rogersnotes 20121206: 蒐集需求，產品分析以及WBS分解與落實對一個專案的重要性

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蒐集需求，產品分析以及WBS分解與落實對一個專案的重要性

PMP理論、五大流程以及九大知識確切落實於實務上的專案真不容易。但是只要留心，即可發現PMP知識的在專案各個環節所扮演的重要性。以敝公司最近新開展的產品”虛擬桌面系統” ThinClient 為例，我血淋淋的見證到”蒐集需求，產品分析以及WBS分解與落實對一個專案的重要性:

1.蒐集需求的重要性:

很多學問與道理都是知易行難，大家都知道在產品範疇的定義的重要性。但是定義出的產品範疇是否真的有滿足以及符合利害關係者的需求，以及客人的的期望。

我看得的例子是，當業界各家廠商都發現一個新興解決方案的晶片所製造的產品，將會在把虛擬桌面市場上開出一個新紀元，提供消費者耗電率更低，成本更低，更user friendly的解決方案。各家廠商一窩蜂的搶入導入產品專案希望搶得市場先機；於是在沒有完善落實蒐集需求的工作就急就章的投入定義範疇的階段馬上準備kick-off project 產生prototype sample發表於市面上。

殊不知在一陣匆忙之中kick-off 的產品專案，因為缺乏調查分析實際的使用者需求，利害關係者對產品的規格，功能與操作方面度等期望，而導致產出物與end-users的實際使用需求以及市場期望相距甚遠。

商場如戰場，各家廠商皆想搶在競爭對手之前先推出完整產品搶得市場先機與在市場上率先卡位。然而，一個缺乏完善市場調查，終端使用者實地訪談，以及利害關係者對產品功能細項，規格，與價格結構的全面調查分析所產出的成果並無法符合實際使用需求，豈不是做了白工? 更糟的是可能會影響公司與品牌商譽。

2.定義範疇:

定義範疇中的工具技術”產品分析”，也是很容易被混淆以及忽視的一環。如此一來在驗證產品規格時，很難驗證產出物與產品定意是否真的有符合利害關係者需求以及市場期望，陷入”無法產有實用功能並符合市場實際需求的產品”的惡性循環中。

3.WBS工作包分解與落實

WBS是被估算以及分解出來了，但是功能專案經理們的分工與指派若是不全面完善的話，常常會導致一個狀況就是: 一個pending 的工作包, 只要解決了就可以讓整各產品專案進行道下一個階段。然而因為工作包分工指派不夠明確，造成整個專案團隊都知道要去解決，也討論出來該怎麼解決，但是沒有人站出來負責解決與執行，一切也只流於紙上談兵。整個專案時程就因為一個工作包被耽擱了，骨牌效應，也會相對性的造成時間成本，以及風險成本的增加。不可不慎。

以上是我個人最近體驗的心得感想，然而以上現象在同業間與競爭對手公司之間都有發生過。然而每家公司的法規制度，人力資源，組織結構以及業界生態以及市場型態皆不一樣。一套標準的SOP不見於每個專案與每家公司都適用，然而詳細地了解客戶需求與市場期望的大方向，卻是不可忽視的基本目標。

作者：林子檸,PMP

作者簡介：2009 12月拿到PMP證照。因為公司結構關係，掛名業務專員的我實際上做的都是品牌ODM的專案。雖然專案管理實際的資歷只有5年多，参與過的產品ODM專案從名不經傳的第三世界國家local brand到Tier1 全球電腦龍頭大廠的ODM partner都有。

專案管理在管理學院實務專題課程的應用

實務專題是本系學生的必修科目，而本人擔任教職十多年來，每年都會帶領學生的實務專題。難怪在接觸了PMP的專案管理架構之後，有一種似曾相識的感覺，進一步探討，才發現學生進行的實務專題，就是一個小型的專案，將PMP的專案管理流程與觀念帶入實務專題課程，讓實務專題的進行更為順暢有效率，並提供學生體驗專案生命週期的實際經驗。

以下為本人將專案管理應用於實務專題課程的進行過程，同時也分享本人的實務經驗。

一、專案起始階段

本專案的啟動是基於學生完成實務專題以符合系所畢業資格的需求，實務專題之成員為3至6人為一組，選定研究主題後由系上的老師擔任指導老師，相當於專案發起人，實務專題的第一次會議就是專案起始會議(Kickoff meeting)，目的是要說明實務專題的研究主題(專案目的)、研究範圍(範疇)、資源限制、里程碑等，並選出組長(相當於PM)。指導老師在Kickoff meeting也會說明對實務專題的要求標準與規範。

二、專案規劃階段

1.定義範疇、定義活動

專案團隊針對實務專題之研究主題，確認研究目的與預期達成的目標(定義範疇)、選定適當的研究方法(定義活動)。PM(組長)依據專案範疇資料，與專案成員共同規劃WBS的草案。

2.人力資源規劃

實務專題的組長（PM）依據成本與時程因素考量，依據WBS將應完成的工作做適當的分配。而指導老師也會依據預先設計好的工作檢核表、工作分配表，及公告的成績分配方式，以進行學生的績效評估(評定學生成績)。

3.時程、成本之規劃作業

實務專題的組長（PM）依據學校行事曆，進行專案的時程規劃與成本規劃，定義本案的預定完工日期與所需預算。

4.由本人（即授課教師或發起人）審查專案計畫是否符合需求

實務專題組長（PM）在此階段完成專案管理計畫書，並由指導老師認可後，正式進入專案執行階段。

三、專案執行與專案控制階段

1.執行資料蒐集、問卷設計、訪談、資料整理

依據實務專題的研究目的，蒐集相關資料，進行問卷設計、發放、回收及整理等作業，並要求在3週內至二個月內完成執行問卷調查的程序。

2.執定期召開專案會議，管理進度與執行品質管制作業

實務專題課程每週進行討論(召開專案會議)，向指導老師報告執行進度及所遭遇困難，若遇到無法克服的問題，可以調整研究目的(進行變更申請)。為了使專案能如期完成，並達成設定的目標及品質要求，實務專題依學校行事曆分段要求繳付工作成果。

3.驗證範疇

課程結束必需進行實務專題報告，由指導老師邀請系上的老師擔任審查委員，實務專題學生進行口頭報告，並繳交書面資料，審查委員對於書面資料提出建議即評定成績，未達標準需依照審查委員與指導老師的建議修改並重新審查。

四、專案結案

專案結案與成果移轉作業

實務專題符合要求的品質後，即著手進行結案作業，學生需提出完整的書面報告，並依規定製作成冊，繳交書面資料及電子檔，學校簽收完成結案作業。

以上是本人帶領實務專題製作之課程的情形，將PMBOK的流程與觀念應用到實務上，除了使專題學生能有計畫的完成實務專題之外，更能進一步體會到甚麼是專案管理。

作者：廖文蘭,PMP

作者簡介：廖文蘭，國立台北科技大學技術與職業教育研究所博士，目前在東南科技大學企管系擔任助理教授一職。成為PMP之後，將專案管理應用在帶領學生實務專題的課程上，於課程中融入專案管理的流程與觀念，也無形中讓學生瞭解專案的整個過程。

第七期專案經理雜誌 大人物的攝影展

即將上架，敬請期待!!

33個最熱血時尚創意人X 39 位最炙熱跨界大人物。集愛共構，台灣史上最大青少年造夢計畫！2011年「大人物慈善攝影展」，短短不到一個月的展期，卻創下國內多項紀錄，他們是如何辦到的？文化創意產業的專案與一般專案的管理又有何不同？本期《專案管理雜誌》採訪封面故事的主題是「大人物攝影展」，將深入訪問發起人藝術總監陳孫華、攝影統籌總監蘇益良、影像後製王志雄、蔡維杰，以及主辦單位富邦文教基金會，從各種不同角度來看這個與眾不同的專案......

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課程時間：約4小時 (實際剪接後)

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報名方式

如有興趣的講師, 採線上報名：https://goo.gl/3Uwml

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