域導入本身產業是個相當有難度的挑戰,但唯有專業化的專案管理概念導入,在未來時代洪流才能應付各式各樣龐大複雜專案,藉此迎向瞬息萬變的挑戰。
作者:彭德熙,PMP

作者簡介:彭德熙,畢業於國立成功大學測量及空間資訊研究所,測量國家考試及格;執業測量技師,2014年03月通過PMP考試,現職為詮華國土測繪有限工程公司航測部經理。