生活是 80% 的按表操課,與 20%
引言:生活中的「柏拉圖法則」
許多人問我:「Diamond,妳在公司管那麼多跨國專案,下班後不累嗎?為什麼連旅遊都要做精美的計畫表?」我的回答始終如一:「專案管理不只適用於工作,它更是一種生活美學。」
我一直有個核心信條:生活是由 80% 的按表操課 與 20% 的突如其來 所組成的。這聽起來很像專案管理中的柏拉圖法則(Pareto Principle)。我的邏輯是:當我們對那 80% 的常態事務(Routine)有著絕對的掌握與自動化流程,我們才能騰出足夠的心理韌性與緩衝空間,去對付那 20% 真正迷人卻又磨人的「突發狀況」。
當你能放心讓計畫跑,你才能在變數中游刃有餘。身為一個典型的「大E人」,我熱愛發起團體活動,而如何讓一群背景迥異的朋友在旅途中不只「玩得開心」,還能「玩得高效」,便是我展現PMP功力的最佳時刻。
專案啟動:一場關於「嘉義攝影之旅」的混合式願景
我發起了一場為期四天的「嘉義水泥工廠攝影之旅」。身為發起人,我深知這不只是一次出遊,而是一個典型的混合式(Hybrid)專案。
預測型手法(Waterfall)處理硬性資源
機票、火車票、飯店預約、以及特定攝影景點(如欣欣水泥森活園)的預約,這些屬於「不可逆且變動成本高」的項目。我採用傳統的瀑布式開發,在啟動階段(Initiating)就明確定義範圍(Scope)並完成採購,確保基礎建設穩固。
敏捷型手法(Agile)處理軟性體驗
至於「晚餐吃什麼?」、「天氣不好要去哪拍?」、「誰今天突然想睡懶覺?」「昨天群組看到的那間店好像很好買?」這些變數極高的環節,我則完全導入敏捷思維。我們不預設死板的每日行程,而是每天早上的「站立會議(Daily Stand-up)」決定當天的 Backlog(待辦清單)。
執行中的危機:當 20% 的意外如期而至
專案進入執行階段(Executing)的第二天,危機發生了。我們原本預計前往嘉義市區的歷史建築進行拍攝,但當天清晨氣象局發布了特大豪雨特報。這就是我所說的「20% 的突如其來」。對於一般旅遊團來說,這可能是抱怨與衝突的開始;但對於一個導入敏捷宣言的團隊,這僅僅是一個「擁抱改變」的契機。
1. 敏捷宣言的實踐:回應變化重於遵循計畫
在早餐桌上,我啟動了衝刺規劃會議(Sprint Planning)。我們快速盤點了手邊的資源與利害關係人(朋友們)的心情。
需求(User Stories): 「身為攝影愛好者,我想在雨天也能拍出具備氛圍感的照片,以便豐富我的作品集。」
調整(Pivot): 我們迅速放棄了戶外景點,轉向一個備選的室內老屋改造空間。因為我在規劃階段就預留了「風險應對策略」,這個替代方案早已在我的Backlog清單中。
2. 僕人式領導(Servant Leadership)的關鍵作用
在這種高壓且令人失望的時刻(大家都想拍大晴天),我作為領隊的角色從「指揮官」轉變為「僕人式領導者」。 我做的第一件事不是檢討天氣,而是確保團隊的「阻礙」被排除。有人鞋子濕了、有人肚子餓了、有人因為光線不好心情沮喪。
教練式引導: 我鼓勵大家嘗試「雨天攝影」的特殊技巧,將限制轉化為創意。
排除障礙: 我快速協調了交通接送,確保大家不用在雨中行走,保護了昂貴的攝影器材。
賦能團隊: 我將選店的決策權交給團隊中對美食最有研究的朋友,讓每個人都在專案中找到參與感與貢獻感。
溝通與衝突:利害關係人的期望管理
在團體旅行中,最難管的從來不是預算,而是「人」。這與我在過去帶領跨功能團隊(Cross-functional teams)的經驗驚人地相似 。
旅行第三天,團隊中出現了「需求衝突」。一部分人(設計師跟攝影師,I人)希望留在原地深挖細節,另一部分人(超級好動的E人)則希望增加景點數量以獲取更多素材。這在專案管理中,就是典型的範疇蔓延(Scope Creep)與優先級衝突。
我運用了敏捷開發中的價值排序策略:
看板管理(Kanban): 我在手機記事本中拉出了一個簡單的看板,列出「剩餘景點」與「所需時間」。
透明溝通: 我讓所有人看到,如果我們選擇景點 A,就必須犧牲景點 B。
達成共識: 透過僕人式領導的傾聽,我發現大家的共同目標是「高品質產出」。最終我們決定縮減數量,提升單點停留時間。這種「個體與互動重於工具與流程」的敏捷精神,讓潛在的衝突煙消雲散。
監控與結案:數據驅動的優雅
身為一個習慣用分析工具做決策的經理人 ,我對這次旅遊也進行了簡單的「監控與修正」。
我們每天結束後會有一場小小的「回顧會議(Retrospective)」。大家分享今天拍得最滿意的一張照片,並討論明天的流程可以如何優化。這不僅僅是為了好玩,更是在建立「組織過程資產(OPA)」。
品質管理: 透過即時的產出審核(照片分享),確保我們的攝影主題沒有偏離初衷。
成本控制: 透過記帳軟體即時監控預算執行率,確保我們在美食上的超支能從其他地方補回來 。
當第四天下午,我們坐在回程的車上,看著相機裡滿滿的成果,我感到一種莫大的滿足。這份滿足感並非來自於我們去過多少景點,而是來自於:即使遇到了 20% 的混亂,我們依然能透過 80% 的穩定架構,將危機轉化為另一種美景。
結語:每個人都該是自己生活的 PM
回到工作崗位,我依然是那個管理全球營運、導入 AI Copilot 的經理人 。但這次旅行再次提醒了我,專案管理證照(PMP)不應只是一張掛在辦公室牆上的紙 。
當你學會用專案管理的視角看世界,你會發現:
混亂是常態,但你可以選擇處理混亂的手法。
變革是必然,但敏捷心態讓你擁抱變革。
領導是服務,無論是對同事還是對朋友。
生活或許無法百分之百按表操課,但當你掌握了專案管理的精髓,那剩下的 20% 不再是壓力,而是讓你生活變得更精彩的意外驚喜。
下次出發前,不妨問問自己:我的計畫裡,那 80% 的穩定感準備好了嗎?
作者:莊思儂, PMP
嗨,我是 Diamond!一位在行銷與營運領域橫跨 8 年以上、熱衷挑戰的「流程魔術師」。也是一個國際行銷營運經理/PMP認證實踐者/資深大 E 人。過去在跨國企業管預算、管流程、管AI轉型,私底下則愛用專案管理邏輯把生活過成一場優雅的旅行。