rogersnotes 20131024: 專案管理於產學計畫之應用

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專案管理於產學計畫之應用

因應科技發展及環境變化，目前我國的產業結構已由技術密集的製造生產，逐漸走向腦力密集的創新研發，而部分製造業或代工業則積極推動產業升級，希望延續傳統產業的生命，並且創造在新經濟環境中的附加價值。

技職教育的目的在培育許多技術人才，而今技專校院有限的教育資源及傾向學術的教學內涵，則無法配合產業科技及技術的發展。因此，教育部希望結合教育界及產業界，透過產學計畫提高教育與產業的結合，同時培養學生相關的就業能力，藉以發揮技職教育之優勢。所以，產學計畫案則是目前技專校院積極推動老師參與的工作項目之一。

在接受專案管理的訓練後，發現其相當適合運用於產學計畫案的撰寫與執行。以下則是自己在學習專案管理前後，針對計畫撰寫與執行的部分，依照專案管理知識體（PMBOK）的五大流程，分享個人對不同思維。

一、專案起始階段

以往學術計畫在撰寫構思階段的主要工作是相關文獻資料的收集及研讀，進而確定計劃的主要內容。而今在進行產學計畫案的先期準備工作則是需與廠商進行溝通，一起評估專案的內容及其可行性，進一步完成雙方皆認同之專案章程。此外，尚須完成利害關係者的辨識，因為專案成功的關鍵在於專案之初就能辨識利害關係者，並分析其利益、期望、重要性、影響力及涉入專案的程度，且加以分類而使往後能聚焦於所需之關係上，以確保專案成功。

二、專案規劃階段

以前在確認計畫內容後，即著手進行計畫撰寫，並未以工作包的概念去進行規畫。學習專案管理後，則認為應該詳細推敲計畫的需求以確定其執行範疇，再由範疇去建立工作分解結構，產生最底層的工作包；以工作包為基準去進行接下來的排成、估計成本及監控工作的規畫。這是一套有系統的規劃方式，對於專案的範圍、時間、成本、品質、人力資源、溝通方式、風險管控及採購流程皆有詳細規劃紀錄。也唯有如此詳盡的規劃，才能應付牽一髮而動全身的潛在變化。

三、專案執行階段

在規劃流程組中對於「計畫將如何被執行」已經完整的被記錄了，因此執行流程組的重點則在於強調「如何被有效地執行」。所以團隊的組建及溝通管道的建立，是這個階段的重點，而這兩者確是以往常被我們所忽略的部分。

四、專案監控階段

監控流程組最主要的目的是執行追蹤、檢討並調整專案的進度與績效，並且辨識計畫內需要變更的任何部分，進一步執行整合變更控制。如此定期地衡量專案目前的成效，以便執行預防及矯正措施，則是有效提高專案成功機率的好方法。而以往執行計畫時亦會進行成果績效的追蹤，至於變更的管理與措施的部分則往往缺乏文件資料的紀錄，因此也容易造成雙方對交付標的認知上的差異，而引起不必要困擾。

五、專案結案階段

以往在進行專案結束的過程時，總認為將交付標的及成果報告交付於廠商即達到專案結束的階段。學習專案管理後，才知道經驗學習知識庫（Lessons Learned Knowledge Base）之連結或建立，在專案管理中扮演重要的角色，將其內容進一步更新於組織流程資產中，如此才能讓自己達到逐步精進的目標。

專案管理的五大流程及42子流程的反覆影響和環環相扣的過程，其實就是一種逐步完善的學習，且其具有系統性的思考、邏輯性的分析及解決問題的方法，很適合做為發展團隊和形成學習型組織的工具。因此，專案管理的思維將會是自己未來執行計畫的手法。

作者：詹于誼,PMP

作者簡介：詹于誼，成功大學化學博士，目前在南台科技大學生技系擔任副教授一職。成為PMP之後，除將專案管理落實於個人計畫書之撰寫外，亦積極輔導學生參於專案管理相關證照之課程。

做好溝通專案管理就成功了

只要有接觸過專案管理的人都會知道溝通佔所有專案管理的80%，但是真正從事專案管理的人都知道，溝通才是專案管理是最難的地方。從initiating, planning, executing, controlling 到closing，五大流程中沒有一個地方可以脫離溝通，那麼如何讓專案的相關資訊在適當的時間的建立、收集、發佈給所有的利害關係人，以及有用什麼方法將所有溝通的過程做一個有效的文件化管理，並且還能有效的達到溝通的目的，使得溝通不只是流於形式上的檔案才是真正的難題。

在接觸了專案管理課程後，更是益發了解溝通的重要性，但是真正了解專案管理中溝通的難處是在實務工作上。在目前的公司，由於公司內部沒有一個專案管理系統，常是利用現有的Office工具來進行溝通，由於缺乏一個有效的專案管理系統，很多溝通的方式、信息的取得以及資訊管理就變得更加不易。所以在有限的資源上如何以有效的方式來做到有效溝通就變的很重要，不過從中也更容易習得許多不同的技巧。

A產品開發案例

Background: 因公司需要和供應商協力開發一款產品，並於3個月內推出，因為公司內部沒有足夠的專案管理資源所以只能使用excel以及簡易的信件往來。

● 為了快速推出新產品，需要同時和很多廠商進行溝通及設計，從中才發現沒有一個共享的平台可以進行簡易的訊息溝通和更新是無法在時限內推出產品。因此快速請IT 架了一個簡易線上平台，讓所有廠商都有權限進入，並要求所有廠商進行修改時需留下前版以便進行版本管理。

● 建立固定的format檔案，調查完所有廠商的需求後，為所有廠商建立統一溝通的format，使彼此在溝通上的語言變的更單一，方式變的更簡易，也加速了整個專案的溝通。

● 善用圖表以達成一致性目標，使用PMP所使用的圖表，使用簡易的圖表讓所有供應商都可以快速的有共識並朝同一目標前進；因為不同表格有不同的特點，供應商們可以很快理解自己還需要完成何種任務。並請供應商在完成後即時回報，使得目標和訊息的傳遞和正確性都很高，同時若有不同的歧見，則可以利用現有的線上溝通軟體(Skype)進行即時的討論。

● 溝通也是需要版本管理的，在不同階段，許多不同的資訊需要依據發展階段做合適的版本管理，而且同時需要對不同元件供應商進行溝通，最後還需要根據產品發展階段做一個整合，因此版本管理就非常重要了，我們利用先前根據不同供應商做出的表格做一個完整的管理，這對未來的溝通是非常重要的，也讓後續收尾的工作可以進行的很好。

● 最後，經過有限資源進行不同的版本管理讓我在專案管理上有更多的成長，而且在時程的壓迫之下，許多不同的溝通問題必須在一開始就有一個完整的解決，不能只是走一步算一步。同時也需要在專案起始時就預先設想未來的溝通，並能夠做到隨機應變，也記住，有變就有不同版本，所有的溝通版本都需要留下來，尤其是在同時面對不同的供應商時，保留舊版本檔案能更好的對未來變更進行溝通，也讓所有供應商在彼此對談時能事先了解對方的能力，這都是更加有利溝通的方法。

作者：周明緯,PMP

作者簡介：於2013年成為新科PMP，目前從事國際業務及專案管理，成為PMP後期待能自我精進專案管理知識及向外認識更多專案管理同好，讓專案管理更加普及。

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