運用專案管理知識提升教育訓練實務成效
近年國際間專案管理知識及技術日漸成熟並迅速發展,各層次及型態之專案都需要使用現代專案管理方法進行有效的管理和控制,政府、產業及學校等組織單位於導入專案管理後,更為完善之資源規劃、整體品質提升、準確估計時程及成本,以及更能提前規劃及察覺將發生之問題等,皆為組織各層面提升管理成效。
在人才發展之專案管理實務經驗上,開辦教育訓練等相關課程對於個人職涯發展是非常重要的,承接專案構想時,企業或組織會正式授權專案經理執行的權力,此時專案或專案階段開始執行,並依據授權的文件來發展專案章程,從中辨識出相關的利害關係人。
接續流程為規劃階段,專案經理透過核准之專案章程辨識、定義及分析,並使用蒐集需求之工具及技術,系統性地蒐集教育訓練開課資料,透過相關領域講師或專家學者召開會議,規劃各領域之課程,充分討論教育訓練範疇及教學大綱以符學員所需之技能,並將未來各項訓練進行排程,讓學員有完善的學習地圖,以提升個人能力以培育相關知識及技能。
依照規劃之學習地圖執行相關教育訓練課程,並將工作分解結構逐漸細化之活動完成,課程中雖已預先評估風險,卻常有無法預料之風險發生,除持續監控課程之進度,亦再進行新風險之辨識並決定回應策略,以避免無法挽救之後果。
在監控流程非常關鍵,必須全面性觀察課程的進行,發生風險時需及時處理並採取必要的矯正措施,使課程能在掌握及控制的範圍內,持續進行。另於課後進行當日教學日誌填寫,並將異常狀況填寫記錄至課程異常狀況登記表,加以控管各項異常事件之處理方法及改善流程,以供後續開課的經驗學習。訓練學程結束後,我們會透過教學滿意度調查進行差異分析,作為整體教育訓練之績效衡量。
最後進行結案階段,整理課程文件將期間所產出之資料,編排歸檔並儲存專案檔案至雲端紀錄管理系統中,以減少後續經驗傳承之障礙。學員結案部分,即為頒發結訓證書,以玆證明學員完成本次教育訓練課程習得之相關知識與技能,並達到訓練成效。
透過運用專案管理架構納入工作流程中,確保訓練執行過程中各作業流暢,使得訓練品質更加提升完善,並朝向多元開辦訓練方式為目標,有助於學員之學習成果應用回饋企業或組織,以及廣泛落實專案知識概念,大幅減省資源浪費進而提高工作效能及效率。
作者:黃美諭, PMP
於2017年5月11日正式成為PMP的一員。目前在適才顧問有限公司擔任專員,並兼任社團法人台灣國際專案管理師協會執行秘書一職。成為PMP之後,於專案實戰過程中,將專案管理各種專案基本知識、技能及工具應用在專案活動上,使其能符合專案需求,並逐步完善進而提升工作效能。