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專案管理於政府資訊業務委外服務之應用
我國稅務資訊系統隨著資訊科技發展日趨進步,經過多次階段性的創新、改革及平台資料移轉,在稽徵業務資訊化與涵蓋層面已漸臻完善,為因應產業發展及社會多元生活形態之改變,政府對納稅義務人所提供的服務也必須規劃更多元化與便民服務的改革及時效的提昇。
同時為了維護租稅公平原則、傳承稽徵作業之知識經驗、優化稅務服務品質與效能是當前稽徵機關追求的簡政便民目標;更因為科技技術不斷演進,藉由新科技之協助,以推動「賦稅資訊系統整合再造更新整體實施計畫--地方稅建置委外服務案」,建置我國新一代地方稅務資訊作業的「地方稅智慧服務平台」,促使地方稅服務邁向另一個新紀元。
以下簡述專案管理於賦稅再造委外服務案應用之進行過程,並分享本人獲得之實務經驗。
一、專案起始階段
本專案之啟動時期,使用訪談技術、腦力激盪法和其他數據蒐集技術進行利害關係人分析(包含上級單位以及各縣市稅捐稽徵機關等),俾利確認其期望的一致性,讓專案獲得支持,並進一步上簽呈給發起人,以便能將專案範圍、里程碑及交付標的文件化。
二、專案規劃階段
1.專案團隊推動小組組織及運作機制
專案團隊藉由和所有的關鍵利害關係人(上級機關、各縣市稅捐稽徵機關等)進行決策小組(啟動會議),以便能佈達專案的起始、專案里程碑,並分享其他專案相關資訊,說明專案預定達成目標與專案執行階段重點等。而本專案團隊分成:推動小組、專案管理組、各分組及主辦稽徵機關等,並於啟動會議說明工作內容及召開會議之週期。
2.工作分解結構(WBS)
依據RFP、成本與時程考量因素,專案團隊共同解構範疇,並產生專案分解結構,WBS應完成的工作內容總共15類,分別為:專案管理、系統整合開發、資料倉儲管理系統、應用系統發展、轉移上線階段、基礎建設建置計畫、機房建置階段、軟硬體設備交付、系統環境安裝階段、軟硬體設備整體功能測試、安全與稽核、服務管理、財政資訊研究、教育訓練及保固服務等,以便管理專案範疇。
3.審查專案計畫是否符合RFP需求
專案團隊在此階段完成專案管理計畫書並進行簡報,以便獲得執行該專案之批准,此後即正式進入專案執行階段。
三、專案執行與專案控制階段
1.專案管理資訊系統
系統執行階段專案管理工具之機制流程,著眼在於專案管理工具之運用,各專案管理子流程作業在工具本身內建功能得以整合,並可透過以SVN指令、MS Excel匯出入、MS Word匯出、XML檔案格式、提供API介接方式、或客製化開發方式補強其介接部分的能力。
2.專案管理工具OPTIMAL-ACQ
本中心使用OPTIMAL-ACQ專案管理工具控管專案相關進度,並可連結至問題追蹤管理畫面、週監控報告、月紀錄、連結教育訓練網站等
四、專案結案階段
1.專案結案與成果移轉作業
承商所交付項目符合專案要求的品質後,再與本中心進行專案產品的檢驗與驗收,以確認範疇,查驗通過後再接著進行確認專案所有的工作與交付標的皆已完成和驗收,俾利結束專案或階段。
2.專案成果轉化為組織企業資產
由本專案執行下各個專案成果的產出經驗學習LL放置於知識管理平台,作為日後學習及參考的基礎。
作者:林佑達,PMP
作者簡介:
林佑達,PMP,輔仁大學資管所碩士,目前在財政部財政資訊中心擔任設計師一職。成為PMP之後,積極將專案管理落實在政府資訊業務委外服務之管理上,並將專案管理起始、規劃、執行、監控及結案5大流程觀念與具體實務作法,發揮至最大的效果。