生活是 80% 的按表æ“課,與 20%
引言:生活ä¸çš„ã€ŒæŸæ‹‰åœ–法則ã€
è¨±å¤šäººå•æˆ‘:「Diamond,妳在公å¸ç®¡é‚£éº¼å¤šè·¨åœ‹å°ˆæ¡ˆï¼Œä¸‹ç後ä¸ç´¯å—Žï¼Ÿç‚ºä»€éº¼é€£æ—…éŠéƒ½è¦åšç²¾ç¾Žçš„è¨ˆç•«è¡¨ï¼Ÿã€æˆ‘的回ç”始終如一:「專案管ç†ä¸åªé©ç”¨æ–¼å·¥ä½œï¼Œå®ƒæ›´æ˜¯ä¸€ç¨®ç”Ÿæ´»ç¾Žå¸ã€‚ã€
æˆ‘ä¸€ç›´æœ‰å€‹æ ¸å¿ƒä¿¡æ¢ï¼šç”Ÿæ´»æ˜¯ç”± 80% 的按表æ“課 與 20% çš„çªå¦‚其來 所組æˆçš„。這è½èµ·ä¾†å¾ˆåƒå°ˆæ¡ˆç®¡ç†ä¸çš„æŸæ‹‰åœ–æ³•å‰‡ï¼ˆPareto Principle)。我的é‚輯是:當我們å°é‚£ 80% 的常態事務(Routine)有著絕å°çš„æŽŒæ¡èˆ‡è‡ªå‹•化æµç¨‹ï¼Œæˆ‘們æ‰èƒ½é¨°å‡ºè¶³å¤ 的心ç†éŸŒæ€§èˆ‡ç·©è¡ç©ºé–“,去å°ä»˜é‚£ 20% 真æ£è¿·äººå»åˆç£¨äººçš„「çªç™¼ç‹€æ³ã€ã€‚
ç•¶ä½ èƒ½æ”¾å¿ƒè®“è¨ˆç•«è·‘ï¼Œä½ æ‰èƒ½åœ¨è®Šæ•¸ä¸æ¸¸åˆƒæœ‰é¤˜ã€‚身為一個典型的「大E人ã€ï¼Œæˆ‘熱愛發起團體活動,而如何讓一群背景迥異的朋å‹åœ¨æ—…途ä¸ä¸åªã€ŒçŽ©å¾—é–‹å¿ƒã€ï¼Œé‚„能「玩得高效ã€ï¼Œä¾¿æ˜¯æˆ‘展ç¾PMP功力的最佳時刻。
å°ˆæ¡ˆå•Ÿå‹•ï¼šä¸€å ´é—œæ–¼ã€Œå˜‰ç¾©æ”影之旅ã€çš„æ··åˆå¼é¡˜æ™¯
æˆ‘ç™¼èµ·äº†ä¸€å ´ç‚ºæœŸå››å¤©çš„ã€Œå˜‰ç¾©æ°´æ³¥å·¥å» æ”影之旅ã€ã€‚身為發起人,我深知這ä¸åªæ˜¯ä¸€æ¬¡å‡ºéŠï¼Œè€Œæ˜¯ä¸€å€‹å…¸åž‹çš„æ··åˆå¼ï¼ˆHybrid)專案。
é æ¸¬åž‹æ‰‹æ³•(Waterfall)處ç†ç¡¬æ€§è³‡æº
機票ã€ç«è»Šç¥¨ã€é£¯åº—é ç´„ã€ä»¥åŠç‰¹å®šæ”影景點(如欣欣水泥森活園)的é 約,這些屬於「ä¸å¯é€†ä¸”è®Šå‹•æˆæœ¬é«˜ã€çš„é …ç›®ã€‚æˆ‘æŽ¡ç”¨å‚³çµ±çš„ç€‘å¸ƒå¼é–‹ç™¼ï¼Œåœ¨å•Ÿå‹•階段(Initiating)就明確定義範åœï¼ˆScopeï¼‰ä¸¦å®ŒæˆæŽ¡è³¼ï¼Œç¢ºä¿åŸºç¤Žå»ºè¨ç©©å›ºã€‚
æ•æ·åž‹æ‰‹æ³•(Agile)處ç†è»Ÿæ€§é«”é©—
至於「晚é¤åƒä»€éº¼ï¼Ÿã€ã€ã€Œå¤©æ°£ä¸å¥½è¦åŽ»å“ªæ‹ï¼Ÿã€ã€ã€Œèª°ä»Šå¤©çªç„¶æƒ³ç¡æ‡¶è¦ºï¼Ÿã€ã€Œæ˜¨å¤©ç¾¤çµ„看到的那間店好åƒå¾ˆå¥½è²·ï¼Ÿã€é€™äº›è®Šæ•¸æ¥µé«˜çš„ç’°ç¯€ï¼Œæˆ‘å‰‡å®Œå…¨å°Žå…¥æ•æ·æ€ç¶ã€‚我們ä¸é è¨æ»æ¿çš„æ¯æ—¥è¡Œç¨‹ï¼Œè€Œæ˜¯æ¯å¤©æ—©ä¸Šçš„「站立會è°ï¼ˆDaily Stand-upï¼‰ã€æ±ºå®šç•¶å¤©çš„ Backlog(待辦清單)。
執行ä¸çš„屿©Ÿï¼šç•¶ 20% çš„æ„外如期而至
專案進入執行階段(Executingï¼‰çš„ç¬¬äºŒå¤©ï¼Œå±æ©Ÿç™¼ç”Ÿäº†ã€‚我們原本é 計å‰å¾€å˜‰ç¾©å¸‚å€çš„æ·å²å»ºç¯‰é€²è¡Œæ‹æ”ï¼Œä½†ç•¶å¤©æ¸…æ™¨æ°£è±¡å±€ç™¼å¸ƒäº†ç‰¹å¤§è±ªé›¨ç‰¹å ±ã€‚é€™å°±æ˜¯æˆ‘æ‰€èªªçš„ã€Œ20% çš„çªå¦‚其來ã€ã€‚å°æ–¼ä¸€èˆ¬æ—…éŠåœ˜ä¾†èªªï¼Œé€™å¯èƒ½æ˜¯æŠ±æ€¨èˆ‡è¡çªçš„é–‹å§‹ï¼›ä½†å°æ–¼ä¸€å€‹å°Žå…¥æ•æ·å®£è¨€çš„åœ˜éšŠï¼Œé€™åƒ…åƒ…æ˜¯ä¸€å€‹ã€Œæ“æŠ±æ”¹è®Šã€çš„契機。
1. æ•æ·å®£è¨€çš„實è¸ï¼šå›žæ‡‰è®ŠåŒ–釿–¼éµå¾ªè¨ˆç•«
åœ¨æ—©é¤æ¡Œä¸Šï¼Œæˆ‘啟動了è¡åˆºè¦åŠƒæœƒè°ï¼ˆSprint Planning)。我們快速盤點了手邊的資æºèˆ‡åˆ©å®³é—œä¿‚人(朋å‹å€‘)的心情。
需求(User Stories): 「身為æ”影愛好者,我想在雨天也能æ‹å‡ºå…·å‚™æ°›åœæ„Ÿçš„照片,以便è±å¯Œæˆ‘的作å“集。ã€
調整(Pivot): 我們迅速放棄了戶外景點,轉å‘一個備é¸çš„室內è€å±‹æ”¹é€ ç©ºé–“ã€‚å› ç‚ºæˆ‘åœ¨è¦åŠƒéšŽæ®µå°±é 留了「風險應å°ç–ç•¥ã€ï¼Œé€™å€‹æ›¿ä»£æ–¹æ¡ˆæ—©å·²åœ¨æˆ‘çš„Backlog清單ä¸ã€‚
2. 僕人å¼é ˜å°Žï¼ˆServant Leadership)的關éµä½œç”¨
在這種高壓且令人失望的時刻(大家都想æ‹å¤§æ™´å¤©ï¼‰ï¼Œæˆ‘ä½œç‚ºé ˜éšŠçš„è§’è‰²å¾žã€ŒæŒ‡æ®å®˜ã€è½‰è®Šç‚ºã€Œåƒ•人å¼é ˜å°Žè€…ã€ã€‚ 我åšçš„ç¬¬ä¸€ä»¶äº‹ä¸æ˜¯æª¢è¨Žå¤©æ°£ï¼Œè€Œæ˜¯ç¢ºä¿åœ˜éšŠçš„「阻礙ã€è¢«æŽ’é™¤ã€‚æœ‰äººéž‹åæ¿•äº†ã€æœ‰äººè‚šåé¤“äº†ã€æœ‰äººå› 為光線ä¸å¥½å¿ƒæƒ…沮喪。
教練å¼å¼•導: 我鼓勵大家嘗試「雨天æ”å½±ã€çš„特殊技巧,將é™åˆ¶è½‰åŒ–為創æ„。
排除障礙: 我快速å”調了交通接é€ï¼Œç¢ºä¿å¤§å®¶ä¸ç”¨åœ¨é›¨ä¸è¡Œèµ°ï¼Œä¿è·äº†æ˜‚è²´çš„æ”影器æã€‚
賦能團隊: 我將é¸åº—çš„æ±ºç–æ¬Šäº¤çµ¦åœ˜éšŠä¸å°ç¾Žé£Ÿæœ€æœ‰ç ”究的朋å‹ï¼Œè®“æ¯å€‹äººéƒ½åœ¨å°ˆæ¡ˆä¸æ‰¾åˆ°åƒèˆ‡æ„Ÿèˆ‡è²¢ç»æ„Ÿã€‚
æºé€šèˆ‡è¡çªï¼šåˆ©å®³é—œä¿‚人的期望管ç†
在團體旅行ä¸ï¼Œæœ€é›£ç®¡çš„å¾žä¾†ä¸æ˜¯é 算,而是「人ã€ã€‚這與我在éŽåŽ»å¸¶é ˜è·¨åŠŸèƒ½åœ˜éšŠï¼ˆCross-functional teams)的經驗驚人地相似 。
旅行第三天,團隊ä¸å‡ºç¾äº†ã€Œéœ€æ±‚è¡çªã€ã€‚一部分人(è¨è¨ˆå¸«è·Ÿæ”影師,I人)希望留在原地深挖細節,å¦ä¸€éƒ¨åˆ†äººï¼ˆè¶…級好動的Eäººï¼‰å‰‡å¸Œæœ›å¢žåŠ æ™¯é»žæ•¸é‡ä»¥ç²å–æ›´å¤šç´ æã€‚這在專案管ç†ä¸ï¼Œå°±æ˜¯å…¸åž‹çš„範疇蔓延(Scope Creep)與優先級è¡çªã€‚
我é‹ç”¨äº†æ•æ·é–‹ç™¼ä¸çš„價值排åºç–略:
看æ¿ç®¡ç†ï¼ˆKanban): æˆ‘åœ¨æ‰‹æ©Ÿè¨˜äº‹æœ¬ä¸æ‹‰å‡ºäº†ä¸€å€‹ç°¡å–®çš„看æ¿ï¼Œåˆ—出「剩餘景點ã€èˆ‡ã€Œæ‰€éœ€æ™‚é–“ã€ã€‚
逿˜Žæºé€šï¼š æˆ‘è®“æ‰€æœ‰äººçœ‹åˆ°ï¼Œå¦‚æžœæˆ‘å€‘é¸æ“‡æ™¯é»ž Aï¼Œå°±å¿…é ˆçŠ§ç‰²æ™¯é»ž B。
锿ˆå…±è˜ï¼š é€éŽåƒ•人å¼é ˜å°Žçš„傾è½ï¼Œæˆ‘發ç¾å¤§å®¶çš„å…±åŒç›®æ¨™æ˜¯ã€Œé«˜å“質產出ã€ã€‚最終我們決定縮減數é‡ï¼Œæå‡å–®é»žåœç•™æ™‚é–“ã€‚é€™ç¨®ã€Œå€‹é«”èˆ‡äº’å‹•é‡æ–¼å·¥å…·èˆ‡æµç¨‹ã€çš„æ•æ·ç²¾ç¥žï¼Œè®“潛在的è¡çªç…™æ¶ˆé›²æ•£ã€‚
ç›£æŽ§èˆ‡çµæ¡ˆï¼šæ•¸æ“šé©…動的優雅
身為一個習慣用分æžå·¥å…·åšæ±ºç–的經ç†äºº ,我å°é€™æ¬¡æ—…éŠä¹Ÿé€²è¡Œäº†ç°¡å–®çš„「監控與修æ£ã€ã€‚
我們æ¯å¤©çµæŸå¾Œæœƒæœ‰ä¸€å ´å°å°çš„「回顧會è°ï¼ˆRetrospective)ã€ã€‚大家分享今天æ‹å¾—最滿æ„的一張照片,並討論明天的æµç¨‹å¯ä»¥å¦‚何優化。這ä¸åƒ…僅是為了好玩,更是在建立「組織éŽç¨‹è³‡ç”¢ï¼ˆOPA)ã€ã€‚
å“質管ç†ï¼š é€éŽå³æ™‚çš„ç”¢å‡ºå¯©æ ¸ï¼ˆç…§ç‰‡åˆ†äº«ï¼‰ï¼Œç¢ºä¿æˆ‘們的æ”影主題沒有å離åˆè¡·ã€‚
æˆæœ¬æŽ§åˆ¶ï¼š é€éŽè¨˜å¸³è»Ÿé«”峿™‚監控é ç®—åŸ·è¡ŒçŽ‡ï¼Œç¢ºä¿æˆ‘們在美食上的超支能從其他地方補回來 。
當第四天下åˆï¼Œæˆ‘們ååœ¨å›žç¨‹çš„è»Šä¸Šï¼Œçœ‹è‘—ç›¸æ©Ÿè£¡æ»¿æ»¿çš„æˆæžœï¼Œæˆ‘感到一種莫大的滿足。這份滿足感並éžä¾†è‡ªæ–¼æˆ‘們去éŽå¤šå°‘景點,而是來自於:å³ä½¿é‡åˆ°äº† 20% 的混亂,我們ä¾ç„¶èƒ½é€éŽ 80% çš„ç©©å®šæž¶æ§‹ï¼Œå°‡å±æ©Ÿè½‰åŒ–為å¦ä¸€ç¨®ç¾Žæ™¯ã€‚
çµèªžï¼šæ¯å€‹äººéƒ½è©²æ˜¯è‡ªå·±ç”Ÿæ´»çš„ PM
回到工作崗ä½ï¼Œæˆ‘ä¾ç„¶æ˜¯é‚£å€‹ç®¡ç†å…¨çƒç‡Ÿé‹ã€å°Žå…¥ AI Copilot 的經ç†äºº ã€‚ä½†é€™æ¬¡æ—…è¡Œå†æ¬¡æé†’了我,專案管ç†è‰ç…§ï¼ˆPMPï¼‰ä¸æ‡‰åªæ˜¯ä¸€å¼µæŽ›åœ¨è¾¦å…¬å®¤ç‰†ä¸Šçš„ç´™ 。
ç•¶ä½ å¸æœƒç”¨å°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„è¦–è§’çœ‹ä¸–ç•Œï¼Œä½ æœƒç™¼ç¾ï¼š
æ··äº‚æ˜¯å¸¸æ…‹ï¼Œä½†ä½ å¯ä»¥é¸æ“‡è™•ç†æ··äº‚的手法。
è®Šé©æ˜¯å¿…ç„¶ï¼Œä½†æ•æ·å¿ƒæ…‹è®“ä½ æ“æŠ±è®Šé©ã€‚
é ˜å°Žæ˜¯æœå‹™ï¼Œç„¡è«–是å°åŒäº‹é‚„æ˜¯å°æœ‹å‹ã€‚
生活或許無法百分之百按表æ“èª²ï¼Œä½†ç•¶ä½ æŽŒæ¡äº†å°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„精髓,那剩下的 20% ä¸å†æ˜¯å£“åŠ›ï¼Œè€Œæ˜¯è®“ä½ ç”Ÿæ´»è®Šå¾—æ›´ç²¾å½©çš„æ„外驚喜。
下次出發å‰ï¼Œä¸å¦¨å•å•自己:我的計畫裡,那 80% 的穩定感準備好了嗎?
作者:莊æ€å„‚, PMP
嗨,我是 Diamondï¼ä¸€ä½åœ¨è¡ŒéŠ·èˆ‡ç‡Ÿé‹é ˜åŸŸæ©«è·¨ 8 年以上ã€ç†±è¡·æŒ‘戰的「æµç¨‹é”術師ã€ã€‚也是一個國際行銷營é‹ç¶“ç†/PMPèªè‰å¯¦è¸è€…/資深大 E 人。éŽåŽ»åœ¨è·¨åœ‹ä¼æ¥ç®¡é ç®—ã€ç®¡æµç¨‹ã€ç®¡AI轉型,ç§åº•下則愛用專案管ç†é‚è¼¯æŠŠç”Ÿæ´»éŽæˆä¸€å ´å„ªé›…的旅行。