rogersnotes 20130404: 小專案也能做出大格局

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小專案也能做出大格局

新的年度，公司又在計畫年度營運目標，只見各部門準備年度績效及計畫報告好不忙碌。

新的年度我又接到一個規劃建置的專案，其實專案的發生並不讓人驚訝，但是過去的專案執行模式才是讓實際了解專案特性的人感到驚訝的。為什麼這麼說，過去只要是系統規劃開發案或是硬體採購等都被稱之為專案，而專案也是被與大筆預算畫上等號那麼的窮凶惡極。在正確觀念漸漸被了解與接納後，專案不再是大筆錢或是高複雜性的才叫做專案。

回想我有幸在年前完成一個為期半年，但是金額卻只有一百二十萬的專案，之所以稱之為專案，因為有明確的起迄時間及明確的專案目標，在專案的規畫初期，根本不受公司高層重視，甚至可說是不足掛齒。從計畫書的撰寫到進入採購程序，皆是急就章的提交各項資料，能執行此案真可說是天可憐見一般的辛酸。但是艱辛卻不因為案子開始執行而結束，卻是更多難關接踵而來，首先上場的是資源調配上的問題，因為此案不被當成"專案"，此案只是一個不足以讓公司有明顯獲利的"訂單"，所以資源的取得幾乎是要靠搶靠偷的獲取，甚至多次被質疑這樣的"訂單"是會賠錢的而要求靠資源減量來減少成本，這與我所認知的專案管理出入頗大，在幾經協調下，程式人員只能盡量偷空來做本來就該做的事，幸運的是客戶仍在不察覺的情況下依舊肯定整個團隊的素質，但是我深信幸運總有用完的時候，於是我開始堅持執行我所學的專案管理，期間當然不免被抱怨我太理論派，我不夠務實等等。

終於案子在接近尾聲階段時，團隊在約交日前夕加緊趕工下，系統不負客戶所託的完成上線，此時的掌聲依舊不多，因為這畢竟是個"錢少"的"訂單"，緊接著試運作的期間，公司高層逐漸看見這案子的價值，因為這系統在最關鍵的時候發揮了作用，讓使用者單位在系統的模式下提升了整體績效，因為如此，所以使用單位的主管特別邀請公司高層前往會面，該單位一直是不受關注的作業單位，論績效評比，向來不受總部青睞，屢屢在績效檢討會議上提不出亮眼的成績，於是被歸類為"花錢"的單位。

但是經過這次專案從起案的評估到執行上線，從擔心害怕到績效飛增，使得單位突然成了當紅炸子雞，驅使其他單位紛紛想要跟進，這不就是品質管理最終的目的嗎?所以當天的高層會面真可說是最鼓舞士氣的一天，因為這個案子的價值總算被看見了，因為我們有這項"專案"的完整過程，所以後面所延伸的"機會"就開始出現了。

這也同時證明一件事，現在許多機關仍舊不敢淘汰過去的舊調，而忽略了專案不因金額的多寡來做界定，小專案也該有大格局的思維，倘若一開始專案就被重視，我想或許可以做得更完善，雖然這案子中的系統周邊也讓多家媒體爭相報導，替該單位爭光，但是如果在起案時就有高度眼見，那麼在喝采聲中，我們與客戶一同喜悅的感受勢必更加踏實。

作者：林幸雯,PMP

作者簡介：資深專業經理林幸雯，任職於資訊服務產業十餘年，第一線服務客戶的經驗千奇百怪，人生的第一張國際證照就是PMP，從客戶永遠是對的到專案該有的品質觀念是從PMP開始徹底改變，在考取PMP後深信只要有心開創沒有不可能的事。

專家判斷與老婆餅

在專案各個子流程中，最好用也最萬能的工具及技術(TT)之一就是專家判斷了。早期的發展專案章程可以找專家幫忙評估、發展專案管理計畫書可以找專家幫規劃、指導及管理專案執行可以找專家幫忙...等，整個整合管理都需要專家判斷。

在其他知識領域中，也有13個子流程有使用專家判斷，分別是定義範疇、定義活動、估算活動資源、估算活動期程、估算成本、決定預算、辨識利害關係者、辨識風險、執行定性風險分析、執行定量風險分析、規劃風險回應、規劃採購、執行採購。算一算有45%的子流程都需要專家判斷，那專家定義就格外重要了。以PMBOK定義的七類專家來說，相關部門與專案辦公室是專案經理必然的諮詢對象，顧問、行業專家、相關公會、相關協會在情況允許下也可以詢問。這些定義的很明確，也似乎都有固定的對象。唯獨利害關係人(包含客戶與發起人)的範圍就很廣了，但是在實務上常常也只是找相關的主管討論。那有沒有其他專家可以諮詢呢? 我們先看個老婆餅的故事。

廣州的蓮香樓自清光緒年間營業之今，已經超過130年了。這個百年老店以茶點、點心著稱，尤其是蓮蓉的點心更是絕妙滋味。在創店早期，蓮香樓已經小有名氣，一位潮州的點心師傅慕名而來。這位潮州師傅到蓮香樓來，一是為了找份工作，二是為了學學手藝。時光飛逝，幾年過去了，這位潮州師傅也學會不少店裡的招牌點心。招牌點心雖賣的好，但是師傅們總是想能不能再做出新的點心。偶而也向幾位熟客攀談，但是也沒有發現什麼新想法。

有一天過年，老闆也看潮州師傅很久沒回家了，於是就放他幾天假，讓他回家看看老婆小孩。臨行之時還拿了不少店裡賣的點心給潮州師傅，說是要給他家裡人嚐嚐。潮州師傅一回到家果然受到熱烈歡迎，大家都很想念潮州師傅。潮州師傅很開心，於是把老闆給他的點心與家人分享。他很得意地說"這是廣州城裡大茶樓的點心，美味的不得了，我可是花了幾年才學會這些的，大家快來嚐嚐"。正當大家吃得津津有味時，師傅的老婆卻說"味是頂不錯的，但是不如家鄉的冬瓜角好吃"。潮州師傅相當好奇，於是請老婆重現家鄉的冬瓜角讓他品嘗。於是老婆就用冬瓜蓉、麵粉、酥油，做出了金黃色的圓形餅，他迫不及待的嘗了一口，果然深深佩服老婆娘家的點心，皮酥餡滑，香甜可口。當假期結束潮州師傅要回到廣州時，也帶了不少冬瓜角好讓蓮香樓的師傅們試試味道。一回到蓮香樓，一班師傅正在討論開發新點心，潮州師傅正好拿包裡的點心給大家品嘗。眾師傅一吃都覺得相當美味，紛紛問潮州師傅這是什麼餅。潮州師傅回答"我老婆做的餅"，於是老闆就定名為"老婆餅"，由師傅們精緻化後成為店裡的招牌點心。老婆餅一推出就深受顧客喜愛，經百餘年不斷改良流傳至今。

回到專案管理來看老婆餅的故事，老闆在"開發新點心"的專案中，發想與規劃倚仗的是一班點心師傅。這群點心師傅，無疑是該領域的專家。也許他們也參考了同業、顧問、行業專家，能問的應該都問了。最後，他們也找了顧客，也就是利害關係人這一類專家。如同現今實務上的例子，這一類專家通常只找顧客及相關主管。但是最後提出新點心的，卻是潮州師傅的老婆，一個預期之外的利害關係人。這個故事告我們下列幾點。

1.專家很重要，但專家不該是固定的某個群體

2.利害關係人這類專家，不該侷限在顧客及相關決策層

3.當專案遇到瓶頸時，專案團隊之外的利害關係人也值得參考

專家判斷是很常用的TT，因此專家的選擇也格外重要。專家的專業能幫助我們處理許多問題，他們是該領域的達人，所以不會是某個固定的群體。下次當考慮找利害關係人這類的專家時，別忘了多廣泛的徵詢意見，也許會有意想不到的驚喜。

作者：張家愷,PMP

作者簡介：資訊工程與經營管理雙碩士，在行動裝置開發與市場趨勢分析有多年經驗，偶撰文以生活小事推廣經營管理的概念。

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