專案管理在「公營廣播電臺節目製播」之應用
前言
彼得杜拉克曾說,21世紀的管理模式應由舊式的「組織管理」轉向新式的「專案管理」。筆者長時間服務於公營廣播電臺,苦思如何藉助專案管理的知識與技術來提升績效?故本文嚐試以廣播節目製播為主題,來進行探討。
公營廣播電臺具有政府機構與媒體公器的雙重角色,規劃節目時,須秉持組織任務、考量由上而下的政策需求、由下而上的閱聽眾需求,以及廣電監管機關的查核建議,節目製播規劃確實需要多元考量。廣播節目的製播過程就如同一個專案的生命週期,本文以PMBOK第六版所強調的專案管理五大過程十大範疇為本,來檢視廣播節目製播所應該考量的諸多事項:
(一)可行性研究
廣播節目製播可運用SWOT分析,以瞭解投入市場的機會,並確認節目分類屬性,在分析優勢、劣勢、機會與威脅時,應紀錄參與者相關提議的優缺點,並在做出通過/不通過的決定前儘可能蒐集更多的資訊,以資判斷。但有些是不需要耗費資源再進行可行性研究的,例如:已經確知收聽率,或類似節目已取得成功。
實務上,吾人運用電臺內部的「共好會議」蒐集資料進行SWOT分析,逐步形成共識,以確立節目製播的主要策略,進而落實在年度節目規劃案中,並產出節目規劃表。
(二)起始~全方位蒐集需求
節目主管通常被授權進行節目規劃,其須綜合考量組織願景、使命、任務、目標、核心價值,加上政府政策、國內外重大活動等,以及過往收聽調查情形,來進行整體節目表的規劃。目前國內廣播仍以習慣性收聽眾為主力,因此,如何維持節目的穩定性,在變與不變的兩難下,年度節目企劃案的擬訂確實不易。
除了聽眾之外,公營電臺更要重視民意代表的意見,遵從上級長官的指導,並要瞭解專業主持人的想法,以及節目行政人員的負荷,還有電臺主管的思維方向,才能進行利害關係人分析和高階需求分析。簡言之,節目製播的起始,重在全方位的蒐集意見與需求,並做成需求文件。
(三)規劃~產出年度節目規劃書
節目規劃考慮的面向包括:年度整體企劃、節目經費、節目時段、收聽眾的特質、主持人的專業、年度重要活動或議題、電臺任務、核心價值與願景……等,但從專案規劃的角度來看,則必須考慮下列重點:
1.目標:以本年度節目企劃案為例,主要的目標為宣導市政、提供市民生活資訊、提供多元族群發聲管道,以及記錄城市聲景,具體的目標則宜運用SMART原則釐訂。
2.範疇:包括AM及FM頻道節目,除編制人員自製節目外,須向外採購節目38檔,而深夜重播時段時則不包括在規劃範疇內。
3.時間:以一年為期,必須在年度開始前一個月完成節目招標工作(里程碑),並按節目表排播。節目的時間長度必須符合,應明列分鐘數。
4.成本:每檔節目均需估算成本,設定明確預算,包括節目製作主持費用、來賓出席費、音樂授權費……等,並規劃每月經費支出基準。
5.資源:各檔節目除節目主持人外,是否安排音控人員?是否要求專訪來賓?編多少來賓出席費?是否進行直播?是否要求實地外訪?相關資源均應一併考量。還有播音室及音樂音效等,均須做好完善的事前規劃與安排。
6.溝通:召開主持人工作坊,進行互動溝通。另建立主持人專屬社群平台,以隨時交換訊息。
7.風險:風險必須特別評估,例如:公營電臺行政中立,主持人是否有偏激的政治立場?節目是否有羶色腥不當內容?又電臺節目24小時播出,不能開天窗,為預防天災人禍,每檔節目均須要求錄製無時效的備用節目檔。
8.採購:依政府採購法作業,各委外節目將採取公開招標或是限制性招標?或是逕行洽辦?須事先規劃採購策略。
9.監控:建立24小時主控室監控機制,並隨時監聽節目播出情形。節目品質則透過聽審機制,由聽審委員提供節目製播品質改進意見。另為避免空音播出,須有自動辨識空音之墊樂系統,以完備監控機制。
10.變更:針對節目企劃案應設計必要的變更程序,例如:現場節目變更為預錄節目。
11.訓練:節目主持人的教育訓練規劃,包括環境設備的認識、節目製播各項系統的熟悉,以及請領經費等節目行政工作說明。
12.聽眾:聽眾是最主要的利害關係人,應規劃互動式活動或聽友會,以瞭解聽眾的需求和期望,另規劃收聽情形調查,以瞭解聽眾樣態。
13.結束:節目的可交付成果、查驗、播出完成、付款等程序規劃均應完備。
14.知識管理:規劃將節目製播之相關知識和經驗做有效的保存與共享。
15.回顧學習:規劃節目製播檢討會,以總結經驗教訓,做為新年度節目企劃參考。
(四)執行~製播優質廣播節目
公營廣播電臺針對節目的製播,主要得執行節目的採購作業及節目的製播。
公營電臺每年節目對外招標,都是廣播業界的年度盛事,基於對節目創作者的尊重,多數公營電臺都採取固定底價的方式進行招標,以評選出最優的節目企劃案及節目主持人。節目錄製則是履約管理工作的落實。
節目製播時,會涉及播音室的管理,電臺透過「節目管理系統」有效分配播音室之使用,對邀訪來賓的接待也能重點關切。另外在節目中所使用的音樂,更須尊重著作權規範,依規定填寫音樂使用表單,支付費用,合法取得公開播送權。
(五)監控~盯緊節目的質與量
廣播節目的監審制度,在量的部分有「自動播出系統」與排播人員及主控人員的監控,讓節目24小時播出,不會空音、開天窗。因此每日的排播表單、主控值班紀錄都成為重要的監控作業,以確保各個節目主持人都按時完成節目的製作。
至於節目品質審查的部分,少有事先審查,多數是在節目播出後進行抽查,謹提供節目製播的意見給主持人參考,因為節目喜好存在較多的主觀見解。因此聽審委員的遴選格外重要。也就是第三方品質檢驗人員必須具有廣播專業知能,也要站在聽眾的角度來評判節目的優劣。
(六)結束~完成節目專案階段
節目製播完成後,電臺依約支付主持人費用,節目安排播出,並放置在網路電臺中供網路聽友可以在一定期間內重複收聽。另外,電臺將節目製播的各項計畫、表單、資料都存放在知識管理資料庫中,方便節目行政承辦人員查詢參考。最後,廣播收聽率成為電臺當年度的最主要績效指標。
綜上,公營廣播電臺節目製播的每一個環節,都與專案管理的知能相扣,秉持專案管理精神,尋求最佳實務方案,必有助於電臺業務的推展與績效的提升。
作者:胡紹謙, PMP
臺北市立大學教育行政與評鑑研究所博士,於2023/8/16正式成為PMP。現任臺北廣播電臺臺長。專長為教育行政與教育統計,曾任國立教育廣播電臺秘書、分臺長、編審、主任、專員等職務,在公營廣播電臺服務逾25年。取得PMP後,更積極應用專案管理理念於廣播電臺的營運,順利完成大型專案-「廣播設備世代更新案」,並創高收聽率,展現出專案管理的價值。