rogersnotes 20131031: 專案管理在教學上的應用－以『系統分析及設計』課程為例

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專案管理在教學上的應用－以『系統分析及設計』課程為例

一、前言

本校資訊相關科系曾經開設『系統分析及設計』課程，其後的進階課程如軟體專案和軟體工程都與專案管理的手法類似，現今整理一些『系統分析及設計』理論與方法，並以專案管理的階段做初步的分類，文中所述內容和台灣資訊公司的實務作法或許不同，畢竟台灣和美國的文化不同，因此以下整理僅供未來教學研究的參考使用。

在商業交易系統中最明顯的就是系統的競爭優勢。競爭優勢是指任何一種能讓組織超過其競爭對手所使用的業務資源。資訊系統可以提供這種價值。如果沒有準確和及時的資訊，成功的企業將是那些能夠最有效地管理其資訊資源的競爭優勢。資訊系統是企業運行的必要費用。現代商業意見資訊系統作為一種資產，一種資源，可以為組織賺更多錢。最好的資訊系統可以積極貢獻績效。提高客戶滿意度、提高員工士氣，因為資訊是如此重要，值得我們關注其運作、管理和維護。

系統分析及設計是指創建或修改一個資訊系統，以滿足的需要和目標的給定的業務系統的進程的一個方面。它會通過分析和設計的過程，嘗試解決系統開發與設計上問題。系統分析及設計能確定一個新資訊系統的開發階段，按照這些要求所制定的計劃逐步執行。系統分析和設計，包含業務系統和其資訊系統功能的設計與分析；所有資訊系統可通過一系列預測階段產生到結束階段。這一系列過程被稱為系統開發生命週期（SDLC），SDLC的七個階段包含：問題識別、可行性研究、分析、設計、施工、轉換、維護。

二、初始階段

1.問題識別

管理人員或使用者意識到新的資訊系統需要一個新的業務或資訊系統的現有業務不再能夠反應組織的需求，業務的需要和資訊系統差異是存在的。管理層認為，有必要為未來業務的增長進行系統的開發或更新。例如，一家公司的供應商資訊系統和有上千個使用者容量，而需求清單中正在擴大。則管理層為審慎評估，可能會決定一名系統分析師來審視該問題，可能授權分析師進行可行性研究。

2.可行性研究

可行性研究的目的是定義問題和決定一個新的系統是可行性。在可行性研究中，系統分析師快速研究，評估其嚴重程度的問題。分析師列出當前系統以及將任何新的系統需要什麼，限制是有關於硬體，儲存空間，或是相關系統供應商等；分析師也可能會評估管理者想要接收獲得的內容是否受到系統功能的限制等。

分析師必須從技術上、從人的角度，和經濟上可行性來確定所需的系統是否值得開發。所需要的技術問題包含哪些處理設備和軟體等。在開發新系統時，可使用本組織目前的電腦設施嗎？如果當前設施不充足，市場上備有必要的硬體和軟體技術嗎？從人的角度來評估，分析師必須決定新的系統在目前組織的工作人員下，其資訊系統是否可行。是否有足夠的經過培訓的人，來生成和安裝系統嗎？如果是可行，則其所應該花費的時間應該如何評估？一般使用者對系統的期望是什麼？管理層的意見是什麼？

接下來分析師必須確定該系統的經濟可行性，大致估算將會採取何種開發系統，並建置和維護該系統，和系統將帶來的成本效益。成本因素也可能是關鍵；例如，一個系統雖然可以處理超過上千位使用者，但必須評估它的費用成本。估計初始發展人力資源和日常運作費用包括薪金、用品和設備等等；在系統安裝方面，分析師還必須評估系統的優點，分類每項優點收益(如加班工資數額減少）減少或利潤增加（例如，通過組織系統能夠銷售更多產品）。

這些成本都有一定估計值，在可行性研究中，雖然在專案進行的初期無法提供確切的數據，因為系統尚未完成指定和設計。但是初步評估準備好後，有助於分析師分析相關費用，並進行相關決策。初步評估後可進行成本效益分析，這是一個重要的評估過程，在審查成本效益分析後，如果它不值得繼續分析階段，可以選擇中止專案。

三、發展專案管理計劃書

1.分析階段

如果該專案繼續進入分析階段，表示可行性研究的結果是可行的。在分析階段包括徹底理解目前系統，設計新的系統。這階段必須定義新的系統要求，也包含參考現有文件，審查目前系統程式，分析師使用需求收集技術和使用者和管理者進行面談等。現有的文件可能包含指令和參考手冊、程式、組織圖表和錯誤訊息的詞彙表等。這些資料可以揭示目前系統的原來樣貌，有助於分析師理解系統功能。

分析師詢問使用者和管理涉及系統的專業知識，知道這些使用者處於何種位置，知道什麼目前運作良好，所欠缺的現行制度，以及他們要的新系統需求功能。當使用者還不確定的一個新系統應該做什麼？需要何種資料，分析師必須巧妙地採訪這些使用者。這指出分析師溝通技巧的重要性；沒有這種技能，分析師無法期望使用者的合作。當收集完必要的需求後，分析員瞭解當前系統和需求清單，用清單來為新系統規劃完整的需求。分析師可以使用準備的系統原型，在縮小的系統版本中收集到系統需求。分析師有責任評估使用者滿意度，並納入新系統缺點修改項目，原型設計有助於揭示新系統的錯誤。

在分析階段的最後一步是完成可行性研究報告。作為專案通過系統發展生命週期的進展，此反映在分析師的系統分析設計上，更加瞭解系統的特性，隨時更新評估值，此點與專案管理的整合變更控制觀念及逐步完善相似。原先估計值的可行性研究是一種初步估算；隨著分析工作的投入，系統分析的工作變得愈來愈多也愈複雜，然而分析師估算的時間和生成新的系統所需的資源更精確。在這一階段結束時，分析師將更詳細地說明專案預期。

2.設計階段

在設計階段的早期，分析師分析各種圖表。這有助於使分析師了解系統到底需要什麼功能。在同一時間，分析師規劃整個系統設計的品質，以及如何實現每項功能以提供簡單明瞭的使用者介面。若要設計一個新的系統，以滿足使用者和管理的需求。需要的資料包含設計規範、資料字典、資料流程圖、流程規範、資料模型、系統模型、原型、系統流程圖、結構圖、HIPO圖表和輸入和輸出的設計形式。設計步驟如下：

(1).分析師決定所有必要的硬體和軟體。

(2).分析師變換為功能圖分析階段。

(3).分析師將納入系統設計的安全措施。

(4).分析師設計的使用者介面，包括輸入和輸出格式。

(5).分析師確定人員編制的要求和設計程式和工作流。

(6).資料庫設計器設計適當的資料庫。

(7).使用者、經理和分析師審查設計規範的準確性和完整性。

在設計時這些程式，分析師必須將安全措施納入資訊系統，以防止潛在的錯誤和考量資訊安全。系統安全可以包括要求為使用者的密碼、所有備份副本和敏感性資料的編碼等措施。分析師還必須設計的使用者介面，包括所有的輸入表單、輸出報告和在終端螢幕上顯示的格式。輸入表單必須設計一種易用的系統，使用者便於將任何資料輸入人員將資訊輸入到電腦中。在設計時的首要關注輸出報告明確性和易用性。

四、指導與管理專案執行

1.系統建置階段

分析師還確定所需人員編制，以及所需的資料項目。在設計階段，資料庫設計器計劃一個資料庫，以滿足資料和系統文件的要求；並分析資料庫設計器的要求，因為資料庫設計器通常有必要深入的技術知識的資料庫系統。設計規範是主要的輸出和設計階段的文件，當設計規範完成時，它包含所有的程式師將會需要的資訊。程式師接收設計規範之前，首先檢查系統對於使用者和所有專案團隊成員的準確性和完整性，並繼續該專案。

在施工階段，電腦環境準備程式。所需新開發系統的編寫和測試，以及使用者文件和培訓材料的開發，施工階段的輸出是編碼和測試系統。在這一階段，分析師必須看到技術人員正確編寫的電腦環境。這可能需要安裝線路、通信線路；以及最後電腦的硬體安裝和測試。

程式師編寫的程式作為準則使用的問題和設計規範，更準確和完整的規格。如果軟體是需要購買而不是自訂程式設計，程式師可能要修改採購的系統需求，這時便會牽扯到專案管理的採購管理事項。如果程式師想要對系統進行更改，例如:如果一個程式師有更有效的演算法，他必須遵循專案所規定的整合變更控制的流程，以確保審核層級的批准，並考慮此一變更對該整體專案的變化影響。

分析師可以説明計劃測試過程實際的測試，此步驟通常是由程式設計師或測試組，嚴格選擇的測試資料來測試，用來確定新系統按預定的方式執行並確保系統是正確無誤。系統分析師也負責監督使用者文件和教育訓練文件。包括使用者手冊、快速參考指南和螢幕説明，此部分可用來對系統使用者進行培訓，由訓練員一對一或小組的方式執行。系統文件和教育訓練的成功關鍵是讓使用者能正確地使用新系統。

2.轉換階段

在轉換階段，公司從舊系統轉換到新開發或外購系統中。分析師執行計劃、監督轉換、資料錄入所需的資料；直到最後，電腦操作人員能在日常工作中完全使用新系統，而逐漸汰換舊系統。在許多情況下，資料從舊的系統以電子方式轉移到新的系統時，常藉助某類型的軟體，進行直接轉讓。在少數情況下，如果舊的系統沒有電腦化，資料錄入員工必須輸入必要的鍵入資料；不論是何種方式，必須有一些方法來驗證關鍵資料已正確輸入。

五、監控專案

轉換階段也可以將選擇逐步進行，或是新系統的一部分或全部方式，執行後並關閉舊的系統。它有時採用平行作業，在短時間內同時使用兩個系統，兩系統同時儲存相同的資料，以為安全起見。很多大公司花費大部分專案成本在資訊系統的維護規劃上。維護工作倘若需要變更控制委員會的核准，步驟如下：

(1).使用者或管理的問題或系統分析師的建議。

(2).分析員編寫增量模式評估。

(3).管理或變更控制委員會決定以核准變更。

(4).如果更改已得到批准，分析師修改所有的系統檔，以反映此項更改。

(5).程式師修改程式。

(6).測試團隊測試的修改後的程式。

(7).操作人員開始使用經修改的程式。

交付系統的程式可能有問題，因此，分析師應遵循的共同準則以測試一個尚未完成交付的階段。其次，系統必須不斷修正以符合不斷變化的業務環境。例如，內部的收入服務可能決定新的每月報告；或者業務單位引入新的產品線，而現有的產品線使用了不同的資訊需求；或者管理單位可能要求一個新的報表，有助於高層進行決策。不論如何，任何的修改，任何類型的資訊系統必須能夠適應新的需求。

當一位經理或使用者建議系統需要添加何種功能時，分析師可先估計其影響。然後管理或變更控制委員會來決定是否要核准變更。如果裁決是可行的，分析師通過修改系統檔和評估所影響的問題及設計規範。程式設計師和測試團隊負責更改程式及系統的測試，以確保實行核准後的變更。更改後將已測試的系統單元，進行最後的整體測試。

六、結束專案

整體測試驗收完成後交付買方，更新所有經驗教訓文件，結束專案。

七、結論

最終使用者是往往使用系統的需求者，當舊系統以及最終與新的系統完成後的使用者。使用者可能為業務單位或管理單位。如果是企業用戶，可能包含日常接觸的資訊系統，例如職員、資料項目的管理者及客戶服務人員。這些人通常負責進入交易或投入的資訊系統，以及平常操作使用系統的產出。

公司管理者可能有較少使用日常互動的系統，但他們嚴重依賴系統資訊的產出以便於進行管理決策。這些人平常對系統詳細資訊的參與率較低，但他們都很關心的資訊系統是如何影響組織的整體運作，最關心的是系統將有助於提高盈利能力的業務嗎？

業務單位或管理單位兩個部分的使用者必須涉及整個系統發展生命週期。畢竟，該系統屬於兩部分使用者，而非系統分析師；業務單位使用者往往知道更多需要，因為他們熟悉業務的日常營運。系統開發生命週期，必須要從舊的系統從使用者的角度來看，不只是從分析師或程式師的改進角度。比起以往，今日電腦更形複雜，傳統的使用者更難理解系統的複雜度。而分析師的責任是溝通規畫，提供精確而易於理解操作的系統，提高使用者的工作品質。

八、參考資料

1.PMBOK@ Guide, 4th Edition, Project Management Institute (PMI).

2.Introduction to systems analysis and design: A Structured Approach, Penny A. Kendall, Wm. C. Brown Publishers,1989)

作者：徐宏修,PMP

作者簡介：國立中山大學機械工程研究所博士，目前任教於嘉南藥理科技資訊多媒體應用系，於2013年5月6日正式成為PMP。在學校教授資訊網路、資料庫、資訊安全等課程，未來將持續利用專案管理方法應用資訊領域教學的應用。

框架效應 - 影響決策關鍵陳述

利害關係人在專案中的影響是舉足輕重的，尤其是老闆、客戶、高階主管們。在專案的進行的過程中，也常常有需要他們意見的時候。不論是徵詢他們的想法、爭取他們的支持或是得到他們的裁示，對於專案經理而言卻是常常心裡七上八下的。在呈出去所有方案中，總是有幾個是心理期待被選上而得到正面回應的，也有幾個是求神拜佛也不希望被選上的。然而為了整個評估的正確性與全面性，專案經理必須把所有可能方案都端上桌來討論，無論認同或是不認同的方案。當不認同的方案或是決策出現時，往往會帶來整個專案團隊困擾，甚至是影響了範疇、時間、成本等三大專案基準。難道每次高層開始天馬行空時，專案經理都要抱著方案誠心祈禱嗎? 有方法降低負面影響決策出現的機率嗎?

方法當然有，在開始說明前我們先來看幾個有趣的故事。

Amos Tversky與Daniel Kahneman兩位學者在1981年做過一個實驗，用以探討不同的措辭與陳述會如何影響實驗參與者的選擇。實驗參與者被要在看完一段陳述之後，在提供的兩個方案中選擇一個。假設現在有600人得到了一中罕見的致命疾病，醫療方案如下。

第一組實驗參與者的陳述：

A方案可以讓200人生還，B方案有33.3%的機會600人生還但是有66.6%的機會無人生還

第二組實驗參與者的陳述：

A方案可以讓400人死亡，B方案有33.3%的機會無人死亡但是有66.6%的機會600人死亡

實驗結果第一組有72%選擇A方案、28%選擇B方案。

實驗結果第二組有22%選擇A方案、78%選擇B方案。

在邏輯上來看，這兩組實驗者的方案是一樣的，不同點則是在正面敘述與反面敘述。這個實驗證明了陳述方式會影響人們判斷，而後續也有其他學者以不同的例子證明這個心理現象。這就是心理學上著名的框架效應(Framing effect)，也被廣泛地應用在組織行為學、人際溝通上。框架效應的一句訣是：「面臨收益時人們會小心翼翼選擇風險規避，面臨損失時人們甘願承受風險放手一搏。」對於兩組實驗的陳述，你是不是也跟大部分的實驗參與者選擇一樣呢?任何方案都能以正面或是反面表述，只要用對陳述方式就能讓你想要讓他們選的方案中選機率提高。接下來，我們舉個實務上的例子來看看怎麼應用。

有一天，專案經理J君被總經理要求在專案新增一個新功能，並立即評估並送出變更申請。與專案團隊討論後發現，這個功能有66.6%的機率會delay一個月。在向總經理報告時，可以有兩個陳述方式。

正面表述：A方案維持原案可以準時完成，B方案實作此功能有33.3%的機會可以準時完成但是有66.6%的機會無法準時

反面表述：A方案維持原案不會延誤時程，B方案實作此功能有33.3%的機會不會延誤時程但是有66.6%的機會延誤時程

根據框架效應，若是J君以正面表述報告的話，總經理選擇維持原案的機會較高。若是以反面表述報告，則總經理很可能會選擇新增功能。

框架效應不是萬靈藥，沒有辦法控制人們的思想。但是運用這個心理學的小技巧來增加有利選項被選中的機率，相信對專案的進行能有一定的幫助。

參考資料：

Tversky, Amos; Kahneman, Daniel (1981). "The Framing of decisions and the psychology of choice". Science 211 (4481): 453–458.

作者：張家愷,PMP

作者簡介：張家愷，資訊工程與經營管理雙碩士，在行動裝置開發與市場趨勢分析有多年經驗，偶撰文以生活小事推廣經營管理的概念。

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