rogersnotes 20251106【11月活動報你知，敏捷X AI職人開講】人工智慧如何強化敏捷實踐

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Xmind心智圖軟體的專案管理應用

一、前言

沒有報名長宏的PMP課程前，過往的工作經驗總是在接到業主的委託案件時，在了解業主需求後便急著開始著手進行案件的規劃設計，從未仔細思考隱藏在背後的風險，以及變更應該如何管控，導致有些案件讓業主一改再改，有些沒有實施矯正措施、有些需要缺點改正，浪費許多成本與時間，專案成員也因時間拉長對案件沒有成就感。在專案管理的課程中，無時不在想我要如何將這十個領域的知識運用在工作之中，以提升工作的品質與效率。

實務工作中，無論是大樓或廠房的機電設備工程的規劃設計，實為整個興建工程專案實施自製或外包決策的一小部分，由於法令的限制必須由專業電機技師簽證而必須對外採購 ( 但也有部分統包專案由於組織內部已有專業技師而選擇自製)。由於工程的特性，機電設備的範圍涵蓋給排水、消防、空調等其他專業，配電設計往往都是最後收尾，對完成時程相對不好控制。在專案管理課程結束後，才明瞭以前許多專案的時程管控不理想，變更的次數無法掌控，均來自於需求與範疇的不完整所造成。像我們這種小規模的組織在從事專案管理工作時除了昂貴的專案管理資訊系統(PMIS)外，有什麼軟體可以用來幫忙管理專案計畫這麼複雜的事情呢？免費的軟體中Xmind適合嗎?

二、心智圖與專案管理

甚麼是心智圖呢？網路維基百科(Wikipedia)上怎麼說：「心智圖是使用一個中央關鍵詞或想法引起形象化的構造和分類的想法;它用一個中央關鍵詞或想法以輻射線形連接所有的代表字詞、想法、任務或其它關聯項目的圖解方式。它可以利用不同的方式去表現人們的想法，如引題式，可見形象化式，建構系統式和分類式。它是普遍地用作在研究、組織、解決問題和政策制定中。」

心智圖以枝開葉散的方式排列資訊像極心智本身的作法，從而使得資訊更加容易汲取和回用。從心智圖觀點來看是極有價值的，專案管理師可以藉助心智圖軟體加以大大運用。當使用心智圖法軟體進行正統的專案計畫時，它的益處包括：

1、在專案任務的細節提供一個更為直觀視覺化的呈現。因為複雜的概念和程序是用視覺化的型式呈現出來，可以很容易地理解接受，團隊成員在這個點子想法上更能夠執行動作。

2、提供團隊成員一個有用的工具，可以單獨地使用或是協同合作。取得整個專案的大藍圖，同時可以在架構展開更細小的工作進一步深入。

3、以極為直觀的方式來解讀資訊。

使用心智圖軟體來建立專案的工作分解結構(WBS)、在初期規劃階段進行專案腦力激盪、把各個任務產出項目對映出來，把各個任務需要的資源對映出來，把使用者需求制訂成文件、去溝通報告專案的進度、去管理各個供應廠商、去確定風險所在，幾乎任何你能想到的事都可以去做。不太複雜的專案完全可以在心智圖軟體下進行管理。方法說明如下：

1、開始：在圖面中心建立一個主題，用 1~3 個字來描述專案。

2、進行大腦傾瀉：把專案計畫的各個章節，建立分支主題。這個時候自己不要花費心神編輯––只要把大腦中所想到任何與專案有關的東西都傾倒出來。包括了那些像是資訊需求、預算問題、時間表、人員、所需資源、實行步驟等等。當你添加第一層的主題同時，會有更多的想法從腦袋裡跳出來。這些應當全部都記錄下來，不用考慮架構形式。

3、整理腦力激盪出來的東西：現在察看已經添加到圖上的內容並開始整理，把相關主題合組在一起。比起別的類型軟體，心智圖給你更大的自由度來「重新組構」資訊資料，這是它的一個鮮少知道的強大優點。重新組構是把主題從一個位置移動到另一個位置，這樣做的時候，會重新評量和思考它的位置和上層或同層主題間的關聯性。這個可視為視覺化的“What if" 思考過程。

4、檢視完整性：輪流檢查每一個主要主題和其"子"次主題。思考一下，如「圖面上這個部分完整嗎？還有什麼細節需要加以補充的嗎？」如果有任何點子或想法從腦袋跳出來，就記錄在心智圖上。

5、建立一個地方來放置未能分類的項目：當你在思考調整心智圖的內容時，可能會發現某些主題和分支主題不太符合有適當的位置。你可以去建立一個「未分類」或「待歸類」的主題區，拖放這些項目留待事後再來考量。你可以不用怕地走開遠離心智圖，擺個數小時、甚至幾天的時間––當你再回頭看它時，你的大腦思維會處在完全不同的方位，而會有新想法去做進一步的修改、增刪，以使心智圖更加完善。

6、添加相關資訊的連結：一旦滿意心智圖的架構時，就增加相關資訊的連結––連結到檔案、網頁、郵件訊息、或其它和心智圖內容有相關的資源。這個步驟轉化你的視覺化專案計劃成為「視覺化資料庫」，涵蓋一切與專案有關的的事物。

7、添加專案任務工作和分派到圖上：如果你的心智圖包含〔任務資訊〕要項，可以利用心智圖法軟體的任務管理工具，去指派任務人員、設定優先等級，並規定開始結束的日期。Xmind Pro版還整合了時程甘特圖檢視的功能，那你就可以視覺化地查看所有的任務工作和時間表，在簡潔的表格型式下來檢視了。

8、在時間軸加上群組工作的里程碑和最後期限：如果你把心智圖架構型式做成全部向左或向右的同側排列，就很容易按時間由上到下去調整任務工作順序。這使你能夠建立一個易於解讀的視覺化時間表。

9、群組任務和資訊信息視覺化：不要忘了，你可以用用心智圖法軟體內的圖標符號來視覺化地"群組"各個項目。例如，可以使用電話圖標來示意必須要打個電話聯絡。在圖上添加圖標不是只為了增加視覺的趣味––它實際上還使得篩選過濾心智圖內容成為可行，可以只顯示必須打電話聯絡的項目，或只顯示指派給某一成員的任務項目。

10、管理專案的進展：心智圖也可以作為專案實務過程中的管理工具，讓你可以追踪應該完成的進度任務，及應該達成里程碑的目標日期。

三、Xmind應用於實際專案管理

尚未報名長宏的PMP課程前此專案即已利用GanttProject進行工作排程，但那時卻將不同組織執行的工作分開列在一起，上課後才知道應該按時程階段來排列工作包，對專案的執行比較容易管理。現在嘗試將原先以GanttProject進行工作排程管理且尚在執行中的專案改用Xmind心智圖軟體來呈現專案的主要樣貌。以下僅就各個主要知識領域或流程分別說明:

1、管理利害關係人及人力資源：首先，將可使用的人力資源及利害關係人逐一鍵入心智圖中分成專案團隊內部、外部人員及其他利害關係人，並可將每個關係人的基本資訊、評估資訊、利害關係人分類一一加以鍵入，有些人是專案進行到某些階段才會指定，則先以組織名稱呈現；另外在此主題下增加「議題記錄」的分支主題列表管理所有利害關係人的議題及處理情形。

2、範疇、工作分解結構(WBS)及時程管理：本專案依執行順序分為「申設及初步規劃」、「細部設計.圖資送審及發包」及「設備製作及工程施工」三個階段，每個階段在往下分解工作包，Xmind並可在每個工作包的〔任務資訊〕填入預計分派的負責人員、任務執行工期及加入備註填寫工作包的交付標的，每個工作包還可加入一個以上的圖標以便使用者在察看時可分類篩選；若〔任務資訊〕內有輸入開始時間、工作天數及里程碑(查核點)，利用Xmind的匯出功能，將甘特圖匯出微軟Project檔案，再搭配利用原先使用的GanttProject 即可打開檔案(附圖2)，便可以依據甘特圖檢視功能追蹤管理專案進度，並可用來進行專案時程管理及掌握實際進度。

3、風險管理：將每個已辨識出的風險利用心智圖呈現，並列出每個風險的描述、影響面、嚴重度、發生機率及建議對策等等，應用不同的顏色、線形表示風險的影響嚴重度及機率，提醒使用者注意各風險的形況，此專案在完成設計要向市政府申請建照時，由於區域法令的限制必須先完成景觀審查，導致專案停擺接近1年半，此未知的風險造成專案的進度嚴重受挫，若早點參加長宏的專案管理課程，依照課程學習到的手法，說不定可及早識別此風險，及早制定因應策略。

4、變更控制：在參加長宏的專案管理課程前，執行專案遇到業主或其他利害關係人提出變更，總是只能默默承受，從未認真思考過遇到變更應該如何做，以致於遇到喜歡變的業主總是會落入沒完沒了的輪迴，上課後才知道原來專案的變更是有程序有基本流程的，凡事依據流程處理就對了。既然有流程當然得有紀錄，變更項目亦可利用Xmind於另一分頁建立二維圖表管理，對變更項目的內容作實質管理及記錄。

5、溝通管理：專案從起始到結束均有許多的溝通在持續進行，不論是專案的進度報告、上對下的資訊發佈等縱向溝通；或是跨部門/組織協同合作等橫向溝通。溝通是否正確、及時、有效率，將是專案成敗的關鍵。建置有效率的專案溝通平台，使人與人之間的口頭溝通，轉換成文件化或可事後稽核驗證的資訊。所以也利用Xmind先進行將會議記錄做彙整管理、利用心智圖來報告專案進度。

四、結論

改用Xmind心智圖軟體可以做到原先用GanttProject所無法呈現出來的視覺化資訊，且不僅可以用在專案結構規劃的「前端工作」工具，並可依據甘特圖檢視功能追蹤管理專案進度，並可用來管理專案時程及變更項目，記錄所有專案執行時的所有資訊各個主題更可把相關資料檔案直接嵌入或加入檔案的連結，對執行中的專案的逐步完善有莫大的幫助，在專案總結時，你可以用它來獲取Lessons learned，這樣專案團隊成員下次在執行類似專案時，就可以參考之前的心智圖檔案來規劃、執行及監控專案而不會再犯同樣的錯誤和缺失。

五、參考文獻

[1] Chuck Frey “How to manage tasks and simple projects with a mind map”, The Mind Mapping Software Blog, JANUARY 15, 2013

[2] Michelle LaBrosse “Mind-map your way to successful projects”, Computerworld ,May 10, 2011

作者：洪永哲, PMP

高雄應用科技大學電機工程學系碩士班畢業。2014年12月4日通過PMP考試。電機工程技師高等考試及格，信煒電機技師事務所負責人。

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📅 活動時間：11 月 19 日（三）21:00-22:00

📍 地點：Zoom 直播

👉立即報名: https://supr.link/XGRoT

👉檢視有沒有報名成功 : https://reurl.cc/EQkevv

📣 活動主辦單位：台灣敏捷部落 (Taiwan Agile Tribe)

自 2019 年成立以來，致力營造高互動、多主題敏捷社群，年舉辦近180場免費活動，累積超過 4,500 名社員參與，平均每場有 150–300 人共學成長。

歡迎推薦好友同事免費加入台灣敏捷部落社群：https://bit.ly/3cLEhce ，加入時請寫推薦人，通關密語 TAT。

想看更多精彩活動影片，歡迎訂閱台灣敏捷部落YouTube 頻道並開啟小鈴鐺：https://www.youtube.com/@taiwanagiletribe

敏捷實驗室開張：枯燥專案也能變成創新實驗場

當需求不斷改、任務一再重做，真的是在創造價值嗎？🤔

在許多團隊裡，這些場景常常層出不窮：

◾ 客戶一再改需求，團隊疲於應付，開發節奏被打亂

◾ 大家拚命加班交付，但沒人確定方向是否正確

◾ Review 只剩進度檢查，而非討論「我們為什麼做」

這些問題看似不同，實則同源

—— 團隊缺乏共同的「價值語言」與判斷標準，當每個人對「價值」的定義不一致，團隊就容易陷入「做更多、卻不確定為誰而做」的困境⚠️

敏捷的核心，不在於做得快，而在於先問清楚：「我們為什麼要做？這件事對誰有價值？」。

唯有如此，團隊才能從被動應付，轉向主動創造真正有意義的成果🚀

本次特別邀請「金融科技業資深專案經理 Nicky」，聊聊他怎麼從「任務導向的PM」變成「願景驅動的領導者」。

—— 當我第一次帶團隊做產品驗證時，沒有人相信那個想法能成功。但我選擇先說一個故事，讓團隊看見使用者的痛點，而不是我的計畫。結果，討論變得熱絡、決策更快、執行也更順暢。

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