rogersnotes 20130103: 如何將專案管理的知識應用在教學實習課程中

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如何將專案管理的知識應用在教學實習課程中

一、前言

2012年10月在工作的空檔期間完成PMP的課程與考試。在學生時期擔任學校會計學的教學助理，每學期的課程都算是一個專案。從課程的開始、進行與結束，每個環節都會經歷規劃、執行、檢討與行動，各個步驟都與專案管理所提的觀念不謀而合。

在準備PMP上課與考試的過程中，常會回想若當初己具備正統的專案管理觀念，在與老師溝通與學生的互動上會有更好的效果。

從課程的開始到最後階段，對五大流程與九大知識架構更清楚後，我更加明瞭，其實任工作或長官、老師所指派的短期任務，都可以當作專案來執行，只是如何運用已知的觀念來套用在被指派的工作上。

在範疇的部份，主要是依長管與老師的意圖，確認教學工作的內容或對相關行政作業的要求。時程的部份，只要和老師溝通好，除非是另有指派的工作外，一般按學校所安排的時間及每次的教學情況即可。成本的部分，通常沒有額外支出，或只有微數獎勵學生成績優良的費用。相關教學工作或行政作業的部分，依情況而定，有時可能簡單到只有最初的起始上課內容規劃，中間授課教學的方式以及每次的小考成果報告。

在上完PMP後，將試著以一個專案管理的角度來分享，如何將所學應用在工作上。

二、管理利害關係者的需求

在教學的領城中，管理利害關係者的需求是相當的重要。除了正課授課的老師外，行政部門的助教、其他專業科目的助教與上課的學生，也包括本科系與其他科系助教的教法，日間部與夜間部學生的需求與背景，都需適當地了解與其利害關係者溝通，以吸取他人經驗，有助於讓學生們了解上課的內容及提高自我表達能力。

即使是非自已善長的專業科目，應用同樣的方法，向相關領域的教授、助教與學生蒐集他們的需求，將授課內容的主旨，結合授課老師的要求與期望，將其融合在實習的課程內容中，就能讓學生較容易吸收正課老師的內容。例如：老師上完課後，以摘要的方式快速幫同學複習，並將相關觀念的試題與實際案例予以結合。讓同學有系統化的了解某觀念的相關內容，也學會如何將所學與現實面做簡單的連結。

三、規劃風險管理與回應

專案管理的工作中，最重要的就是風險管理。在日常工作中亦是重要，在做決定前，都會設想最壞的情形發生，進而規劃相關的對策，其實這就是專案管理中風險管理的觀念。以實習課教學工作為例，學生會說老師上課太快，在尚未釐清一個觀念時，又教完一個觀念，導至吸收效果不佳。為了要讓學生容易將各觀念融會貫通，會將相關觀念摘要式幫同學複習，並製做相關簡報與相關試題於學校的網路教學平台，供學生課前預習與課後複習。又因上課時間有限與學生學習水平的不同，每周會開放固定時間，供學生進行額外的請益，以暸解學生間的各種學習問題。

而在進行相關預防措施前，應儘可能先列舉學生可能遭遇的學習障礙，檢視可能會發生的問題，包括觀念錯誤與解題技巧等等的各種情況，評估問題的機率與衝擊大小，事先擬定應變策略，以便在問題發生前就先預防。把學生可能被當的風險控制在最小的範圍內。

四、管理專案團隊-衝突管理

在上課中，除了專業科業的傳授外，有許多溝通要進行，特別對學習成績不良與上課秩序不佳的同學，更要特別關照。因每位學生的理解程度與背景皆不一致，相同的授課方式或設無法滿足部份同學的需求，而產生學習成績與學習態度較差的情況。

於上課時，看到同學的眼神對於上課內容有所因惑，就會暫時停止上課進度，開始與同學進行互動試討論，以強化同學對此部份的理解。若當下無法處理會請同學於請益時段，來進行一對一的深入探討。此外，若有同學上課態度不佳時，會以較緩和的方式來進行溝通。例如，請同學上台發言，讓全班一起討論，少用單向的溝通，多用雙向溝通，讓同學都能充份發言，以增加同學的學習效果。或是運用下請及請益時間，轉為非公開場合來了解同學的需求為何，進一步來解決。

五、組識流程資產

關於實習課教學的工作，通常都有前輩的經驗與同同儕助教間的方式可以參考使用。適時地利用學校的教學平台，從過去的教學經驗中，找出可供參考的工作報告或文件簡報，從中吸前人良好的經驗再來進行，應能事半功倍。倘若學校並未建置相關教學平台，可以考慮和科系主任或教授提議，來爭取相關預算，若無相關預算亦可運用廣泛的網路免費資源來建構簡易的平台，對後續接任的教學助理也會有極大的幫忙。特別是當資深助教離職時，這個平台所記錄的組織流程資產，就能有相關資料作為經驗傳承的參考，避免組織因人員流動，造成嚴重的經驗流失。

六、結論

許多教學助理工作或是日常行政工作，應用專案管理的知識，能將它們做的更好。回顧過去在校擔任實習課助教的經驗，試著列舉幾個相關問題，以供大家參考與討論。讓後續從事相關實習課程的各位助教，可以有更多專案管理的知識可以運用，希望藉此和大家分享。

作者：劉建宏,PMP

作者簡介：劉建宏，逢甲大學會計研究所碩士。2012年10月通過PMP考試。國家考試及格會計師。

專案管理實務：校內行銷-活動行銷-校內夏令營

一、專案背景與目標

因應社會少子化，生源數銳減的趨勢，私立大專校院的面臨存續的保衛戰，招生工作已成為每一位教師最重要的工作。正修科技大學管理學院以招生為目的，舉辦校內行銷的夏/冬令營活動，專案名稱為「誰是2012最佳接班人研習營」，依各系專業知識特性分成，第一營隊「誰是2012最佳專業商務經理」接班人研習營，第二營隊「誰是 2012最佳資訊創意設計研習營」。活動的目標是：

(一) 推廣並提升本校形象及知名度，讓中部以南高中職學生或與本校訂有策略聯盟者優先錄取本研習營，使得同學們在進入大學生涯之前能提早認識正修科技大學，期能對本校的招生帶來很大的效益。

1. 「誰是2012最佳專業商務經理」在加強高中職學生對於企業、金融與資訊等實務界運作之瞭解，同時達到強化學生對於商業類（企管系、國企系、財金系）未來出路之瞭解。並藉由各領域基本技能之團體活動，以俾使學生對商業類各系有更深一層認識，進而提升高中職學生大學推甄資歷之競爭力，共計研習7小時。

2. 「誰是2011 最佳資訊創意設計研習營」為因應國家軟體設計與數位內容之發展需求，提升數位內容產業之技術、創新、應用及管理能力，培育具備技術與管理技能的整合並優質的人才，有效彌補數位內容專業人才之短缺，提升南台灣在電玩遊戲設計領域方面的專才技能培養，激發更多南台灣人才對電玩設計技術之投入與學習，並在職場上獲得競爭優勢。藉由電腦繪圖基本技能之團體活動，以俾使學生對未來數位內容之美學經濟有更深一層認識，並提升高中職學生大學推甄資歷之競爭力，共計研習7小時。

(二) 透過舉辦活動，讓高中職校生有機會親身體驗正修的整體就學環境；藉由實體的教學場景參觀體驗，以期將其自身體驗經驗帶回母校，營造正修最佳讀書環境的好口碑。

二、專案起始階段

由管理學院院長召集企管系、國企系、財金系、資管系、數位學程等五系系主任、各系專案負責老師，瞭解有關校頒105專案招生辦法，提出「誰是2012最佳接班人研習營」構想，再依各系專業知識特性，由企管系、國企系、財金系負責第一營隊「誰是2012最佳專業商務經理」接班人研習營活動規劃。由資管系、數位學程負責第二營隊「誰是 2012最佳資訊創意設計研習營」規劃。專案D day為民國101 年5月5 日(星期四)，本案自101 年2月10 日至5月20 日期程75天，經費需求為新台幣15萬元，準備金為5萬元，共計20萬元。目標為藉由實地參訪，提高本校管理學院知名度，讓中部以南高中職學生瞭解本學院教育方針，提高新生報到率。本案須達到事前縝密規畫與良好溝通協調，務必達到參與人員100%安全目標。

三、專案規劃

「誰是2012最佳接班人研習營」的工作分解結構(WBS)第一層為：準備作業、報名作業、採購作業、參訪作業、後勤支援、復原作業、結案作業等七項。第二層專案交付標的概述如下：

準備作業：準備會議記錄、各參訪學校聯繫紀錄、經費確認單、研擬招生簡章、報名程序、指定各系負責老師名單。

報名作業：上網公告活動、催促報名聯繫紀錄、審查合格名單、公布與通知錄取名單等。

採購作業：遊覽車租用單、便當訂單、點心訂購單、學生平安保險名單、個人識別名條、製作紅布條兩條。

後勤支援：學生活動中心2F演講廳借用單、英語自學中心與圖書館借用單、向體育室與課外活動組借大聲公6個借用單、向招生組領取文宣資料、向總務處事務組借服務背心30件借用單、向招生組借引導牌9個借用單、向經管所借用教師休息室1間登記單。

參訪作業：小隊輔與隨車輔導員行前訓練紀錄、領取服務背心、大聲公、分發文宣資料、隨車輔導員與小隊輔就位、迎接參訪師生、安排隨車老師休息、訂購便當送達與分發、分發點心。

復原作業：感謝各校主任協助電話聯繫紀錄、服務背心、大聲公、引導牌等歸還紀錄。

結案作業：專案檢討紀錄、建議獎勵名冊、採購憑證、更新聯繫資料、完成結案報告、製作活動檢查表。

四、專案執行

本專案執行的重點集中在101 年5月5 日(星期四)專案D Day當天，執行情形說明如下：

(一)當日早晨07:30隨車輔導員至各校等待遊覽車、上車點名。須能掌握對方學校主任或老師、本校接待老師、遊覽車司機電話方便聯繫。

(二)「誰是2012最佳專業商務經理」依規畫參觀路線，當日9時高中職各學校學生到校後，由各系老師與小隊輔率領參觀校園及圖書館與自學中心，全部參加有230人分批參觀後，舉辦開幕典禮介紹正修管院，10時30分再由財金系接替承辦，依活動行程表進行，將參訪學生分成四班舉行現金流、理財面面觀等遊戲與介紹財金系之宣導。主要特色是透過縣金流的遊戲讓學生了解財務金融所修習課程、未來職場生涯及出路。下午1時輪由企管及國企系承辦部分、亦分成四組進行認識世界、文化創意體驗及闖關遊戲，讓學生對企業經營及國際企更深一層認識，了解對未來發展與出路。

(三)「誰是2011 最佳資訊創意設計研習營」的活動實施對象為三信家商、樹德家商、立志中學、中山工商、中華藝校等校資訊科、資處科、廣設科、多媒體動畫科、資訊應用學程等相關科之在學學生，總人數為200 人。當日9時參訪同學抵達後，由資管系老師與小隊輔率領以校園巡禮方式了解圖書館、英語自學中心、數位學程及資管系專業電腦教室等資源，接著安排研習課程，由具動漫畫及視覺設計實務經驗之歐佳銘老師教師講授「創意思考-圖像設計」分享如何創作最具創意的廣告商品，有創新和創意作品相對也提升該產品銷售量，並引導學生如何設計徽章之概念和方向。

下午場分各小組進行徽章設計，發揮多采多姿的想像力和電腦技術，設計自己喜歡的圖案，透過徽章機親手製作屬於自己的徽章，過程中每位同學相當認真，達到做中學之樂趣，於活動結束前由各小組票選前五名，最具創意設計之作品給予鼓勵和頒獎。

(四) 各系活動結束後，請負責老師與隨車輔導員率隊，將參訪同學引導至校門口搭車返回各校。

五、監視與控制

(一)由管院行政教師、各系負責老師協助時程掌握，如：發車時間、路況報告、各地點參訪時間掌控等。

(二)製作分發每位參訪學生行程表與編組表，聯絡電話，可讓同學自我檢查，便於管理。

(三)負責教師、隨車輔導員、小隊輔導員利用參訪名冊掌握人數。

(四)管院定期召開協調會，以掌握各系準備進度、協助解決問題。

(五)由管院助理負責經費執行進度管制。

(六)依照專案檢查表，逐一檢查執行活動，協助掌握進度，並適時修正檢查表。

六、結束專案

(一)專案檢討紀錄：請各系提供蒐集活動照片20張、海報、網站資料等紀錄。

(二)建議獎勵名冊：請各系主任提供有功師生獎勵建議名冊。

(三)採購憑證核銷：租車發票、便當收據、點心收據等依會計室要求辦理請購核銷。

(四)更新聯繫資料：更新各參訪學校師生聯絡資料，以便於招生宣導聯繫。

(五)完成結案報告：依教學卓越計畫要求格式完成成果報告，修正活動檢查表。

(六)經驗移交：整理學習到的重要課題(Lesson Learned)，針對報名作業、參訪作業兩項各系所列建議24項，如：報名表應提醒書寫字跡勿潦草，以利辦利投保；關卡關須掌握學生人數、組別、下一關的位子以及接下來的隊別，並且活動關卡的場地集中，以免參加同學失去方向感等列入經驗移交，以做為明年執行專案的參考。

七、結語

感謝長宏專案管理顧問公司的輔導與協助通過PMP國際認證，讓我能夠發揮共好精神，運用PMP專案管理知識與五大流程，重新檢視曾經執行過的專案並提供專案管理實務文章分享撰寫。本專案以招生為主的「誰是2012最佳接班人研習營」，雖能如期如質完成。但專案執行的實際成效，如究竟有多少位參加研習營的高中職學生會受影響進入本校管院就讀的數據很難掌握。但在歷次的專案執行中參與的師生已建立一個共同的危機意識：「即使只有一位學生願意進入本校就讀，都值得我們去努力宣導」是執行本專案的很大的收穫。

作者：馬維銘,PMP

作者簡介：馬維銘 PMP,美國佛羅里達理工學院海洋物理博士，曾任國防部戰略規劃司海軍上校參謀官，達觀測量艦中校艦長、綏江飛彈巡邏艦少校艦長，服務海軍28年。目前在正修科技大學資訊管理系擔任助理教授兼管理學院行政教師，協助管院專案規劃與執行。成為PMP之後，希望能將PMP的九大知識領域與五大流程運用在學院專案有效達成，並發揮共好精神協助至少50位研究生獲得PMP，增加他們的就業競爭力。

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曾淑貞,PMP 項勤校,PMP 楊適伃,PMP 趙憶蒙,PMP

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鄭憶莉,PMP 賴志宏,PMP

長宏志業報告

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