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作者簡介：李秀玉,PMP，東吳長宏第八十六屆台北班學員，2013年8月通過PMP考試，目前任職於公務部門

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專案管理在組織的運作

一個好的經理人，運用專案管理在真實工作場所中，專案是否能順利的進行，全賴於適當的專案組織。流程明確地界定溝通的範圍。專案人員、經理、主管，及其他人員進行溝通。推行過程中，它必須有批評與支持、發送與接收者，以及務實的立論。雖然每個人的看法各異，專案計畫人員評估專案之時程、資源與成本後，要針對專案計畫的調整作業，以符合六標準差的DMAIC的改善，同時也符合傳統專案管理PDCA的行動。

 

   在 改善專案/任務時程上，著重整個流程的效率化。我們可以定義為一組活動，一或多種的投入在此活動中被轉化為一項對顧客有價值的產出...........。在流程中的每個個別活動都很重要，但是如果整體流程無法發揮效用；易言之當流程無法創造產出時，那麼個別活動也就毫無價值了。所以必須檢核調整移除任務上不必要的限制。如果專案選擇由開始日期排程時，計畫人員可以將任務的限制改成越快越好；若選擇由專案完成日期起開始排程時，這時就可以將任務的限制改成越慢越好。

 

許多計畫由於無法理解環境因素，以致結果令人失望。所以確認專案計畫與進度回饋；完成專案時程、資源、與成本後，專案管理的界定階段就要告一段落，這時要對專案進行確認的作業。至於完整專案計畫應包含：專案彙總說明；利用一頁的方式簡單的敘述專案執行背景、最終交付項目與專案投資報酬分析。對於執行專案目標有幾項:執行為何、達到目標為何、提供評估目標達成評量指標。若是新產品開發，就需要詳列該項產品的功能與特殊設計；若是解決問題的專案，就應說明專案完成後，哪個問題被解決？

 

再來，對於市場缺少足夠資訊產生不確定性，及將市場過多的資訊消化成簡單有用的形式、缺少解讀資訊架構的模糊性和超過一個以上的架構，具有多重且矛盾的意義的模稜兩可性，這些都是構成檢核專案風險的目的，以降低專案延遲的情形。總結專案能否順利的進行，全有賴於適當的專案組織。故專案組織中要詳盡的敘述專案小組成員每個人員的執掌，更要強調專案進行時是依據專案小組在專案中所扮演的角色，非該成員的職銜。

 

   員工是企業最重要的資產。雖然實際上，員工總是被忽略。但當其他資源變得更開放且容易被複製時，員工將因專案管理能力而成為最重要的資源。這意味著員工的管理能力更形重要。良好的員工管理能使員工為公司賣命。同時利用專案管理能力在員工管理也應注重效果，以便使組織能由員工身上獲得最大效益。無論企業擁有甚麼資產，只有員工掌握潛在的個人專案管理上的知識與能力。當他們離職時，那些知識也跟著走了。所以認知到專案管理時代為員工帶來的力量及獨立性。

 

作者：何蓉澤,PMP

作者簡介：長宏第八十一屆高雄班學員，於2013/6/14正式成為PMP，目前任職於任職松隆金屬公司。

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