rogersnotes 20130228: 設計也能管理：建築師事務所的專案管理導入實務分享

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設計也能管理：建築師事務所的專案管理導入實務分享

個人在從事建築規劃設計業務經歷約九年，承接業務依類型有校園建築、集合住宅、商業建築、旅館商場、工業廠房等等；依規模小至室內及景觀設計、大至超大街廓複合開發、社區規劃與都市設計等均有涉略。

整體建築生命週期可略分為可行性評估、初步規劃、方案設計、細部設計、施工監造、營運與維護管理等階段。除了公共工程監造業務已由政府明定「三級品管制度」，即施工品質查核、施工品質保證、施工品質管制已應用大量專案管理知識外，一般建築師事務所業務涵蓋之施工監造之前各個階段，其實均涉及專案管理相關流程與知識領域。

類似強矩陣之組織模式

我們是由三位建築師聯合組成之聯合建築師事務所，三位建築師或各自獨立，或兩兩合作承攬各項建築相關業務。

建築師平常扮演發起人（對內）或專案經理（對外）角色，公司成員依業務職掌分為行政會計、規劃設計、施工圖說、工務監造等部門。因團隊編制不大（約30人），因此專案團隊成員薪獎與調度權限均直接由三位建築師共同協調處理。部門經理則主掌相關專業技術或知識之諮詢，與專案之支援服務。

專案管理實務與方法論的交互驗證與辯證

建築師事務所的一般業務以競圖、規劃設計、施工監造為主。每項業務均有明確的開始與結束以及獨特產出，可以說是以執行專案為主要業務的工作團隊。

起始階段：

以公司參與競圖（委託規劃設計監造服務建議書評比）為例。在起始階段前，建築師指派成員定期追蹤採購公告，遇設定範圍內之標的便進行可行性評估，確認該案經濟效益是否符合公司需求，並粗估所需人力與成本，以進行自製/外購決策（所謂外購為對外尋找可搭配之設計團隊進行合作）。

在確定參與競圖後，建築師預先指派專案設計師（專案經理）與部分關鍵專案團隊成員，在詳細分析投標須知需求後，回報關鍵利害關係人（主辦單位、使用單位、評審等）、擬定專案起始備忘錄（類似專案章程），並擬定專案里程碑清單與工作清單（類似WBS）。並儘速擬定時程表、人力需求計畫與資源行事曆等。惟設計競圖通常有固定作業時間（不允許展延）與類似活動內容，通常以類比估算法估算所需成本，且因專案時間短促（一至一個半月，極大比例為人事與耗材費用），因此事務所競圖專案極少詳細規劃與監控成本，通常在競圖專案結束後由會計統計資料分析成本支出，作為未來參考。

規劃階段：

專案經理在專案啟動後之主要工作在建立範圍管理計畫（擬定服務建議書架構與各項合約要求項目）、人力資源需求書與資源行事曆，若遇工作外包則需另擬採購管理計畫。至於其他如成本、風險、品質、變更管理等計劃書則多依循公司既有歷史資產執行。

當前公司除品質管理與成本管理部分有較明確之文件與資料庫可供參外，有關風險、溝通與變更管理均較少執行規劃工作，多半以口頭說明與管理居多。主因為競圖專案時間短促，惟仍可精進該部分規劃以利後續專案執行。

執行與監控階段：

專案經理在執行與監控階段主要負責整合、溝通與協調各專案成員工作，並時時掌握工作進度評估績效，由於國內競圖時間相當短促，遇團隊人力資源不足時，多半以Fast Tracking方式進行趕工。因此當工作進度超前時，專案經理需適時調整撫平資源以避免成員嚴重超時工作。當進度落後時亦需儘早預警，以便建築師（發起人）決定是否需追加資源或進行Go / no Go 決策。

若遇項目外包採購部分，也由專案經理時時追蹤並查核外購廠商進度，以期提早發現並糾正問題，避免工作逾期，確保外包項目能如期如質完成驗收。

結束階段：

競圖專案的結束通常是另一專案階段的開始（實質規劃設計、監造施工），事務所專案團隊在專案結束階段需進行所有專案變更資料彙整並依公司規範分類進行資料庫備份。專案經理並依成員表現評估核發獎金（視個人表現與競圖是否成功決定核發額度），並且協調會計統計最終支出成本資訊，依公司規定評估計算單位成本，提供結案檢討與歸檔供未來專案參考使用。

結語

建築設計從業人員絕多數是由各大專院校建築相關科系訓練後投入業界。以往專案管理觀念除施工管理外，各建築科系專業課程中均缺乏如事務所管理、設計專案管理等訓練。致使初入社會的建築人，有人空有一番好武藝，卻因缺乏管理觀念，而導致專案失敗率高、或經常性違約遭罰款導致公司虧損等負面成果。尤其在2000年後數度度經濟不景氣，薪資與服務費用凍漲後此類現象更加明顯。

甚至多數建築人流傳著某些謬思，認為「設計」如同藝術，是無法「管理」的，所以許多「設計大師」的形象均是長髮飄逸、品味出眾、幾近不食人間煙火。而鮮少有標榜「主動積極」、「如期如質」、「追求績效」的「設計大師」被世人所尊崇。

事實上，設計之所以被稱為設計，而不能與藝術混為一談的主要原因。正是這門行業自工業革命後被關注，而實用、經濟、美觀作為設計表現三大要素。而一位好的設計師，自然在設計產品的過程中，需注入專案管理觀念，才能兼顧實用與經濟等面向。

近年來國內建築評論界仍以推崇建築師的環境人文關懷與社會形象為主流，敝人相信此乃個人生涯規劃中自我實現的最高境界。惟回顧現實，經濟普遍不景氣、營建產業投資氣氛低迷、政府組織缺乏效率、營建法系疊床架屋舉世無雙。在現實環境中，建築從業人員實應回歸專業本質，追逐人生目標與夢想之餘，將專案管理之各項觀念與技巧，內化為個人基本能力，促進團隊效率與戰力。身兼教職或高層管理職者更應積極發揮影響力，讓更多人接觸專案管理知識，提昇個人能力亦即促進團隊競爭力，才有機會導正環境回歸專業本質，將共好精神傳播出去，期待人人各司其職，互蒙其利的團隊工作精神能持續發揚。

作者：曾凱儀,PMP

作者簡介：一個從小在台北長大的府城建築師，熱愛台灣這片土地，尤其是對藏有豐富文化底蘊的府城，有種切割不斷的基因關連。

現任：

群甡聯合建築師事務所　合夥建築師

國立成功大學建築系　建築設計兼任講師

專案管理在「自由行行程規劃與執行控制」之應用

前言

由於目前實施週休二日，勞基法等法規亦規定工作滿一年要有7天特休，公務人員亦有國旅卡補助，因此旅遊風氣興盛。

而旅行社或公司福委會等團體雖然有推出套裝行程，並安排專業導遊領隊提供導覽住宿等服務；然而現在旅客和旅行社之間的糾紛層出不窮，且遊覽車等交通意外事故頻傳，在部分行程(如香港等處)採用旅行社套裝行程並不划算，因此本人的旅遊方式改採「自由行」方式前往香港等處方式。

自由行的好處是行程可以自行安排掌握，亦可依自己想法需求彈性修正與變更，然而規劃執行不佳，亦可能會浪費不少時間金錢，甚至有安全疑慮等風險在。

而PMBOK對於「專案」的定義是一種暫時性的努力以創造出一項獨一無二的產品、服務、或結果。因此每個自由行的行程即是一項獨一無二的專案，而能以專案管理的五大流程(即IPECC)加以規劃執行控制。

一、起始

即自己可能因為工作忙碌想要放鬆、增廣見聞、把特休消耗掉等因素而計劃休假。最好在出遊前3個月左右就開始有構想，除了有充裕時間規劃行程外，如果要預定便宜的食宿(如青年旅社或民宿等)也比較容易。內容包含：

1.提出旅遊的初步構想與計畫。

2.辨識利害關係人：包含自己、伙伴、家人、同事(特別是職務代理人與上司)、旅行社等等。

二、規劃

規劃內容包含自己的休假時間、旅遊行程、交通工具、食宿、預算等等因素。內容包含：

1.蒐集各利害關係人的需求，包含自己和伙伴喜歡的旅遊方式、是否會影響到同事的排休與工作進度等等。

2.提出旅遊行程與詳細規劃。

3.將完整的旅遊行程規劃加以適度分解─如請假排休、預訂旅社等等。

4.妥善安排好旅遊的詳細行程，如何時出門、搭乘預定交通工具等等。

5.估算每個活動所需要的時間成本。

6.決定旅遊所需要的總預算。

7.規劃住宿、通勤、遊覽的品質。

8.規劃和利害關係人的溝通方式，如電話、facebook、當面告知。

9.規劃保險、班機延誤、預算超支等風險管理事宜。

10.規劃如何預定食宿、機票、保險等採購事宜。

三、執行

執行自己所規劃事前準備工作項目與旅遊行程。內容包含：

1.確保自己的旅遊品質(包含食宿、通勤等等)合乎自己要求。

2.必要時找尋適當的夥伴或旅行社協助完成。

3.以適當的方式(如email、電話等等)將訊息發佈給利害關係人(如旅行社、同事、旅遊伙伴等等)。

4.確保旅遊的執行能符合各利害關係人的期望。

5.再三確定機票、食宿都安排妥當。

四、監視與控制

監視與控制自己所規劃事前準備工作項目與旅遊行程。內容包含：

1.出發前再三確認自己和夥伴的上班工作、行李等是否準備妥當。

2.旅遊時要確認自己的行程是否會因故變更(包含提前結束、改變觀光景點等等)。

3.確保自己的時間和預算沒有超支。

4.確保自己的旅遊品質(包含食宿與通勤)合乎自己和夥伴的要求。

5.確保所辨識的風險(如飛機延誤、預算超支)等等不會發生或發生後能迎刃而解。

6.確保飯店、航空公司、旅行社的服務品質。

五、結束

1.能夠「快快樂樂出門、平平安安回家」。

2.把每次出遊的點點滴滴用文字、相片、或影像記錄下來而變成一種回憶；這些回一除了可以facebook或blog分享給網友之外，也可以變成一種「組織流程資產」，作為下次行程規劃之參考。

作者：謝承翰,PMP

作者簡介：謝承翰，於2012/3/15日通過PMP考試，目前在某地方政府交通局工作。興趣是旅遊、電影(包含小說劇本、配樂歌曲)、上網路等等。

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33個最熱血時尚創意人X 39 位最炙熱跨界大人物。集愛共構，台灣史上最大青少年造夢計畫！2011年「大人物慈善攝影展」，短短不到一個月的展期，卻創下國內多項紀錄，他們是如何辦到的？文化創意產業的專案與一般專案的管理又有何不同？本期《專案管理雜誌》採訪封面故事的主題是「大人物攝影展」，將深入訪問發起人藝術總監陳孫華、攝影統籌總監蘇益良、影像後製王志雄、蔡維杰，以及主辦單位富邦文教基金會，從各種不同角度來看這個與眾不同的專案......

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