轉型或危機?混合式專案案例
作為一位大學教授,榮幸有機會與中央研究院科技資訊創新研究中心特聘研究員暨中華電腦學會理事長黃彥男博士(新任數位發展部部長)合作,一同參與「2020年網際網路會議」專案。會展產業的多樣性使其在經濟中扮演著關鍵角色,透過產業交流合作平台,促進當地旅遊、餐飲、交通等相關行業的發展,有助於分享最新技術和推動產業創新,並創造就業機會。企業可透過參展提升品牌知名度、開拓新客戶與合作伙伴,同時也間接促進學術界和專業人士之間的知識交流,進而加強了不同地區和文化之間的交流與理解。
自1989年網際網路誕生以來,TheWebconference(前稱為WWW大會)一直是全球網際網路領域每年一度的盛事。各領域的專家,包括計算機科學、社會科學、經濟學、公共政策以及網際網路相關專業人士齊聚一堂,共同探討網際網路的變革和未來發展。研討會廣邀學者、研究人員和政策制定者參與,一同追求塑造網際網路未來的共同目標。
過去三十年來,幾乎所有線上活動都透過網際網路技術的創新,將世界各地的人們聯繫在一起,這些創新不僅涉及技術層面,亦激發了商業、溝通甚至娛樂方式的新構想。例如:線上購物、手機支付、影音串流以及網銀業務,都源於此會議。如今TheWebconference的稿件接受率為10%,每年大約有1800-2500名參與者參與其中。
在專案期間,本人擔任會議localorganizer兼媒體發言人。此專案於2016年澳洲Perth進行國際會議網際網路大會競標,是一項典型的「預測性手法的專案」。2020年TheWebconference首次在台灣舉辦。會議初期,我們積極尋求合作夥伴,並邀請擁有豐富舉辦大型會議經驗的台灣會議組織者(PCO)共同合作。
專案過程中負責安排社交媒體、市場行銷以及會議中的軟性服務,包括場地、餐食與娛樂規劃。同時,協同參與海外委員實地考察,以及與國科會和台北市政府聯繫拜訪等事宜。
然而,隨著2020年初COVID-19疫情的爆發,台灣在一月份進入3級警戒,實施『邊境管制措施』,原定於台北國際會議中心的會議計畫受到了影響,我們不得不面臨是否取消或延期國際會議的困境。專案手法由一開始的「預測性手法」轉變為「敏捷式專案手法」以應對變化(respondingtochange)。最終,我們決定將會議形式從實體或混合式轉為完全線上的形式。
在將會議從實體活動轉為線上形式時,立即採取一系列措施以確保充足的互聯網頻寬。藉由中央研究院的學術網路頻寬進行壓力測試,以確保線上會議工具Zoom能夠同時承載多個使用者。此外,為了降低依賴單一會議平台的風險,我們提供了第二個線上會議平台AmazonChime,作為參與者的替代選擇。此次會議中,專案發起人黃彥男博士期望藉此盛會提升台灣的國際曝光率。
可用的軟體(workingsoftware)更勝於完整的文件,他將人工智慧物聯網(AIoT)的主題演講和會議交給國內EldersTV錄製,並藉由YouTube進行直播,讓更多民眾可以免費在線觀看而無需註冊或使用密碼。其中,一些特定的主題演講,例如:政府官員解釋台灣防疫成就,吸引了成千上萬的觀眾。
然而,因疫情阻礙國外參與者來台,一些原定的活動(如:Web@30和未來之網),不得不取消。Web@30被替換為包括互聯網先驅VinCerf、互聯網檔案館創始BrewsterKahle和著名計算機哲學家JaronLanier的視頻訪談。這三位互聯網先驅在線上分享對互聯網未來發展的看法。最後線上會議成功將台灣推向國際舞台。
在這次的專案管理經驗中,我們發現風險管理在專案中的重要性,在面對COVID-19疫情帶來的挑戰時,從專案管理課程中呼應風險應對策略的兩個觀點:『威脅的風險應對策略』和『機會的風險應對策略』。針對威脅的風險,專案團隊及時做出反應,迅速調整計劃,將原先的實體活動轉為線上形式,以確保專案能夠順利進行。包括需有足夠的互聯網頻寬,以及提供多個線上會議平台作為替代方案,從而減輕依賴單一平台的風險。
在距離實際會議日期2020年4月20-24日的一個月前,我們察覺到從實體會議到混合型再到最終的線上會議形式可以「迴避」風險。同時,我們也「接受」風險的挑戰,因為Zoom存在政治問題,我們轉而尋求AmazonChime線上公司支持線上會議軟體。除此之外,我們積極聯繫電視新聞贊助商,為開幕和閉幕典禮提供攝影場地。
此外,在面對威脅時,團隊也積極尋找機會,以應對逆境。例如,降低報名註費,以吸引更多代表參加線上會議,並透過開放的方式歡迎更廣泛的參與者。同時,利用中央研究院團隊成員的技術支援,加強線上會議的後台技術,提高整體會議品質。
這些風險應對策略不僅幫助專案團隊成功應對了疫情帶來的挑戰,還使得專案能夠在逆境中找到機遇,進一步提升專案的價值和影響力。這也符合專案管理中風險管理的核心理念,即在面對不確定性和變化時,不僅應該做好應對準備,還應該積極尋找機遇,從而實現專案的成功和價值最大化。
時至今日,完成專案管理課程後,從原本站在學術研究的角度,利用理論來檢驗實務,轉變為透過實際經驗來呼應PMP中所學的理論,更有系統地進行驗證。這是一個極為寶貴的學習經驗,實現了產官學之間最佳價值的實踐。
作者:張亦騏, PMP
教育人、行銷人,現為大學教師。定位自己為實踐者,對生命保持熱情以及好奇心,善於跨領域學習和應用新知識,尤其在數位時代世紀,自己對教育裡有不同的期待。希望自己能不斷自我進修、連結產官學合作,探索推動教育創新。