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專案管ç†å¯¦å‹™ï¼šä»¥æ³•å¾‹ç ”究採購案為例
專案管ç†é›–然目å‰åœ¨å°ç£ç‚ºç†±é–€çš„課題，但在個別的專案執行上，ä»æœ‰å¾…çœ¾äººçš„ç ”ç©¶ï¼Œå¸Œæœ›æœ¬æ–‡èƒ½å¼•èµ·æœ‰å¿—è€…çš„èˆˆè¶£ã€‚
專案管ç†çš„æ€ç¶ï¼Œå·²ç¶“è½å¯¦åœ¨è¨±å¤šé ˜åŸŸä¹‹ä¸ï¼Œä¹Ÿå»¶ä¼¸åˆ°åŽŸå…ˆæ²’有é‹ç”¨é€™äº›æ€ç¶çš„é ˜åŸŸã€‚æ³•å¾‹å¯¦å‹™ä¸Šï¼Œå°±å‘ä¾†æ¬ ç¼ºé€™æ–¹é¢çš„討論。所以我在å¸ç¿’專案管ç†çš„時候，也時時地以自己éŽåŽ»çš„專案執行經驗為例，檢視éŽåŽ»æˆ–ç¾åœ¨æ˜¯å¦æœ‰ä¾ç…§å°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„最佳實務進行。如果有，那我曾經使用到什麼樣的æ€ç¶æ–¹å¼ã€‚å¦‚æžœæ²’æœ‰ï¼Œé‚£æˆ‘è©²å¦‚ä½•çš„æ”¹é€²ï¼Œä»¥å¢žåŠ é€™æ–¹é¢çš„é‹ç”¨ã€‚以下就以我曾經主æŒæŸæ”¿åºœæ©Ÿé—œæ‰€å§”è¨—çš„æ³•å¾‹ç ”ç©¶æŽ¡è³¼æ¡ˆç‚ºä¾‹ï¼Œç”¨å°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„æ€ç¶æ–¹å¼ä¾†æª¢è¦–。
å°ˆæ¡ˆçš„é–‹å§‹ï¼Œé¦–å…ˆå¿…é ˆé‡æ¸…利害關係人。發包採購案的政府機關，以åŠåŸ·è¡ŒæŽ¡è³¼æ¡ˆçš„組織，甚至實際在第一線執行採購案的人員或單ä½ï¼Œä»¥åŠä¹‹å¾Œå¯©æŸ¥ã€è©•è«–的人員或單ä½ï¼Œéƒ½æ˜¯å¿…è¦çš„利害關係人。政府採購案既然稱之為採購案，則本組織之專案，相å°æ–¼æ”¿åºœæ©Ÿé—œè€Œè¨€ï¼Œå°±æ˜¯æŽ¡è³¼ã€‚而該採購案，å°æ–¼åŸ·è¡ŒæŽ¡è³¼çš„組織而言就是專案。專案的開始是需è¦é€²è¡Œå¯è¡Œæ€§ç ”ç©¶ï¼Œæ‰€ä»¥çµ„ç¹”é¦–å…ˆå¿…é ˆæŸ¥çœ‹ç™¼åŒ…æ©Ÿé—œæ‰€æ出的採購工作æ¢æ¬¾åŠæŽ¡è³¼æ–‡ä»¶ã€‚而在該政府機關執行採購案之å‰ï¼Œè©²æ©Ÿé—œå¿…定已進行自製或外購分æžï¼Œæ‰æœƒæ出外購需求。由於該政府採購案是公開招標，其商æºè©•é¸æº–則，也需è¦äº‹å…ˆæ“¬å®šï¼Œä¸¦å…¬å‘Šå‘¨çŸ¥ï¼Œå¦å‰‡æ‹›æ¨™å°è±¡å°‡æœ‰å¯èƒ½æ˜¯ä¾†è‡ªæ–¼å››é¢å…«æ–¹çš„ä¸ç‰¹å®šäººã€‚而招標å°è±¡å¦‚æ¤ä¸ç‰¹å®šï¼Œä¹Ÿå‹¢å¿…æœƒé€ æˆç™¼åŒ…機關的作æ¥å›°æ“¾ã€‚
在專案開始進行之時，çžè§£ä¸¦è’集利害關係人或單ä½çš„需求，是çžè§£å°ˆæ¡ˆå¦‚何執行的å‰æ。政府機關在發包採購案å‰ï¼Œé€šå¸¸å·²æ˜Žç¢ºçš„定義需求為何，以法律採購案為例，經常是為了解決æŸäº›æ‡¸è€Œæœªæ±ºçš„法律çˆè°ï¼Œæˆ–æ˜¯ç ”ç©¶å…ˆé€²åœ‹å®¶çš„ç‰¹å®šæ³•å¾‹åˆ¶åº¦ã€‚å› è€Œï¼Œåœ¨åŸ·è¡Œæ³•å¾‹æŽ¡è³¼æ¡ˆæ™‚ï¼Œå°ˆæ¡ˆçš„ç¯„ç–‡é€šå¸¸ä¹Ÿç›¸ç•¶å®¹æ˜“æ±ºå®šï¼Œç”šè‡³å·²æ˜Žç¢ºçš„å®šç¾©åœ¨æŽ¡è³¼å¥‘ç´„ä¸ã€‚採購契約簽訂後，å°æ–¼åŸ·è¡ŒæŽ¡è³¼æ¡ˆçš„組織而言，如何進行工作分é…，也就是建立工作分解çµæ§‹ï¼Œæ˜¯å…§éƒ¨è¨Žè«–會è°çš„首è¦èª²é¡Œï¼Œç•¢ç«Ÿä»»ä½•å°ˆæ¡ˆéƒ½éœ€è¦å¤šäººçš„åˆä½œï¼Œæ‰èƒ½æœ‰æ•ˆå®Œæˆã€‚而在政府採購案的進行時，隨時需è¦é©—è‰æ˜¯å¦æ£ç¢ºåŸ·è¡Œå°ˆæ¡ˆçš„範疇，並且謹慎的進行控制範疇之工作，也有賴於執行機關的能力åŠå°ˆæ¡ˆç¶“ç†çš„經驗。
政府採購案通常都有固定的時程，專案時程通常是一年或是åŠå¹´ï¼Œè€Œå› 為時程是採購契約ä¸æ‰€æ˜Žè¨‚ï¼Œå› æ¤æ˜¯ä¸å¯è®Šæ›´çš„。是故，在確定承攬政府採購案到真æ£åœ¨ç°½è¨‚採購契約å‰ï¼Œä¹Ÿæœ‰å¿…è¦é–‹å§‹é€²è¡Œå®šç¾©æŽ¡è³¼æ¡ˆä¹‹æ´»å‹•ï¼Œä¸¦é€²è¡ŒæŽ’åºæ´»å‹•ï¼Œä»¥å…在簽訂採購契約後並開始執行時，發覺時程上éžå¸¸çš„ç·Šæ¹Šã€‚åœ¨é€²è¡ŒæŽ¡è³¼æ´»å‹•çš„æŽ’ç¨‹æ™‚ï¼Œå¿…é ˆé€²è¡Œä¼°ç®—æ´»å‹•è³‡æºå’Œä¼°ç®—活動期程，在確定資æºçš„掌æ¡åŠæœŸç¨‹ï¼Œå°±å¯ä»¥é–‹å§‹ç™¼å±•æŽ¡è³¼æ™‚程，而後在進行採購專案時，隨時需è¦é€²è¡ŒæŽ§åˆ¶æ™‚程，以å…在時程的安排上，有所差錯，而導致é•ç´„並產生å¯èƒ½çš„è³ å„Ÿå•é¡Œã€‚
由於政府採購案通常已將æˆæœ¬æ˜Žè¨‚在採購契約ä¸ï¼Œå› æ¤ä¼°ç®—æˆæœ¬é€šå¸¸æ˜¯åœ¨é€²è¡ŒæŽ¡è³¼æ¡ˆçš„投標å‰ï¼Œå³éœ€åŠ 以考é‡ï¼Œè€Œåœ¨æŠ•æ¨™ä¹ƒè‡³å¾ŒçºŒçš„簽訂採購契約ä¸ï¼Œä¼°ç®—æˆæœ¬é€šå¸¸æ˜¯ç„¡é ˆé€²è¡Œçš„。然而，既然採購案的æˆæœ¬é€šå¸¸æ˜¯å›ºå®šï¼Œæ±ºå®šé 算的程åºåœ¨ç°½è¨‚契約的那一剎那å³å·²å®Œæˆï¼Œå¾ŒçºŒåƒ…剩下專案進行ä¸å¦‚何控制æˆæœ¬ï¼Œä½¿å°ˆæ¡ˆä¸è‡³æ–¼è€—è²»éŽå¤šçš„æˆæœ¬ã€‚
由於政府採購案在專案終çµæ™‚，需è¦é€²è¡Œæˆæžœè©•è«–æˆ–ç™¼è¡¨ï¼Œå› æ¤å°ˆæ¡ˆçš„å“質是相當需è¦é‡è¦–的，å¦å‰‡è¼•å‰‡è¨˜é»žã€æ‰£æ¬¾ï¼Œé‡è²¬å¯èƒ½å°Žè‡´å–ªå¤±æ¨™æ¡ˆè³‡æ ¼ï¼Œæ•…å°æ–¼åŸ·è¡ŒæŽ¡è³¼å°ˆæ¡ˆè€Œè¨€ï¼Œå°ˆæ¡ˆå“質ä¸å®¹è¼•å¿½ã€‚在確定çˆå–到採購專案時，執行專案的組織å³æœ‰å¿…è¦é€²è¡Œè¦åŠƒå°ˆæ¡ˆå“質，以確ä¿åœ¨å¾ŒçºŒå°ˆæ¡ˆçš„執行ä¸ï¼Œå°ˆæ¡ˆå“質會æŒçºŒçš„確ä¿ã€‚除æ¤ä»¥å¤–ï¼Œåœ¨ä¸€èˆ¬çš„æ³•å¾‹ç ”ç©¶æŽ¡è³¼æ¡ˆåŸ·è¡Œä¸ï¼Œå“質ä¿è‰åŠå“質管制雖然通常ä¸å®¹æ˜“å€åˆ†é–‹ä¾†ï¼Œä½†æ˜¯å› 為專案å“質連帶的影響執行採購組織之評價，執行組織通常ä¸æœƒè¼•å¿½å°ˆæ¡ˆçš„å“質。
以上是簡單的é‹ç”¨å°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„æ€ç¶æ–¹å¼ï¼Œä¾†æª¢è¦–æ”¿åºœæ©Ÿé—œçš„æ³•å¾‹ç ”ç©¶æŽ¡è³¼æ¡ˆã€‚åŒæ¨£çš„æ€ç¶æ–¹å¼ï¼Œä¹Ÿå¯ä»¥ç”¨åœ¨æ‰€æœ‰çš„政府採購案ä¸ï¼Œæˆ–甚至是大型的公共工程標案。專案管ç†çš„æ€ç¶æ–¹å¼ï¼Œæ˜¯å‰äººå¯¶è²´çš„實務經驗，雖然目å‰å°ç£å·²ç”¢ç”Ÿè¨±å¤šå°ˆæ¡ˆç®¡ç†äººå“¡ï¼Œä¸¦æŽ€èµ·å¤§è¦æ¨¡çš„專案管ç†ç ”究，但就個別專案的管ç†è€Œè¨€ï¼Œé‚„需è¦è¨±å¤šäººçš„æ·±å…¥ç ”ç©¶ï¼Œåœ¨æ¤åƒ…æ供我的專案經驗，希望能有拋磚引玉之效。
作者：許å®è¿ª,PMP
作者簡介：æ±å³é•·å®ç¬¬ä¸ƒå八屆å°åŒ—çPMP培訓çå¸å“¡ï¼Œæ–¼2013/1/18æ£å¼æˆç‚ºPMP。作者為律師，曾於政府機關æœå‹™ã€‚