rogersnotes 20130530:看後宮甄嬛傳學習專案管理之關鍵六重限制

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看"後宮甄嬛傳"學習專案管理之關鍵”六重限制”

台灣最熱門的連續劇已在各大媒體一次又一次的重播，這部連續劇是根據流瀲紫同名小說『後宮甄嬛傳』改編而成的一部後宮爭鬥題材電視劇，背景設定在清朝雍正的後宮之中。劇中的甄嬛從不諳世事的善良孝順女子，進宮之後如何變成善於謀權的深宮婦人，她是怎麼辦到的？每個專案在她手上都能順利完成，雖然剛開始會太鍍金、有時會意氣用事，但她的專案團隊一次次的解圍與專案的歷練，終究登峰造極，成為至高無上的皇太后。有人將這部連續劇寫成職場一本書、而我卻把它寫成專案管理實際分享案例，由淺入深了解專案管理之奧妙。

收集資料就從專案階段前開始～

甄嬛入宮前的規矩訓練是透過資深前輩芳若姑姑的教導，在教導的過程中甄嬛不斷訪問姑姑皇宮內的生活型態，目前利害關係人、皇帝在意的事情、喜歡的事情、不喜歡的事情等...還有宮中的利害關係人需注意事項為何？這個專案可大可小，而甄嬛利用專家判依照過去運用類比估算法由上到下，辨識利害關係者與前人接專案失敗的要因分析，怎樣才能避免一開始接這個專案就走錯方向，如同劇中台詞：『一榮俱榮，一損俱損。』嬪妃的盛寵興衰，關係到自家父親的宦途其至全族的命運。

有效掌握專案管理六重限制是成功的關鍵

範疇格局有多大～成就就有多大！此專案並非成為皇后即可結案，而是如何成為皇太后！現階段的皇帝一生只深純元皇后一人，而宜修側福晉是純元皇后的親妹妹，純元己死理當由側福晉為福晉；皇帝登基後福晉則為皇后，其他人也只是妃嬪。若一昧只想著爭寵，那會被其他利害關係人攻堅，逼入冷宮導致專案失敗率大大提升。一個懂得專案管理的PM，需時時注意到重要關鍵～六重限制（範、時、成、品、人、風）牽一髮而動全身的變化，若能掌握專案管理並有效控管六重限制，這樣專案才能順利進行，達到防患未然。

在時間方面：青春有限一代新人換舊人不斷上演，在甄嬛運用專案管理中時間控制，必須要找到此專案的要徑，要徑中發生變數（如：當要生產進行驗收時而被陷害、功能單位延誤行程導致無法順利完成專案…等），有時要採取快速跟進法，將有順序的活動並行進行，常會造成重工及增加風險；會造成風險提升。有時要採取縮程法以最小的成本增加，達到最大時程的壓縮；會造成本增加、甚至有時需使用關鍵鏈法：針對稀有資源做管理而非對要徑做管理（直接認養其他阿哥），這些方法都是時間管理重要的一環。

在成本方面：成本績效基準在專案開始前就需考量成本，活動成本估計值規劃時需將應變準備金與管理準備金納入成本之一。將每筆資金花在刀口上，發揮最大的效果避免浪費如同甄嬛常向皇帝報告績效並巧妙運用能減碳的方式節省宮內開銷，無論大環境如何變，物價波動手頭緊縮，她都能有效控制成本在預算內。若PM時常因成本預估值有誤，常需要變更申請，這樣會讓客戶或發起人覺得你的專案管理有問題，產生不信任感哦！

在品質方面：就甄嬛傳劇情而言，栽培下一任皇帝能否符合皇帝一職的產物，除了要能飽讀詩書與琴棋六藝之外，品格、誠信、道德是專案人重要的因素，切莫誇大不實或太過鍍金，在獲得客戶（現任皇帝）驗收時，能夠依照產品允收準則一一過關；而甄嬛依照客戶要求的品質管制與品質保證，運用專案管理WBS展開培訓下一任皇帝這個工作包，用心撫育教養四阿哥（弘曆）,成為真正的皇帝，鈕祜祿氏甄嬛也完成聖母皇太后的最終專案。

在人資方面：甄嬛剛入宮時，身旁只了兩位貼身侍女，但要接下後宮這個專案何其難，幸好在團隊建立時皇后先行指派有專案經驗掌事宮女催瑾汐，本身服侍過太妃從旁協助PM，並處理過大小的專案。代理常事太監小允子，對主子十分忠心，在處理危機與風險的發生時，都能盡心盡力完成。剛開始甄嬛抱病不得寵，太監與宮女們常意見分岐形成風暴，又因其他專案人員被功能主管任意調離。幸好PM發現得早，在團隊組建便立下基本規則要大家務必遵守，並且時常表彰與獎勵有功之專案團隊。

在風險方面：辨識風險首先要了解將利害關係登錄表中的關鍵利害關係者，風險回應方式與溝通模式加以熟悉，尤其是具有決定性的客戶，決定哪些風險會影響專案並記錄其特性的流程。另外如何規劃風險回應主要是發展備選方案及行動以增加達成專案目標的機會，並降低其威脅的流程。這也是此劇情中最高潮的一齣，因為風險管理若控制不好，一旦發生則後果不堪設想。在甄嬛團隊中，其中一幕在滴血驗親的橋段，真正反應出風險管理計畫書重要性，其中角色及責任的指派，何時該回覆、誰找誰當證人、如何發現問題（滴血驗親的水被動過手腳），此時皆考驗PM對風險的回應採取準確的方式，PM現場抓起太監直接滴血發現血液也相溶時，其謊言不攻自破。潛在風險絕對不能忽視，若是將過且過的心態則後患無窮也是專案成敗關鍵。

作者:華玲鑾,PMP

作者簡介:華玲鑾，明新科大企業管理研究所，於2013/4/25成為PMP，目前在台積擔任訓練發展副管理師，本身也是企業講師，主要專攻人際關係、職場分析、團隊合作、活動企劃、皮紋分析、eLearning、激勵系統設計開發等項目，常運用時事與生活潮流的案例教學手法，讓專案管理輕鬆學。專案其實不難，無論是在生活上、教育訓練上或工作上，常常都可以發現專案管理的無所不在，我們生活週遭信手拈來皆專案，讓專案管理融入你的生活與工作中你將會發現其中的樂趣與價值之處哦！

專案管理實務：專案管理精神如何在公司實際執行

1.專案VS營運流程?

於專案管理PMBOK中，一直重申專案的1.獨特性2.暫時性，但於內部流程及內部稽核的觀點，專案管理PMP讓我領會的，其實不只是一次性的專案流程，反而是一個解釋合理且可運行的營運流程，這個流程告訴了我們專案管理最佳實務中，是如何運作一個專案的執行，尤其當專案執行環境在一個極度無法預期的狀況下，如何採逐步完善的方法解決專案所遇到的困境，或在遇到問題時，該要使用何種方式去探索解決方法，要經過何人的核准後才不至於專案的變更結果不被接受。在要將專案管理納入內部控制的公司，同時受到專案的兩大特性，因此並非所有專案管理實務都可套用在每個專案上，因此於內控或內部辦法的編制上，如何保持適當的彈性，不至於各個專案於執行時在各控制點上產生控制不足或是流於形式之情況，反而是各公司專案管理辦公室管理階層需要深入思考的問題。

2.專案流程合理性：

PMP帶給我們的專案管理精神，是一個極具邏輯的合理流程，同時也是一個可以讓我們依循的「顧客滿意」模型。這套流程設計的最終出發點，都是在「如何讓顧客滿意」的目標上進行，從開始階段的專案章程編制及辨識利害關係人、規劃階段所建立的各項專案管理計畫書及各項基準、執行階段中依先前計畫執行各項實際作業及品質管制、監控階段的定期追蹤進度及客戶驗收，以及到最後的結束階段的結案程序，可以說都是為了達成「使命必達」的目標倒推回個階段應完成的事項，也告訴我們只有在合理的基礎下所建立起的專案管理架構才能有效的提升專案的成功率。

3.結語：

在學習PMP的這個專案管理專業領域的過程中，因我過去的專業資歷及對於流程的各項研究，於準備考試上可以說得天獨厚，但是於學習的過程中，最困難的反而是思考如何將所學到的這套好東西實際推行到公司，並讓PMP的精神普遍的被公司內部接受。首先在推行一個新的制度時，最重要的一點莫過於上級主管的重視，這點也要感謝長宏推出的公關名額，讓誘使公司的第一層主管有動力可以持續進修。第二步就需要視各公司行業特性及公司組織，若公司行業特性常是有具獨特性及暫時性專案案件的產出如建築業、軟體業、或是專接專案的各種工作室，就可以建議將專案管理精神推行到公司一般作業內，反之若公司內部多為重複性的作業如電子業、一般傳統產業，能應用專案管理的方面就大為減少，通常可針對新產品的研發及推銷等列為專案推行目標。最後如同一般的公司內部流程或內控，於設計各公司是用的專案管理作業流程時，亦應了解公司過去的流程，並視是否有需加強的地方進行強化，另外也要保有流程的彈性，畢竟流程做出後，實際執行的是公司內部的各人員，建立實際可以執行的流程才對公司有所助益。

作者:林敬雲,PMP

作者簡介:林敬雲，於2013年3月20日正式通過PMP考試，目前擔任紅心辣椒稽核室主任。除持有PMP執照外，過去通過台灣高考會計師以及CIA證照。取得PMP後，積極於公司內部推行國際專案管理最佳實務，並促使公司將專案管理精神加入公司實際作業流程中。希望可使用專案管理最佳實務大幅提升公司專案成功率。

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