rogersnotes 20140320: 將專案管原則應用於大型活動標案管理

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將專案管原則應用於大型活動標案管理

前言

公務機關常藉由辦理各類型活動以達成推展業務之目的，但受限於既有人力、公務資源與專業，此類大型活動，可依循政府採購法，經由公開招標與評選的機制，委託專業服務廠商辦理。此時活動的籌辦過程，則成為相當典型的專案工作：機關的立場等同於專案發起人或贊助者；得標廠商代表則成為專案經理。與PMI-ism較不同的是，機關對專案的涉入程度不應僅止於典型的專案發起人(或贊助者)，而應以更積極的態度督導廠商執行。以下為本人過去幾年辦理活動招標與督導廠商執行過程經驗所提出的幾點淺見，在此與各位分享：

一、選擇適當之合約類型，擬定完善之招標文件

政府機關欲辦理大型活動時多會依循政府採購法之規範，擬定招標文件並透過政府電子採購網公告，以徵求適當廠商。大多數的機關皆會選擇總包價法(固定價款合約)，並搭配準用最有利標，透過聘請之專業審查委員，以評選方式選出優勝廠商再進行議價。此種類型的合約因價格固定，具有價款明確、作業簡單等優點，能避免與廠商間因給付價金的認知差異，而衍生硨後續糾紛之優點，但相對的，得標廠商亦無激勵效果。若未嚴加督導，廠商容易草率執行。若能適時使用「固定價款加獎金合約」，如此對廠商有一定之激勵作用。此方式亦已明訂於採購法子法：「機關委託專業服務廠商評選及計費辦法」第十四條：廠商服務費用降低或實際績效提高時，得依其情形給付廠商獎勵性報酬。招標單位可善加運用。

其次，活動設計之成功與否，往往建構於招標單位是否能明確表示廠商應給付之標的，並將其文字化陳述於招標文中，需求敘述的越詳盡、越明確，廠商才能據此提出切中需求之服務建議書。另外，亦可在招標文件中要求廠商提供過往的「履約實績」，做為篩選廠商的條件或評分標準。

二、明訂績效衡量指標與賞罰標準

如採用固定價款加獎金合約，應與計畫目的相結合，於合約中明定績效衡量指標以作為賞罰標準。衡量指標可訂出1至多個，並各別指出應達到之水準，及低於或高於標準值應給予扣款或獎勵額度。例如：活動參觀人次、網頁點閱人次、報名活動人數、媒體露出效益、參與活動民眾之滿意度…等。

效衡量指標與賞罰標準雖然於招標文件中已明確揭露，但機關最好於評選出得標廠商後，與廠商進行會議，加以討論此方案之可行性與彈性空間，例如：活動日遇天氣不佳的情形，使民眾參與意願降低，是否仍依照合約扣款；民眾滿意度調查的數據應如何呈現…等細節，都應於活動執行前訂出，彼此達成共識後，才能創造出雙贏的效過，以降低日後因認知差異產生合約糾紛的可能。

三、落實合約管理與執行、進度與成效追蹤

目前市場上許多公關公司為節省成本，其人力組成中專職人員佔相當少數。有時一個標案的執行者中，僅專案經理為正職人員，其餘所需人力公司常於接到標案後才聘請臨時人員或工讀生協助專案經理處理相關事務，且每位專職人員常同時負責多個標案。因此當各標案活動期程相近時，專案經理通常優先處理具有罰則或契約價金較高之案件，以免付出多餘罰金成本；此外則是機關督導人員的積極程度。為讓自身案件永遠處於優先處理順序上，機關應與得標廠商間隨時維持良好溝通管道，例如：定期召開進度報告、執行成果審查會等手段，透過事前良好之溝通與協調，降低摩擦與衝突，活動舉辦才能如預期。

初期會議中訂出時程表與里程碑可視為活動舉辦期程相當重要的一環，時程表可讓廠商據以行事，雙方對於進度有相同共識。里程碑則做為重要的暫停與檢查點，用以確認預訂之目標或工作事項都已達成。里程碑亦可定為驗收程序中之分段驗收之檢查項目。執行過程中如有協調或異動事項，需製成書面記錄，必要時進行契約變更，確保雙方之權利與義務。

四、風險管理與應變機制之規劃、風險控管與備選方案

辦理活動時，常會發生因為忽略其他限制因素或風險，最終導致活動無法達到預期成效。因此，在辦理招標前，機關應全方面考慮各項可能之限制因素，例如：活動預定舉辦日是否為重大節日，直接影響民眾參與意願；活動舉辦日如發生大雨之防備措施；活動當日發生重大公共安全意外該如何應變。此類問題應於招標前審慎評估，必要時應納入招標文件中，請廠商事先擬定風險管理與應變機制。

五、結案前檢討會議資料彙整與檔案管理

每一個案件執行過程中，最重要的就是其中所學到經驗與知識，如何將這些經驗保留並繼續傳承是一項重要的課題，因此建議於結案前與廠商進行業務檢討會議，討論該案件執行過程中所遭遇到的困難與如何解決的方法；活動舉辦是否有缺失與未來可能改善及避免之方法；參與活動的民眾是否有正面迴響與負面指教，諸如此類的問題都應詳加討論並製成紀錄、歸檔，使未來辦理類似活動時，能有參考的依據及避免相同的錯誤。

PMI-ism提供一套完善的專案管理系統與方法，可惜的是若要完全符合其運作方式，Paper work會是一項很繁重的工作，因此我建議可選取其中幾項較重要的精隨加以運用，相信對於專案管理已有相當大的幫助。

作者：吳宣萱,PMP

作者簡介：吳宣萱，國立屏東科技大學農園生產研究所碩士，通過國家公務人員三等考試，曾任中央研究院殖物基因轉殖實驗室研究助理，現職臺北市政府產業發展局技士。

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