rogersnotes 20130627: Roger誠摯邀請您投獎第三屆十大傑出專案經理人獎, 2013/10/1(二)截止

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專案管理在「2017臺北世大運」運用之參考

自2011年11月29日國際大學體育聯合會（FISU）宣布臺北市獲得第二十九屆夏季世界大學運動會（以下簡稱世大運）主辦權，辦理世大運相關工作即開始展開。世大運將於2017年8月19日至8月30日在中華民國臺北市舉行，此乃我國首次舉辦的世界大學運動會，也是我國歷年來獲得主辦層級最高的國際體育賽事，主辦世大運對於臺灣內部與國際形象都有助益。對國內而言，可以提升國民運動風氣、促進主辦城市之城市再造，並興建國際規格的場館設施；在國際面向，藉由世大運使臺北邁向國際級都市，並增加臺灣國際能見度與國際事務參與。因此，圓滿辦理完成世大運，將是我國、相關縣市與臺北市政府（以下簡稱北市府）未來四年極為重要的工作。

臺北市目前已成立「2017臺北世界大學運動會籌備委員會」（以下簡稱籌委會），委員45至55人，主任委員由市長兼任，副主任委員2人，由副市長兼任。籌委員任務為籌辦世大運相關事項、研議落實二０一七臺北世界大學運動會指導諮詢委員會議決事項、擔任與國際大學運動總會（FISU）聯繫窗口、辦理場館設施設備興建與整備事項、本市選手發掘、培訓、養成及照護、賽後場館營運準備……等事項。本文試著以專案管理角度出發，將世大運取得主辦權後至辦理完成設定為一個專案，並依起始、規劃、執行、監控、結束五大流程群組，提出下列建議：

一、起始流程群組方面：籌委會應著手訂立本專案的章程，含專案目標、任務、初步里程碑、預算概估……等，並應指定專案總負責人（即專案經理），並對外宣布專案總負責人姓名，正式啓動專案，賦予專案總負責人正式權力、以動用資源、指揮及協調相關專案工作。其次，本專案涉及之利害關係人甚多，諸如行政院、教育部體育署、北市府相關局處、提供場館協助之縣市政府、選手村所在的新北市政府、競賽種類全國單項協會代表、體育選手，及負責選手村興建、場館興建或整建的廠商及因硬體建設受影響的居民……等等，應一一辨識，並了解其等之需求與期望。

二、規劃流程群組方面：世大運共需64個場館，其中3座新建場館（臺北大巨蛋、臺北市網球中心、臺北市籃球運動館）為申辦世大運前即開始進行規劃，非專為世大運所新建，其餘61座場館應進行現有場館整建。北市府首先應汲取辦理聽障奧運、花博及2011年世界設計大展等國際大型活動經驗，著手建立本專案管理計畫書。

而且，各項比賽場館應以符合國際大學體育總會（FISU）規範及環保、節約等原則進行規劃，修繕計畫應配合場館總體檢、賽程安排、參賽隊數、交通運輸等進行綜合評估，並需經FISU技術委員確認後方行定案。在規劃階段亦應注意永續經營問題，考慮場館在世大運結束後之營運管理問題，避免世大運結束後成為蚊子館。其次，將總管理計畫書細分為各項子專案，如選手村興建子專案、場館興建與整建子專案、行銷子專案、選手培訓子專案、賽事活動子專案、維安交通食宿子計畫、志工子專案……等。

各子專案再分解出對應應完成之各項工作。並估算各項資源、建立時程管理計畫書、成本管理計畫書、人力資源管理計畫書、風險管理計畫書、採購管理計畫書，品質管理計畫書、資訊溝通管理計畫書、變更管理計畫書……等，並逐步完善各項子專案及計畫書內容。

三、執行流程群組方面：應招募專案團隊成員，並加以組識、領導、培訓及激勵團隊成員，將團隊績效最大化。聘請專業法律顧問，處理世大運相關法律爭議及及與FISU相關協議內容。執行專理計畫書中的工作，在預算及時程內完成相關工作。倘遇到已預見的風險時，依風險管理計畫書執行應變措施。並適時地向適當的利害關係者報告目前專案進度及執行情形。

四、監控流程群組方面：隨時監控及稽核專案之進度及狀況，是否達到所設定的工作 (範疇)目標、時程目標、成本目標及品質要求。如未達到預設目標，擬妥解決方法（即矯正措施），完成計畫變更程序後，更新相關管理計畫書。倘有新風險出現時，動用管理準備金，執行權變措施。

五、結束流程群組方面：世大運辦理完成後，將場館、選手村移交予負責的營運單位管理，整理所有專案文件，編頁作索引、歸檔作為經驗學習文件，以供將來類似專案使用。

以上所有流程群組都會在每一個子專案中會重覆出現。又雖分為這五個流程組，但是這五個流程組是重覆、循環進行，而逐步完善的。

世大運是規模僅次於奧亞運的綜合性運動賽會，辦理的良窳也關係到我國國際形象，因此，它不僅是北市府重要工作，也是我國重要盛事。中央、北市府與相關縣市應攜手合作、立法或議會機關除予監督外應給予支持，全民一起為2017世大運而努力。本文試從專案管理角度提供上開建議，希能對世大運辦理工作有所助益，也期待世大運能開創我國歷史新的一頁。

註：本文有關世大運相關資料摘自2017台北世大運官方網站（www.taipei2017.com.tw）

作者：沈杏霖,PMP

作者簡介：現職：臺北市政府法務局編審。工作經驗：臺北市政府消費者保護官、總統府編審、臺北市政府工務局法務專員、臺北市稅捐稽徵處稅務員、臺灣中小企業銀行行員

以專案管理的觀念看大學招生工作

一、前言：

由於台灣普設大專院校的政策，使得高中職畢業生就讀大學的夢想不再像以前那麼困難，也使得這些高中職畢業生有更多的選擇，可以挑選自己有興趣的學校與科系就讀。相對的，各大專院校科系就必須提出自己對學生培育的規劃，準備在學生進入大學後，提供哪些優質的教學輔導與訓練，讓學生畢業後具有哪些專長與能力，能夠找到好的工作機會並貢獻所學。

然而隨著出生人口數逐年減少，少子化的現象已經開始衝擊各公私立大專院校的招生狀況。現在以及不久的未來，就會出現預計進入大學的學生人數遠少於現有的大學科系預計招生人數的現象。各大專院校的科系必須提出更有吸引力的教學理念與學生培育計畫，才能吸引學生前來就讀。因此如何進行有效率的招生工作，乃成為各大專院校的當務之急。

二、以專案管理的角度思考招生策略的規劃與執行

雖然招生工作每年都要進行，但是隨著每年的時事變遷與環境變化，以及前一年的招生成果，都會影響當年度的招生工作。因此每年的大學招生工作，可以特定的專案工作來面對及管理，以達到最佳的招生成果。專案執行的流程：起始、規劃、執行、監控與結束，都可以運用在招生工作上。

起始：專案發起人是系主任，PM是招生組組長，專案團隊就是系上老師與職員。專案章程主要說明招生的方式與預計招生人數，里程碑摘要，也就是在哪些時間必須完成哪些工作，並動員所有人力，包括所有老師與相關協助的同學，完成招生工作。

規劃：現在高中職畢業生的入學管道相當多樣化，除了高中畢業生有大學學測與指考，高職或綜合高中畢業生，也有技優甄選，推薦甄試，統測登記分發，甚至單獨招生等入學管道。在科大招生方面，還區分不同類群，例如農業類、化工類、食品類、商業類.......等許多類群。所以在規劃階段，必須參考過去的招生及報到記錄，仔細規劃當年度不同入學管道的預計招生人數，預計招收類群的人數，再統計現在就讀同學的畢業學校，判斷哪些高中職學校的哪幾科班的同學可能較有意願報考本系與就讀。最後整理出本年度預計可能會有較多同學報考本系的高中職，再安排老師前往進班宣導。這些工作都可以歸類在規劃專案範疇，並將所有工作細分為工作包，以方便每一項目工作的執行，以及後續其他項目的規劃，例如時間規劃，人力規劃等。以過去進行招生工作的經驗，能夠事前將規劃工作做好，就能妥善安排人力前往高中職進班宣導，並且製備完善的招生宣導資料，甚至由目前已在本系就讀的該高中職校友陪同回校宣導，這都可以強化進班宣導的品質，並確實吸引高中職畢業生前來本系報考就讀，提升就讀本系的意願。

執行：當招生工作有了完善的規劃，執行就會比較明確。每位老師都有負責的宣導學校，聯繫並約定時間後，就可以前往進班宣導，介紹學校與本系的教育理念，以及相關的教學計畫等。並且依規劃在特定時間進行資料審查與面試等工作。

監控：在聯繫與進班宣導的過程中，可能會遇到一些變數。例如原本規劃宣導的學校不願配合，或是有些學校想要實際前來參觀本系，或出現額外的宣導學校等，這些都要及時應變處理。當老師帶領同學前往宣導後，可能會帶回一些高中職老師同學的回應，這些資訊有些要迅速開會處理，有些可以當成隔年招生工作的修正參考。

結束：整個招生工作，包括日夜間部等不同學制，以及不同入學管道等，可能長達十個月以上。所以招生工作可在個別階段完成後進行階段結束的流程，整理招生成果，並記錄相關資訊與回應，做成經驗學習檔案，以提供後續或下年度招生工作的參考。

三、結語

台灣的大專院校數量多，科系種類多樣化。未來高中職畢業生不怕沒學校讀，而是要依照自己的興趣與性向考量要讀甚麼學校科系。所以大專院校必須發展自己學校系所的特色，才是延攬優秀學生前來就讀的基本工作。此外，要如何將自己學校科系的特點與優勢介紹給大家知道，運用專案管理的技巧將可提供很大的幫助。在專案管理有邏輯，逐步完善，通盤完整的工作流程下，將可完成有效率並且成功的招生工作。

作者：陳品晟,PMP

作者簡介：陳品晟，畢業於陽明大學遺傳所博士班，曾於國立成功大學醫學院生物化學研究所擔任博士後研究員。於嘉南藥理科技大學生物科技系擔任助理教授期間，除了進行學術研究工作外，也協助參與規劃並進行教育部「生物及醫學科技人才培育先導型計畫」。於102年5月取得PMP，現職為嘉南藥理科技大學生物科技系副教授。

第三屆華人十大傑出專案經理人正式啟動,2013/10/1 報名截止

第三屆十大傑出專案經理選拔

(點圖可直接觀看線上宣導影片)

華人十專獎投獎正式起跑十專獎總召集人roger說明影片

專案管理年度盛事：第三屆華人十大傑出專案經理選拔邀請您共襄盛舉

專案管理已成為企業、政府或組織管理主流優勢及管理科學顯學，為提升全球華人對專案經理人的重視程度，華人的榮耀－「華人十大傑出專案經理人獎」期望能藉由表揚傑出專案管理經理人，提供專案經理人標竿學習典範。

報名時間：即日起至2013年10月1日(二)止

報名方式：http://www.itpm.org.tw/TOPM，採全面電子化報名

報名資格：全球華人持有中華民國、中華人民共和國、香港、澳門或新加坡護照皆可報名

選拔名額：十大傑出專案經理人至多選出10名為原則，另選出3名年度專案佳作獎，如未達標準者從缺

選拔辦法：http://www.itpm.org.tw/topm/2014_3thTOPM.pdf

更多選拔資訊：http://www.itpm.org.tw/TOPM

宣導影片： http://www.youtube.com/watch?v=LMsOFWtU20w

少年PI的專案管理:讓李安教你什麼是電影的專案管理

第09期專案經理雜誌 少年PI的專案管理

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