專案管理五大模組在實務運用的鏈結
一、前言:
未來的每個9月18日,都會是重要的一天。因為我在2023年的9月18日成為PMP國際專案管理師。自2011年考取PMA後,就將所學的技巧運用於服務單位的任務,深感學習專案管理,可以讓任務「如期、如質、如預算」順利完成的優點;歷經多年之後,在中年轉業的規劃前提下,毅然決然報考PMP培訓課程,期許自己在未來轉業前能更加的有信心並且對公司具有貢獻,引首以望考上PMP的那天。
平時遠在桃園工作,只有每週末可以回高雄陪家人,經審慎考量後,選擇參加高雄班之培訓。第一天的授課過程中,因為十多年之實務經驗,原有的公司組織文化延伸的價值觀衝突,嚴重影響自己在課程中汲取吸收的概念建構。當天滿載的資訊,除了腦細胞汰換頻率增高以外,課後開車趕回桃園收假,對體能亦是一大考驗;加上平日還得預習、複習及讀書會提報分享,使我嚴重懷疑自己的決定是否明智正確?這不只是一個嚴峻的考驗,似乎也會是一個水深火熱的開端。
二、「工欲善其事、利先利其器」:
執行專案的重要就是「人」,「人」的狀態與專案的成功具有極大的連動影響。所以「建立高績效團隊」的首要就提到組建團隊、定義團隊基本規則、賦予團隊成員與利害關係人權力、訓練等要素,而這與我服務的組織內部最常說的「知官識兵,把人擺到對的位置,做對的事」,具有相同意義,所以要當神隊友,就得終身學習;除了要將自己培訓好以外,還得掌握同事間的狀態,相互學習、「共好」,後續透過領導統御的藝術、技巧「讓團隊能按照計畫進行」,這就開始導入「人」更深度的互動,處理溝通、衝突、合作與績效問題,而這也是我認為專案管理最重要的。
三、「確認需求」的重要:
「人」最重要,過程就不重要嗎?當然不是。我要表達的是,當「人」的問題可以解決,後續的「過程」就「相對」容易推展,而這也是專案管理最頭痛的定義範疇。畢竟執行專案的目的就是要達到所設定的目標、在律定的期程內提供可交付成果、如期、如質、如預算的完成。而這個起點就是把「需求」確認清楚,資訊若不明確,後續將是一場災難。這個邏輯就與我服務組織內的指揮參謀作業程序一樣,從「受領任務」、「任務分析」、「研擬行動方案」、「分析行動方案」、「比較行動方案」、「核准行動方案」、「策頒計畫」,最難搞清楚的就是上級(客戶)的需求到底要什麼?因為現實世界就是「計畫趕不上變化、變化趕不上長官一句話」,所以後優先的是「受領任務」,瞭解,才能「開始專案」、「執行工作」。
四、「商業環境」的掌握:
內部、外部的環境變更,也會影響前述的「人」與「過程」。現代科技進步、更新太快,而這些所帶來的便利,理想狀態係在足夠的教育訓練後可提升工作效率,然而引進科技後,第一優先必然是追求產品的「品質」,但「人」恐怕沒有足夠的時間去了解這些科技、材料或製程所衍生的風險和發展控制或降低風險的方法,相對的,政府的法令規範更不可能趕上企業引進科技的腳步,因為企業本身沒有向政府機關揭露各種安全風險的義務與責任,而這些「環境因素」、「風險」,也是影響專案的一環。
五、「在哪裡跌倒,就在哪裡站起來」:
我是全組唯一沒有「一次」考試過關的,當然這個「失敗」給我的挫折感,嚴重影響我的心情,幸虧有位超棒的教練(她是非常優秀的Scrum master),很有耐心的陪我檢視整個應考過程,鼓勵並協助我度過那個低潮期。現在講得很輕鬆,但當時因為工作任務繁重,也就藉機短暫逃避面對必須重考的事實,教練並沒因此拋下我不管,偶爾還是會傳個貼圖、提醒我要複習唷,建立我一定會考上的正面態度,並在讀書會群組帶頭與同學給予我鼓勵與打氣,同學還私下傳給我個人的筆記與應考建議按著步驟走。
總之,取得PMP沒有捷徑。初次受試就是在沒有打好扎實基礎的情況之下,臨時抱佛腳熬夜讀書就前往受測,受熬夜之影響,考到第二節就精神不繼,當然結果就是折戟沉沙,給了自己一個昂貴的學習經驗:重考。時光飛逝,歷經274天後才取得PMP認證,這確實是段漫長的時間。但現在回頭看,這段時間反而給了我重新認識自己的機會,且能再次深度複習所學的經歷。因此第二次應考時,相對有信心,當然也成功順利考取PMP。後續我也利用專案管理所學,導入教學課程設計中,以此方式實施系統性的設計,將這一套系統性的思考方法,落實在教學,再結合學思達教學法,培育出能學習思考並能學習解決問題的夥伴絕非難事,並值得期待。
六、結語:
整個培訓過程,長宏提供相當完整的教材、授課簡報、影片、隨堂測驗等資源,在PMP培訓過程中,可以充分感受到公司為了學員所做的各項準備工作,用心程度的細膩,除了優質的講師、還有認真協助學習的總教練、教練以系統性的觀念和架構來編製專案管理教材,讓學員們很容易培養系統性的思考和分析能力,當然還有同組讀書會(建立高績效團隊)中最棒的共好夥伴,讓整個學習成效提升。取得PMP後,回頭檢視學習歷程,就可以發現,原來公司根本就是利用專案管理的方式來帶領我們,利用授課、讀書會的過程中讓我們內化。現在除了積極將服務單位的任務(專案)導入所學與分享推廣外,亦會落實發揮專案管理效力,務實規劃、整合資源、完成具有前瞻的專案。
作者:劉俊廷, PMP
私立銘傳大學都市規劃與防災學研究所工學碩士,於2023/9/18正式成為PMP。目前擔任國防大學海軍指揮參謀學院陸戰作戰組上校教官。專長領域為戰略研析、軍事投資、風險管理、災害管理及專案管理。曾任海軍陸戰隊步兵營長、國防大學戰爭學院戰略教官、新北市政府消防局特種搜救大隊顧問、專業訓練計有行政院環境保護署室內空氣品質維護管理專責人員、社團法人臺灣防災教育訓練學會內政部防災士基本師資。