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專案管理知識應用於假日兒少營隊活動的辦理

營隊活動的辦理常見於各級校園、課後文教機構、以及公部門或產學合作計畫的執行。營隊活動的學員背景通常具有差異性，例如：年齡層、學校、居住地、交通方式、參與動機等，營隊活動的目的與形式又有許多的不同類型，如何可以在最精簡的人力與資源配置下，完成一項成功的活動，是常見的挑戰。本文嘗試以PMI的五大流程與九大知識的內容，說明專案管理知識如何應用於假日青少年營隊活動的辦理，同時留下文件化的組織流程資產，做為日後相關活動辦理的參考等。

起始階段

在辦理活動之前，先確認組織內部是否有營隊活動辦理的辦法、報名的方式與網路平台、活動收費與經費核銷、外包配合的廠商[例如：保險、便當、場地、設備租借]等文件檔案。各項活動辦理之前，先確認經費的主要來源，以及利害關係人的分佈範圍。以經費來源而言，大致可分為兩類：1.政府/產學相關單位補助，2.學員自行繳費。若以政府補助而言，利害關係人為補助機構[例如：國科會、教育部、地方教育局、產學合作之廠商等]、計畫執行機構、計畫主持人、授課講師、活動籌劃團隊、場地租借/協助人員、活動材料外包廠商、目標學員等；政府/產學單位補助之營隊活動主題明確，經費的核銷有固定的機制，學員來源明確，招生容易。若以學員自行繳費的活動而言，利害關係人為計畫執行單位、發起人、授課講師、活動籌劃團隊、場地租借/協助人員、活動材料外包廠商、目標學員與收費基準等。此類型活動相較於政府/產學單位補助之營隊活動來說，市場需求、活動主題的企劃、學員的設定、活動宣傳、後續活動導向的評估等在專案章程的編寫需考量較多的因素。營隊活動的類型有很多，本文將以兒少營隊的科普活動辦理為例，接續說明規劃、執行、監控、結束階段的應用。

規劃階段

兒少「科普活動」的課程內容包含：學校科學課程的生活化/趣味化、科學理論的講解、科學實作活動/競賽等，活動目的與吸引力在於科學知識的認識與生活化。

在範疇方面，政府/產學補助的活動主題是明確的，例如：奈米科技的推廣，若是學員繳費的話，科普主題的設定則包含：1.當時社會重大議題，如食品安全問題、環保議題、奈米科技等，2.學校科學課程的趣味化，如科學魔術實驗、生活化科學等。在設定學員的學齡之後，活動的辦理最好有合作的機構，如博物館、觀光工廠、學校單位等，有助於招生宣傳、活動場地的租借與提高學員的參與度等。在工作分解結構的建立，初步可以將行政庶務與教學工作分開，具體可執行工作包含：報名系統、經費核銷、餐點飲食、場地佈置、活動紀錄、人員接待、活動保險、獎品製作、活動宣傳、交通安排、緊急救護、人員訓練、講師聯繫、講義印刷、設備材料、學員回饋、成效管考、外包工作、替代方案等。

在時間方面，將以上活動進行時間排序，確認各項活動的負責人與相關的活動資源可以到位的時間，發展營隊活動執行的各項時程表，同時考量過去活動經驗可能出現的主要風險，進行風險回應的準備，例如：雨天場地備案、颱風而活動延期、營隊活動過程受傷、講師臨時無法出席、食物中毒緊急處理、活動設備故障等。

在成本方面，政府/產學單位補助活動為已申請到的經費，採用類比估算法，可以快速確認活動的順利執行；若是學員自行繳費的活動，建議應該採用由下而上估算法，考量風險準備金，以評估學員的收費基準與活動是否確定舉辦的最低人數門檻等。

在品質方面，政府/產學補助活動的KPI是明確的，已在當初的計畫提案承諾，品質指標即是滿足KPI的內容，可以使用學員的統計抽樣與流程圖等技術來進行查核；若是學員自行繳費的活動，則涉及發起人的想法與營隊活動企劃書而形成的範疇、時間、成本等基準為標的，可能會使用成本-效益分析等技術考核該項活動的商業/經濟價值。

在人資方面，確認人員的需求與實際可支援人力的配置，將各項具體活動的執行者與人力配置進行對應，建立各項活動執行的主要聯繫者與負責人，以確認營隊活動的順利執行和人力資源規劃，建立管考的標的與機制。

執行階段

營隊活動辦理團隊的到位，包含：協商或委外獲得等，建立資源行事曆。這類活動的辦理多半是同機構同事或是學生/助理，團隊的默契可以快速磨合，可能的困難是工作的分派與整合，人力資源計劃書與資源行事曆有助於讓團隊成員了解各自的任務。

重要利害關係人的期望來自於學員，此類型的活動時間很短，學員的滿意度與學習成效是營隊活動成功與否的關鍵指標，因而學員意見的即時回饋非常重要。活動執行過程，安排工作人員適時了解學員的想法與需求，針對現場狀況記錄可能的活動變更需求，如：補充講義、場地空調、活動時程、餐點內容、活動形式、格外獎勵等，回報變更控制委員會進行變更審查評估，以即時管理關鍵利害關係人期望。

在外包工作部分，組織流程資產與合格賣方名錄則有助於活動資源的採購與活動的順利辦理，如：餐點衛生、材料品質、交通安全、場地合格等。

監控階段

透過活動彩排與活動辦理前的檢驗，可以確認外包採購是否合乎交付的標的。在控制範疇部分，學員的背景、適應能力、認知風格、學習能力可能會有所差異，如何適時調整活動內容與形式，達成工作績效會是一項挑戰。在品質管制部分，可以使用流程圖確認各階段活動項目的順利銜接與執行，使用活動滿意度問卷與柏拉圖(Pareto Chart)歸納活動改善的重要影響因素。

在風險監控方面，營隊活動中學員安全是最重要的考量，包含：實驗操作、餐點飲食、參訪交通、場地安排、活動秩序、輔導員訓練等。此外，颱風延期、連續豪雨、停電問題、器材安全、學員缺席、意外訪客、工作人員或講師臨時請假等風險因子仍必須謹慎考量與回應。

結束專案階段

繳交結案報告、最終成果的移轉與經費核銷，包含：說明活動辦理的相關成果、KPI指標的達成率、學員的學習成效、學員滿意度調查結果分析、後續活動辦理的建議等。將各項文件化的檔案進行資料整理，進行組織流程資產的更新，以提供下一次相關活動辦理的參考。

作者：丁信中,PMP

作者簡介：現職嘉南藥理科技大學兒童產業服務學位學程系主任。學術專長：科學認識論、科學學習動機、與科普教育推廣等。近幾年擔任多項國科會科教處研究計畫案主持人。未來，將推動專案管理知識於兒童產業的實務應用。

專案管理在政府部門的應用

前言

在未任公職以前，我是在一家工程顧問公司上班，主要負責規劃設計工作，該公司主要業務為承接政府的標案。當公司順利承攬到標案之後，便交由組長統籌組內同仁，針對這件案子臨時編制一個專案小組來負責執行；在同一時間內，通常公司內部每個人都不只參與一件專案，有時甚至多達3~4件；大家對於同時肩負數個專案的情形頗有怨言，覺得工作量負擔過大；然而以公司的立場來說，惟有如此，公司才有足夠業績來支撐整間公司的龐大開銷。這是我離開學校以後的初次專案管理經驗。

一、專案採購管理經驗

擔任公職之後，所扮演的角色與之前在工程顧問公司的扮演的角色截然不同；以前是承攬者的立場，現在則轉換為業主的立場，雖然立場不同，但是共同的目標一致，就是順利完成專案。身為業主的角色，為了讓投標廠商清楚瞭解委託工作內容，並將標案順利委由合適的廠商執行，對於採購管理知識領域的運用更顯重要；目前政府對於專責辦理採購之人員，皆要求須參加80小時的採購專業人員訓練並通過考試取得採購專業人員之基本資格，如此一來，在執行採購業務過程，才能確保招標程序皆依照政府採購法之規定辦理，減少弊案發生機會，並依政府法購法的精神遴選出對業主最有利之廠商。

雖然政府僅針對專責辦理採購之人員須取得基本資格，但依筆者辦理採購管理的數年經驗，應鼓勵其他參與採購管理之人員，同樣接受相關採購訓練；因為依現行政府機關的行政流程，採購專責人員僅負責標案上網公告、開標及議價(或比價)，業務單位則需負責招標文件的製作(採購工作條款、採購文件)、訂定評選項目(商源評選準則)、擬定契約書(合約類型)、召開評選會議(投標人會議)及後續的履約管理(管理採購、結束採購)，相較之下業務單位反而更需要接受採購訓練，這樣對於標案後續的履約管理才會更加順利。

二、溝通管理-辨識利害關係者的重要性

政府機關在推動專案的起始階段，可能是長官的一個想法、民意代表的建議、民眾的陳情、機關臨時需求或例行性的業務，而決定成立專案；業務單位奉命辦理專案後，便積極籌畫，研擬專案章程簽請長官核准；專案章程核准後，業務單位即刻投入規劃階段，著重於長官要求的期限內，辦理完成發包、開工及竣工，結果往往忽略起始流程階段另一項重要工作，就是辨識利害關係者。

專案一開始如未能找出潛在利害關係者，在專案執行階段將潛藏重大變數；例如興建工程過程，如未能與地主、當地居民、店家、民意代表及未來使用者做充分溝通並讓他們提早參與，或者忽視他們的意見，當工程興建中，突然有利害關係者跳出來抗議影響到他們的生計或不合他們的使用期待等，工程將會造成延宕，並且需要變更設計，屆時對於成本、工期皆將造成重大影響，因此提早辨識出利害關係者並滿足他們的期望，恐怕是常被忽略的一個環節，應加以注意。

以上是筆者在公部門服務的經驗，希望將來能好好內化專案管理的五大流程、九大知識領域及其子流程，將其運用於公務專案管理上，讓公部門也能擁有國際企業的效率及績效。

作者：楊加地,PMP

作者簡介：楊加地，國立交通大學土木工程學系碩士畢業，於2013年6月7日正式成為PMP，目前任職於臺中市政府。主要專長為土木水利工程、品質管理、政府採購法。

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《五月天演唱會》的專案管理

一顆心噗通噗通的亂跳

一瞬間煩惱煩惱煩惱全忘掉

你，

是否曾經在那一瞬間毫無意識

脈搏，跟著節奏狂肆跳動

血液，跟著音浪奔放流動

十萬人，跟隨他們，

熱血青春盡興

享受音樂享受人生

甩掉地球，拋開一切

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