rogersnotes 20250514【繁中版Scrum 簡短指南：人人都能懂的Scrum】透過簡單又深刻的指南，立刻啟動你的敏捷旅程！

依照整個專案管理流程關於採購管理的理論，採購管理包含規劃採購管理、執行採購、管理採購及結束採購。採購業務於不同階段（含規劃請購及招標階段、開標、審標、比議價、決標作業、履約管理、竣工、驗收、付款與結案）會有不同的職能單位權責單位，有需求或使用單位、採購單位、履約管理及驗收單位、監辦單位與上級機關等。

規劃採購

需求或使用單位首先於規劃請購及招標階段須作採購規劃作業，須確定採購經費及其來源、辦理採購之法令依據及機關辦理採購前須完成簽核或報核之程序。請購作業須配合計畫期程，考量招標作業所需時間，適時提出採購。於發包前主要須擬定採購工作說明書、採購文件、商源評選準則，此皆包含於合約中，採購作業中包含採用主管機關訂頒各類範本訂定招標文件並簽請機關首長或其授權人核定，招標文件依規定公開發給、發售及郵遞。

自製或外購分析

因政府單位人力有限情況下，故規劃設計及工程施工大多以外包為主，並以合約來要求廠商完成產品。在合約的選擇上，一般規劃設計時使用成本可償還合約，因買方無法精確定義工作範圍或時常需要調整賣方寫的詳細採購說明書，故總成本是不確定的，因此成本可償還合約中買方承受風險較大，當問題產生，買方甚至要付出更多款項來修正問題，且範疇容易作變更；規劃設計完成後，於工程發包時多使用固定價格合約，是以固定價格完成所有工作的一種合約，買方（業主）必須提供較完整的採購工作說明書，明確規定所採購的產品，當賣方成本超出合約金額上限，賣方仍應依合約完成工作，故買方的成本風險最低。因工程施工中常會有些不可預期突發狀況或設計時未考量之狀況，導致範疇產生變更，此時會造成合約金額的增加或減少。

合約

買方與賣方之間的法律文件代表一份對兩造有約束力的協定。合約能生效的五基本要素（1）能力（legal Capacity）: 請約的對象要有法律行為能力，資格、法定年齡、個別的法律實體（2）對價（Consideration）: 從賣方到買方改變項目的所擁有（3）要約（Offer）: 為某事交換某事的提議（4）合法目的（Legal purpose）: 合法事情的合約成立（5）接受（Acceptance）: 買方願意接受自賣方的要約, （3） + （5） = 雙方合意。採購合約包含條款（Terms）與條件（Conditions）（1）確保所有的採購滿足專案特定需要（2）同時又遵循組織之採購策略（3）是專案管理團隊的責任4. 在不同應用領域，又稱同意書、協定、轉包契約、或採購單。簽訂產品或服務合約，是一種分派管理潛在風險責任或分擔潛在風險的方法

採購說明書

將專案範疇的採購需求納入合約中，提供廠商關於採購標的的詳細說明，以其評估是否符合買方需求的能力。

採購（招商）文件

採購文件是用來獲得潛在賣方的報價建議書，此文件通常包含：合約工作條款、合約範本、保密條款及條件、評估準則、期待的應答方法等。用來徵求賣主與供應商對採購需要出價。採購文件應載明請求之工作描述，文件應包括合約SOW，並應解釋賣方應採用何種格式，以及如何遞交他們的回應。這些文件由買方準備，以保證所有潛在出價者所做的回應都儘可能正確完整，任何特殊條款或合約需要也應加以指明。

商源評選準則

商源評選準則是用以評量賣方建議書，可以確認賣方是否符合專案的需要。商源評選準則也是採購（招標）文件的一部分，評選準則則依各單位機關所需而訂定，一般包含了解買的需求、賣方的技術能力、賣方的風險承擔能力、賣方的管理能力、賣方的財務結構、資本額、實績、賣方提供的保證、價格等，用以評量賣方Proposal的評分標準，後續以招開審查會方式評選，評選過程指接受投標書或建議書，並進行評比與評分的方式。評估標準定義於「規劃合約訂定」流程中，以總評分加權結果採序位法排序，選出優勝合格廠商。

執行採購

開標階段，依規定開啟廠商投標文件標封，宣布投標廠商之名稱或代號、家數及其他招標文件規定之事項，並製作開標紀錄。審標階段，審查投標廠商文件規定檢附資格文件或技術規格文件是否符合招標文件規定。比議價階段，減價或評選結果符合規定者，則辦理決標，無決標對象者，宣布廢標。決標作業階段，依規定製作議價、比價、決標紀錄，並於決標後30日內辦理決標公告，彙送並依決標結果製作合約文件，無法決標者，刊登無法決標公告，並檢討其原因，作必要且合理之修正後重行招標或停止採購。

登廣告

現有潛在賣方名單可以透過報紙等普通出版物或專業期刊等專業出版物上刊登廣告而得到擴充。在政府的某些管轄範圍內，某些類型的採購事項要求公開刊登廣告；大部分政府機構要求政府合約必須刊登廣告。

賣方建議書

建議書是由賣方擬定的檔，闡述賣方提供採購檔中所需產品、服務或成果的能力與意願。建議書按相關採購文件要求擬定並可反映相關合約原則的應用。賣方建議書是回應買方邀請準備並構成的正式和合法的要約。在建議書提交之後，買方有時邀請賣方用口頭介紹的方式對其建議書加以補充。口頭介紹旨在就賣方提議的人員構型、管理方法和技術建議提供額外資訊，以便買方在評價賣方建議書時使用。

建議書評估技術

買方（業主）會有建議書的評估流程，在評選過程，建議書透過工作小組及各專業領域專家的共同審查團隊來完成審查及評估賣方建議書，檢視賣方產品是否能滿足專案需求、檢視賣方過往的績效表現等，依評選項目加權系統可算出各別建議書的總加權分數，評審結果得到最後優勝廠商，做為比議價之廠商，再授予合約。

在上述的規劃採購與執行採購步驟中，可以很清楚的發現，於無形中仍依循著專案管理的手法，我們的經驗仍會誘導我們走入成功的路徑。所以，考上PMP真的不是多了不起，重點是，如何能活用及辨識使用在工作上的PMP手法，並加以改善流程，縮短整個逐步完善的時間，並減少失敗的機會。

作者：林淳涵, PMP

高雄應用科技大學土木與防災工程研究所碩士，擁有土木工程技師、土木工程高考及格、勞工安全衛生管理員及採購專業人員證照。目前擔任政府部門工程員一職，考取PMP之後，希望能將所學應用於職場上，發揮最大綜合效應。