在專案管ç†ä¸æå‡æ•ˆçŽ‡èˆ‡åœ˜éšŠåˆä½œçš„é—œéµå¯¦è¸
在ç¾ä»£ä¼æ¥ä¸ï¼Œå°ˆæ¡ˆç®¡ç†å·²æˆç‚ºæˆåŠŸé‹ç‡Ÿå’Œç™¼å±•çš„æ ¸å¿ƒä¹‹ä¸€ã€‚ç„¡è«–æ˜¯æ–°ç”¢å“的開發ã€æŠ€è¡“æ›´æ–°ï¼Œé‚„æ˜¯å¸‚å ´æ‹“å±•ï¼Œæ¯ä¸€å€‹å°ˆæ¡ˆçš„é †åˆ©é€²è¡Œï¼Œéƒ½ç›´æŽ¥å½±éŸ¿åˆ°å…¬å¸çš„競çˆåŠ›å’Œå¸‚å ´åœ°ä½ã€‚而在這些專案ä¸ï¼Œç®¡ç†è€…的角色尤為é‡è¦ï¼Œä»–們ä¸åƒ…需è¦å…·å‚™è¨ˆåŠƒå’ŒåŸ·è¡Œçš„能力,更è¦èƒ½åœ¨è¤‡é›œçš„環境ä¸ä¿æŒé«˜æ•ˆå’Œå”ä½œã€‚å› æ¤ï¼Œå°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„心得和實è¸ï¼Œæˆç‚ºæ¯ä¸€ä½å°ˆæ¡ˆç¶“ç†éœ€è¦ä¸æ–·æŽ¢ç´¢å’Œæå‡çš„é ˜åŸŸã€‚
一ã€å°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„æ ¸å¿ƒè¦ç´
專案管ç†æ˜¯å°å°ˆæ¡ˆé€²è¡Œè¨ˆåŠƒã€çµ„ç¹”ã€åŸ·è¡Œã€ç›£æŽ§åŠçµæŸçš„éŽç¨‹ï¼Œç›®çš„是é”æˆå°ˆæ¡ˆçš„ç›®æ¨™ä¸¦æ»¿è¶³é …ç›®å„æ–¹çš„éœ€æ±‚ã€‚æ ¹æ“šPMI(專案管ç†å”會)所定義,專案管ç†åŒ…å«äº”大éŽç¨‹çµ„:啟動ã€è¦åŠƒã€åŸ·è¡Œã€ç›£æŽ§åŠæ”¶å°¾ã€‚
啟動:專案的啟動階段是確定專案目標ã€ç¯„åœå’Œè³‡æºçš„é—œéµæ™‚刻。這一階段,專案經ç†éœ€è¦å’Œå„方利害關係人充分æºé€šï¼Œç¢ºå®šå°ˆæ¡ˆçš„å¯è¡Œæ€§åŠæœŸæœ›çµæžœï¼Œä¸¦å°å°ˆæ¡ˆçš„風險和é™åˆ¶åšå‡ºåˆæ¥åˆ†æžã€‚åªæœ‰åœ¨é€™ä¸€éšŽæ®µé”æˆå…±è˜ï¼Œå°ˆæ¡ˆæ‰èƒ½é †åˆ©å±•é–‹ã€‚
è¦åŠƒï¼šè¦åŠƒéšŽæ®µæ˜¯å°ˆæ¡ˆç®¡ç†ä¸æœ€ç‚ºé—œéµçš„部分。專案經ç†éœ€è¦æ ¹æ“šå•Ÿå‹•éšŽæ®µç¢ºå®šçš„目標,制定詳細的專案計劃,包括時間表ã€è³‡æºé…ç½®ã€é ç®—ã€é¢¨éšªç®¡ç†è¨ˆåŠƒç‰ã€‚這一階段è¦æ±‚專案經ç†æœ‰é«˜åº¦çš„組織能力和é 見,並能é 見å¯èƒ½å‡ºç¾çš„å•é¡Œï¼Œæå‰åˆ¶å®šæ‡‰å°æ–¹æ¡ˆã€‚
執行:執行階段是專案真æ£è½åœ°çš„時刻。æ¤æ™‚,專案經ç†éœ€è¦å”調å„é …è³‡æºï¼Œç›£ç£åœ˜éšŠé€²åº¦ï¼Œä¸¦è§£æ±ºéŽç¨‹ä¸å‡ºç¾çš„å„種å•é¡Œã€‚有效的æºé€šå’Œå”作能力å°æ–¼ç¢ºä¿åŸ·è¡Œé †åˆ©è‡³é—œé‡è¦ã€‚
監控:專案執行éŽç¨‹ä¸ï¼Œå°ˆæ¡ˆç¶“ç†å¿…é ˆæŒçºŒç›£æŽ§å°ˆæ¡ˆé€²å±•ï¼Œç¢ºä¿å°ˆæ¡ˆçš„執行與計劃相符,並å°å¯èƒ½å‡ºç¾çš„å差進行åŠæ™‚調整。這一階段的é‡é»žæ˜¯ç¢ºä¿å°ˆæ¡ˆåœ¨æ™‚é–“ã€æˆæœ¬å’Œè³ªé‡ä¸Šä¿æŒåœ¨å¯æŽ§ç¯„åœå…§ã€‚
收尾:專案的收尾階段涉åŠå°ˆæ¡ˆæˆæžœçš„交付ã€æ–‡ä»¶çš„æ•´ç†åŠå°ˆæ¡ˆè©•ä¼°ã€‚專案經ç†éœ€è¦ç¢ºä¿æ‰€æœ‰äº¤ä»˜ç‰©ç¬¦åˆè³ªé‡è¦æ±‚,並且與利害關係人的期望一致。æ¤å¤–,這一階段也是å°å°ˆæ¡ˆé€²è¡Œç¸½çµå’Œåæ€çš„機會,為未來的專案æ供寶貴的經驗和教訓。
二ã€å°ˆæ¡ˆç®¡ç†ä¸çš„常見挑戰
雖然專案管ç†çœ‹ä¼¼æ˜¯ä¸€å€‹ç³»çµ±åŒ–ã€æ¨™æº–化的éŽç¨‹ï¼Œä½†åœ¨å¯¦éš›æ“作ä¸ï¼Œç®¡ç†è€…往往會é‡åˆ°å„種挑戰。這些挑戰ä¸åƒ…來自內部資æºçš„ä¸è¶³ï¼Œä¹Ÿä¾†è‡ªå¤–éƒ¨å¸‚å ´çš„è®Šå‹•ï¼Œç”šè‡³ä¾†è‡ªåœ˜éšŠé–“çš„æºé€šå’Œå”作å•é¡Œã€‚以下是幾個在專案管ç†ä¸å¸¸è¦‹çš„挑戰。
資æºç®¡ç†çš„難題:專案æˆåŠŸçš„é—œéµä¹‹ä¸€åœ¨æ–¼è³‡æºçš„åˆç†é…置和有效管ç†ã€‚然而,資æºï¼ˆå¦‚時間ã€äººåŠ›ã€è²¡åŠ›ç‰ï¼‰é€šå¸¸æ˜¯æœ‰é™çš„,而專案需求往往會超出這些資æºçš„承å—範åœã€‚如何平衡需求與資æºä¹‹é–“的矛盾,並ä¿æŒå°ˆæ¡ˆçš„進度,是æ¯ä¸€ä½å°ˆæ¡ˆç¶“ç†éœ€è¦è§£æ±ºçš„å•é¡Œã€‚
æºé€šä¸æš¢çš„å•é¡Œï¼šå°ˆæ¡ˆçš„æˆåŠŸé›¢ä¸é–‹å„方的å”作,而å”作的基礎則是清晰有效的æºé€šã€‚專案團隊ä¸çš„æ¯ä¸€å€‹æˆå“¡éƒ½æ‡‰è©²æ¸…楚了解自己的角色與責任,以åŠå¦‚何與其他部門å”åŒå·¥ä½œã€‚然而,在複雜的專案ä¸ï¼Œä¿¡æ¯å¾€å¾€å®¹æ˜“出ç¾å‚³éžä¸æš¢çš„情æ³ï¼Œé€²è€Œå½±éŸ¿åˆ°å°ˆæ¡ˆçš„進度和質é‡ã€‚
風險與變更管ç†çš„挑戰:專案éŽç¨‹ä¸ï¼Œé¢¨éšªç„¡è™•ä¸åœ¨ã€‚ç„¡è«–æ˜¯å¸‚å ´éœ€æ±‚çš„è®ŠåŒ–ï¼Œé‚„æ˜¯æŠ€è¡“å¯¦æ–½çš„å›°é›£ï¼Œéƒ½å¯èƒ½å°å°ˆæ¡ˆçš„é †åˆ©é€²è¡Œé€ æˆå½±éŸ¿ã€‚專案經ç†å¿…é ˆå…·å‚™è‰¯å¥½çš„é¢¨éšªé 測和管ç†èƒ½åŠ›ï¼Œä¸¦èƒ½åœ¨å‡ºç¾è®Šæ›´æ™‚迅速作出調整,確ä¿å°ˆæ¡ˆèƒ½å¤ é †åˆ©å®Œæˆã€‚
團隊å”作的困難:專案團隊通常由來自ä¸åŒéƒ¨é–€çš„æˆå“¡çµ„æˆï¼Œé€™äº›æˆå“¡çš„å°ˆæ¥èƒŒæ™¯ã€å·¥ä½œç¿’慣和目標å¯èƒ½æœƒæœ‰æ‰€ä¸åŒã€‚在這種情æ³ä¸‹ï¼Œå¦‚何促進團隊æˆå“¡ä¹‹é–“çš„å”作與信任,是專案經ç†éœ€è¦è§£æ±ºçš„é‡è¦èª²é¡Œã€‚
三ã€æå‡å°ˆæ¡ˆç®¡ç†æ•ˆçŽ‡çš„é—œéµç–ç•¥
建立清晰的專案目標和範疇:專案經ç†éœ€è¦åœ¨å°ˆæ¡ˆé–‹å§‹ä¹‹åˆå°±èˆ‡æ‰€æœ‰åˆ©å®³é—œä¿‚人é”æˆå…±è˜ï¼Œç¢ºå®šå°ˆæ¡ˆçš„最終目標和具體範疇。這ä¸åƒ…能幫助團隊ä¿æŒä¸€è‡´çš„æ–¹å‘,也能在專案éŽç¨‹ä¸æœ‰æ•ˆé¿å…範疇蔓延(Scope Creep)ç¾è±¡ï¼Œä¿è‰å°ˆæ¡ˆä¸æœƒå離é 定目標。
使用專案管ç†å·¥å…·ï¼šéš¨è‘—科技的發展,專案管ç†å·¥å…·å·²æˆç‚ºæ高工作效率的有效手段。無論是進度跟蹤ã€è³‡æºé…置還是團隊å”作,專案管ç†è»Ÿä»¶å¦‚Asanaã€Trelloã€Jiraç‰ï¼Œéƒ½å¯ä»¥å¹«åŠ©å°ˆæ¡ˆç¶“ç†æ›´å¥½åœ°ç›£æŽ§å°ˆæ¡ˆé€²åº¦ï¼Œå”調團隊æˆå“¡ï¼Œä¸¦åŠæ™‚解決å•é¡Œã€‚
åŠ å¼·é¢¨éšªç®¡ç†ï¼šé¢¨éšªç®¡ç†æ˜¯å°ˆæ¡ˆæˆåŠŸçš„é—œéµä¹‹ä¸€ã€‚專案經ç†æ‡‰è©²å¾žä¸€é–‹å§‹å°±å°å°ˆæ¡ˆå¯èƒ½é¢è‡¨çš„風險進行è˜åˆ¥ï¼Œä¸¦åˆ¶å®šé¢¨éšªæ‡‰å°è¨ˆåŠƒã€‚在專案執行éŽç¨‹ä¸ï¼Œç¶“ç†æ‡‰è©²æŒçºŒç›£æŽ§é¢¨éšªï¼Œä¸¦éš¨æ™‚æ ¹æ“šæƒ…æ³é€²è¡Œèª¿æ•´ã€‚
促進團隊åˆä½œå’Œæ¿€å‹µï¼šå°ˆæ¡ˆç®¡ç†ä¸åƒ…是技術性任務,更是人際å”作的éŽç¨‹ã€‚專案經ç†æ‡‰è©²æ³¨é‡åœ˜éšŠæ–‡åŒ–的建è¨ï¼Œç¢ºä¿åœ˜éšŠæˆå“¡ä¹‹é–“建立起良好的åˆä½œé—œä¿‚。定期的團隊建è¨æ´»å‹•å’Œæºé€šæœƒè°å¯ä»¥æœ‰æ•ˆä¿ƒé€²åœ˜éšŠå‡èšåŠ›ï¼Œæå‡å°ˆæ¡ˆåŸ·è¡Œæ•ˆçŽ‡ã€‚
æŒçºŒå¸ç¿’與åæ€ï¼šå°ˆæ¡ˆç®¡ç†æ˜¯ä¸€é–€éœ€è¦ä¸æ–·å¸ç¿’和改進的è—術。æ¯ä¸€å€‹å°ˆæ¡ˆçš„æˆåŠŸæˆ–失敗,都å¯ä»¥æˆç‚ºæå‡ç®¡ç†èƒ½åŠ›çš„寶貴經驗。專案經ç†æ‡‰è©²å®šæœŸé€²è¡Œå°ˆæ¡ˆå¾Œè©•ä¼°ï¼Œç¸½çµç¶“驗教訓,並在未來的專案ä¸åŠ 以應用。
å››ã€ç¸½çµ
專案管ç†æ˜¯ä¸€é …綜åˆæ€§çš„工作,涵蓋了計劃ã€åŸ·è¡Œã€ç›£æŽ§å’Œè©•ä¼°ç‰å¤šæ–¹é¢çš„內容。è¦åœ¨è·å ´ä¸å¯¦ç¾é«˜æ•ˆçš„專案管ç†ï¼Œå°ˆæ¡ˆç¶“ç†éœ€è¦å…·å‚™è‰¯å¥½çš„計劃能力ã€æºé€šå”作能力和風險管ç†èƒ½åŠ›ã€‚專案管ç†ä¸åƒ…僅是應å°æŒ‘戰和解決å•é¡Œï¼Œæ›´æ˜¯ä¸€å€‹ä¸æ–·å¸ç¿’å’Œåæ€çš„éŽç¨‹ã€‚唯有在實è¸ä¸ç©ç´¯ç¶“驗,æ‰èƒ½é€æ¥æå‡å°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„效率和å“質,為ä¼æ¥å‰µé€ 更大的價值。
作者:黃俊榮,PMP
專案經ç†ï¼Œæ“有超éŽ10年的專案管ç†ç¶“驗。曾在跨國ä¼æ¥ä¸é ˜å°ŽéŽå¤šå€‹æˆåŠŸçš„專案,涵蓋ITã€è¡ŒéŠ·ã€ç”¢å“開發ç‰é ˜åŸŸã€‚專長於æ•æ·ç®¡ç†æ–¹æ³•ã€è³‡æºè¦åŠƒåŠé¢¨éšªæŽ§åˆ¶ï¼Œä¸¦è‡´åŠ›æ–¼å»ºç«‹é«˜æ•ˆçš„團隊å”ä½œæ–‡åŒ–ã€‚å¥¹æ·±ä¿¡åœ¨è®ŠåŒ–å¿«é€Ÿçš„å¸‚å ´ä¸ï¼Œå°ˆæ¡ˆç®¡ç†ä¸åƒ…是計劃和執行的工具,更是推動創新與變é©çš„é—œéµåŠ›é‡ã€‚