rogersnotes 20130829: 專案管理在教育訓練產業實務應用

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專案管理在教育訓練產業實務應用

<專案經理越早參與越好>

公司選擇承接專案前，邀集相關人員召開會議，進行評估專案計畫成本效益，並參考內部營運需求、組織文化、員工專業能力，以及政府計畫之需求文件…..、規格書等，再決定Go/no-go。然專案經理最好能參與評估會議，可提供專業上的知識及技能，了解整體評估過程後，才利於專案章程撰寫，同時正式宣告專案經理，專案經理須負責專案達成目標、負起成敗之責、主導與指導計畫方向、必須激勵團體、訓練成員、唯一做整合以達到專案目的、時時控制專案進度並提出改善行動。

<需求追朔矩陣的重要性>

辦理教育訓練課程前皆會進行蒐集產業界對於培訓員工需求課程有哪些?透過邀請專家、學者辦理課程規劃會議集體腦力激盪、或是大量問卷調查、電話訪問、一對一訪談，加以彙整統計，並參考政府專案需求及公司的營運方針及專家判斷，建立需求追朔矩陣圖，是確保每一門訓練課程都可以符合產業界需求，或追溯到政府培育人才的需求；可追溯到課後問卷滿意度成效，評估變更或持續辦理課程之應變處理。追溯矩陣建立可利用Excel來使用，但必須要確保這份資料是正確的持續被維護，否則追溯矩陣將完全喪失了他的意義。

<制定完善工作分解結構>

WBS工作分解結構（Work Breakdown Structure，簡稱WBS）之所以非常重要的原因在於除了可釐清需求與範疇外，也用來估算專案成本及預計專案期程，是風險管理及採購管理的重要基礎，可以當作工作分派依據，計畫結束時可依此工作分項當作計畫驗收標準。例如：簡章製作、招生廣宣、講師邀請、教室設備、課程服務、財務收費等。對於新專案或大型專案，因期初資訊不足或太多變動因子，短期內無法全面的掌握所有的工作計畫，可利用湧浪規劃法，由遠粗近細的方式進行規劃，它是一種逐步完善的精進方法。

<有效的溝通與談判>

無時無刻我們都在溝通與談判，然談判是溝通的方法之一，是一種互動的溝通過程，不論業務人員、採購人員、行政人員等，都在進行溝通協調工作，與你相同意見，溝通就像是在演講，滔滔不決；與你不同意見，溝通就像辯論或協商，如何把談判化為一種藝術，就是談判最高境界。談判發生於我們對別人有所求，或別人對我們有所求的時候。當部門間資源衝突，可採取談判五種策略：合作、競爭、規避、讓步、妥協，其中「合作」，是有效的談判策略。需要對彼此衝突問題能夠充分了解、周全的分析、找出最佳作法，達成彼此協議。

以上為個人淺見，提供參酌。

作者：陳安亭,PMP

作者簡介：本人於職場多年，公司每年皆須承接政府計畫專案，各類專案執行皆以公司推動ISO9001品質管理規範執行，輔以國家訓練品質系統(TTQS)為目標，在公司積極推動專案管理PM證照及主管鼓勵下，正式參與國際專案管理認證課程，在上課訓練期間，不斷檢視自己目前工作流程，需改善之處，朝逐步完善概念完成政府專案計畫。

專案管理與修艦實務

自從從事修艦工作，其工作的性質關係，在每一次的修艦任務中幾乎皆可稱之為一項專案，再加上出國接艦任務以及相關裝備等級提升案，均可視為專案管理，尤其期間更不乏與美均配合執行的各種專案，這之間所擔任的職務均可稱的上是專案功能經理或專案經理，只是接觸PMP理論之前，對於專案管理的各項理論，其實只是一知半解，而軍中因為專案管理的訓練並不普遍，往往在與美方接觸過程中總會有些觀念作法不一的情形發生，而肇生些許磨擦，而影響專案推展的順暢度，雖然近幾年有些高階管理人員逐漸重視，但是由於許多參與專案管理的人員，大多是在實務中學習，從錯誤中成長，對於專案管理的理論並不瞭解，也因此產生了許多似是而非的錯誤觀念與迷思，這些錯誤的觀念通常是造成專案失敗或不能如計畫完成之主因，以下提出個人的觀察與看法。

一、範疇管理不當、徒增專案失敗風險：

在執行修艦的過程中，我們所重要求的是「如期、如質、如預算」的完成各項修艦任務，但往往在維修範圍(也就是交付標的)無法有效律訂，事實上，在個人接觸美軍維修諾克斯級艦的維修經驗上，有校區分立即維修及視客觀因素(如預算、時間等等)在無立即危害且可執行任務之情況下逕行區隔，有效律定維修範圍，將有限預算投擲於必要維修裝備，並於有限時間內恢復其妥善，有效支援作戰任務，只是此觀念來到台灣，各級管理人員對於「交付標的」的管理通常是最弱的一環，其原因在於艦艇人員經常會嘗試在預算範圍內，多爭取一些額外的項目，總認為能在修艦期程針對全艦物資均進行維修，殊不知這種做法不但會增加專案(修艦任務)成本，也大大增加專案(修艦任務)無法如計畫完成的風險。

二、構形管理(變更管理)不佳，致使範疇管理失當：

在修艦過程常面臨兩種主要的範疇變更，一種是裝備進行提升構改，一種事在維修過程中所產生的擴大工程，這兩種均影響專案過形的順暢度，第一種影響事前維修物料及技術的準備，第二種影響維修過程時間及預算臨時的需求增加，甚而導致無法如期完成，在專案執行期間，各單位會有不同的意見產生，這些意見必須經由專案的變更管理來管控，以避免影響專案執行，但變更管理程序通常需要時間處理，且不見得每個需求都會獲得變更管理委員會的核准，有些單位為了能快速達到其目的，會未經正常程序，私下與維修人員進行交涉，這些私相授受的變更是造成範疇失控的主因，另一方面這些變更也會造成成本的增加，更因為這些變更並未經過正常程序，因此通常要到出現問題，專案管理人員才會發現，這時問題大多已難以解決。而有關裝備提升後之構形管理亦必須有效管理，避免肇生後續維修交付標的無法確認，致使成本徒增。

三、未重視知識管理(Lessons Learned)管理：

隨著艦艇物資狀況不同，在每次的修艦任務中，均會面臨各種不一樣的挑戰，而在每一次的突破後就是一項技術的提升，甚而是一樣子專案的管理經驗，這些經驗均是非常寶貴的，尤其在該項問題可能發生機率雖低卻衝擊極大，倘若再遇上人員交替，技術無法有傳承，將面臨再歸零重新申請技協、重新訓練，徒增時間、成本的增加，所以，在每一次修艦後均必須深切檢討，將曾經面臨的各項寶貴經驗均納入知識管理範疇並予以有效管理，方可精益求精，進而有效減低後續維修期程及專案進行的順暢度。

四、結語：

在實際接觸PMP專案管理理論後，發現在執行各項修艦任務及管理軍售專案的理念與方式，與PMBOK的精神是完全相符的，也進一步發現國軍在執行修艦任務時產生的失敗原因，究其主因，個人認為與專案管理的教育訓練不夠普遍及高階主管觀念略有偏差有很大的關係，若能將專案管理的知識推廣至每個專案管理人員，尤其是高階主管人員，相信未來在執行各項專案管理上會更有效率、更加成功。

作者：張恆榮,PMP

作者簡介：海軍上校張恆榮，接觸及管理修艦與海軍後勤實務屆二十年，期間參予各型艦維修任務、接艦專案、艦艇裝備提升專案以及各項後勤規劃工作。

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《五月天演唱會》的專案管理

一顆心噗通噗通的亂跳

一瞬間煩惱煩惱煩惱全忘掉

你，

是否曾經在那一瞬間毫無意識

脈搏，跟著節奏狂肆跳動

血液，跟著音浪奔放流動

十萬人，跟隨他們，

熱血青春盡興

享受音樂享受人生

甩掉地球，拋開一切

他們是誰？

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第三屆華人十大傑出專案經理獎選拔邀您共襄盛舉

第三屆華人十大傑出專案經理獎選拔趕緊共襄盛舉

社團法人台灣國際專案管理師協會(ITPM)主辦十專獎選拔活動，旨在表揚傑出的專案管理之星，讓各不同類型組織之專案經理人有標竿學習的典範，

藉此引起企業組織對專案經理人(PM)的重視，這是角逐專案經理最高榮耀的大好機會，相信您也是其中之一的佼佼者!

別對自己沒信心，踏出第一步，就有機會，也讓學者專家幫你檢視專案成效，可由專家經驗再逐步完善，相信熟能生巧，專案功力就越來越好。

(點圖可直接觀看線上宣導影片)

華人十專獎投獎正式起跑十專獎總召集人roger說明影片

專案管理年度盛事：第三屆華人十大傑出專案經理選拔 10/1(二)截止收件

專案管理已成為企業、政府或組織管理主流優勢及管理科學顯學，為提升全球華人對專案經理人的重視程度，華人的榮耀－「華人十大傑出專案經理人獎」期望能藉由表揚傑出專案管理經理人，提供專案經理人標竿學習典範。

報名時間：即日起至2013年10月1日(二)止

報名方式：http://www.itpm.org.tw/TOPM，採全面電子化報名

報名資格：全球華人持有中華民國、中華人民共和國、香港、澳門或新加坡護照皆可報名

選拔名額：十大傑出專案經理人至多選出10名為原則，另選出3名年度專案佳作獎，如未達標準者從缺

選拔辦法：http://www.itpm.org.tw/topm/2014_3thTOPM.pdf

歡迎洽詢索取紙本選拔手冊：

社團法人台灣國際專案管理師協會-十專獎委員會 07-588-8028 TOPM@itpm.org.tw 尤依婷專員

更多選拔資訊：http://www.itpm.org.tw/TOPM

社團法人台灣國際專案管理師協會-十專獎委員會 07-588-8028 TOPM@itpm.org.tw

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