rogersnotes 20130307: 專案管理實務-於空調工程空間檢討之應用

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專案管理實務-於空調工程空間檢討之應用

前言

筆者目前參與電廠更新案，負責建物空調通風設計相關事項。空調通風管線，諸如風管、水管、空調電纜架及設備等常在建物中佔據極大空間，與樑柱、燈具、電力纜架及其他設備管路空間衝突。若在設計階段未加以檢視空間而避免，在建造階段將造成施工困難，增加重工機會及無謂的成本付出，或影響工程品質。本案以3D軟體做空間檢視，工作期間約兩個月，直接參與人數四人。

一、啟始階段

案子的開始須先獲得授權，首先找部門上司告知整體空調之設計進度，使其了解空間檢討工作展開之必要，並要求人力的支援，同時請示工作指導方針。蒐集相關部門設計負責人及聯絡方式，並獲得相關部門之設計進度。

二、規劃階段

確定開始工作日期後，以e-mail通知參與人員召開工作執行前會議，決定相關執行計畫。計畫簡述如下:

工作範圍: 共有6棟主要建物須做空間檢討，3D圖面需含空調風管、水管、空調電纜架及設備，繪製時間約需300個人時(man-hour)，將其他部門之圖面套入並檢查碰撞需90個人時，與其他部門開會協調空間需300個人時。

工作期間: 全部兩個月。工作開始後兩周開始第一棟與其他部門檢討，之後以每周一棟之進度進行，一周之浮時(floating time)。

人力資源: 三人，以部份工時進行，三人分繪圖人員一名，技術支援一名(可協助繪圖)，設計與協調人員一名。

品質規劃: 繪製檢討主要管路，以空間檢查為主要目的，故細部閥件及風門並不細數，管線支撐亦以檢討時注意，而不繪入。圖面繪製後，負責設計與協調之同仁須一一檢視。

溝通計畫: 從第二周後每個周三開內部檢視會議，每個周五開與他部門空間檢討會議。周五之會議做成會議紀錄，以e-mail之方式傳寄與會人員及部門長官。

風險辨識: 對內繪圖進度需有足夠工時完成，故隨時關心繪圖人員之進度，當進度延後時，與部門長官請求保持繪圖人員能參與此工作之工作能量，並要求其適時的加班。對外其他部門設計進度有可能不足，如此對空間無法完整的檢討。了解其尚未完成之數量多寡，事先協調空間的歸屬，要求趕進度或完成後通知，以便補救檢討。

變更計畫: 計畫絕對趕不上變化，故約定於內部會議時檢討工作進度，修改計畫或方式。

三、執行與變更階段

定好計劃就開始執行。第一周執行順利，3D軟體環境建立順利，建築設計圖面亦順利獲得，亦完成部分空調管線圖形之輸入。第二周即發現3D繪圖人員因他案忙碌使進度落後。於該周三發現，周四協調增加一員繪圖人力，並要求於周四、五、六加班趕工，而將與他部門會議時間移至第三周之周一。第五周時，發現預計檢討之建物3D建築環境尚未完成，故修改檢討建物順序，以已完成建築環境之建物先檢討。執行時才發現，檢討完空間碰撞，設計修改亦需花大量時間，故增加一名繪圖人員以應付未規劃到之工時。最後工作在第8周結束，尚稱順利。

四、結案

在第9周的周三仍進行內部會議，宣布工作之結束，並感謝參與者的支持。本工作之結果為完成建物空間之規劃，保存3D圖面供建造參考，並將3D空間位置反映於2D施工圖面，用來後續空調工程發包之用。會議討論之紀錄也將成為未來建造階段重要參考資料，及未來類似工作之經驗參考。所以要求參與人員於期限內將，文件及檔案通通交出，整理於專案硬碟上。

五、結語

本工作應算得上是一個小型的專案，從授權、規劃、執行、變更、到結案各階段均存在。雖然在成本上較不需考量，且因參與人員較少，溝通上亦較不需費功夫，但執行上仍須時時認真，否則進度很容易延誤，造成後續工作無法進行。終究大專案亦是由許許多多的小專案所組合而成的，而每個小專案最好都有其完整的專案周期，才能承先啟後，把事情做完整，把流程作順利。

作者：劉昶邦,PMP

作者簡介：劉昶邦,PMP，中鼎工程土建部建築組資深工程師，冷凍空調技師。

專案管理整合流程在教學課程上的應用實例

無論是公部門或產學的計畫，都能運用專案管理的流程與九大知識領域。嚴格說起來，即使是學校的教學課程也有五大流程，一個學期的執行過程也可以用專案的方式處理。策一檔展覽，就是一個專案。專案由於工作性質，就以剛結案的教育部的台灣特色人文革新計畫的其中一門「策展實務」課程作為專案管理整合流程應用的實務分享。

起始階段

在申請計畫之前，先評估計畫內容是否有創意，是否能執行，是否合乎時代潮流及教育政策，對學生未來就業是否有幫助等。確定可行性之後，才寫計畫書申請計畫。

章程來自教育部的計畫辦公室寄來的公文及核定清單，計畫主持人即是專案經理。利害關係人有教育部的計畫辦公室、任課老師、展出藝術家、借展場地相關人員、目標觀眾，以及所有選課學生等。

規劃階段

「策展實務」是一門有系統的介紹關於展覽業務基本知識、概念及方法的課程。讓學生對於當今展覽業務、展覽規劃與設計、展場環境控制有所瞭解，並最終能獨立策劃展覽為專案的目標。

教學課程的範疇很明確，規劃十八週的教學內容與進度。全班分成六組，每組5-8人，各組組成團隊，或是成立公司的方式，策一檔展覽，每一組的展覽也可以是一個獨立的專案。展出時間於5/1-6/15，集中二個月在台南地區推出，以利發新聞稿。詳細工作分解結構，由各組同學，自行規劃。

教學目的為文化創意人才應用能力的養成，強化同學之間互助合作的精神與展出者及合作單位溝通能力。最終產品產出則是實務操作，籌辦展覽；學生分組完成「展覽企劃書」及「成果報告書」，內容包括整體的規劃設計、邀請卡、海報、新聞稿的撰寫、展覽圖錄的編輯、網頁及BLOG的行銷、尋找贊助商及募款、展場場地布置、開幕儀式主持與導覽解說；最後撰寫展覽成果報告書、策展過程記錄影片及上台口頭報告。

在估算成本方面，採用類比估算法，依照之前課程執行經驗編列預算。最後，以計畫辦公室的核定清單項目來決定預算。十八週的教學內容與進度，以及所需之人力（教學助理）、業務費（包含業師演講、校外教學、教學及成果展材料）等資源需求，加以排序，組成資源行事曆。

品質的規劃，即是訂出「展覽企劃書」、策展過程記錄影片及「成果報告書」的規格，作為品質查核指標。各組同學，自行規劃策展團隊或公司的人力資源計畫，包含角色與責任、組織圖等。學生多以課堂上面對面的討論及課後使用E-mail，Facebook等軟體溝通。因為是策劃原創性的展覽，所以多為自製，只有場地租借，必須簽訂合約書。

人、事、時、地、物等風險方面，包含藝術家的溝通、作品的選擇、場地的適切性、天氣的變化、同一時間其他的展覽，以及各組成員的配合度都有其風險。學生必須提出一些備案，回應這些風險的發生。規劃階段在期中考前必須完成，產出「展覽企劃書」。

執行階段

全班分組，每組自行尋找志同道合的伙伴5-8人，並訂定基本規則，例如：缺席者如何處置、如何籌措經費等。有一屆因為參加青春設計節，組員皆由專案經理先行指派，另外，有時學生會邀請家人朋友參與活動。利害關係人的期望有時會變成家長的期望，展覽策劃的內容也會不斷的修正，這些過程也會一一記錄在每一次的會議記錄裡，成為變更紀要。

各團隊或公司成員，分別去進行展覽策劃的業務時，溝通協調的能力很重要，尤其是衝突管理。每一組都有不同的狀況與問題，這些衝突就會記錄在成果報告書的附件裡，也相當於專案管理的議題紀要。授課教師負責指導及管理這些團隊在專案執行中所遇到的問題，也在課程進行中執行流程的品質保證及管制。

監控階段

其實學生分組出去辦展覽，風險很大，監控階段很重要。範圍、時間、成本常常會出現變更。例如，攝影展原本預計展出五十件作品，卻因為攝影師堅持某些作品不能展出，因此變更項目。展出的時間或租借場地偶爾也會因為各種因素有更動。由於經驗不足，學生在成本的預算上，時常無法如預期，有的因為找到贊助，而省下支出，有的忽略了行銷文宣的需求，而增加了成本。

風險方面，則是遇到颱風天候不佳，展場漏水；或是邀請的重要人士未出席剪綵，參觀人數位達預期等，都必須謹慎的監控。

結束專案階段

各組展覽結束後，要檢討過程中的優缺點，記錄管理，並撰寫「成果報告書」。待四門課程皆完成期末作業後，產出最終產品，繳交教育部的台灣特色人文革新計畫的成果報告書及經費核銷後就結案。另外，其他課程中所產出的創意商品，可以申請專利及與合作之廠商談論後續技術轉移。

作者：郭珮君,PMP

作者簡介：郭珮君,PMP，現任嘉南藥理科技大學文化事業發展系副教授。

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